Best Practice Live-Kommunikation: Aktive Einbindung der Mitarbeiter

Wie macht man die Mitarbeiter zu Beteiligten einer Jahresauftaktveranstaltung? Diese Frage stellen sich viele Veranstalter. Die msg-Unternehmensgruppe ist im Rahmen ihrer Führungskräftetagung in diesem Jahr einen außergewöhnlichen Weg gegangen, der die Führungsmannschaft im wahrsten Sinne des Wortes „bewegt“ hat.

Mit über 6.000 Mitarbeitern in 25 Ländern ist msg einer der größten IT-Dienstleister Deutschlands. Die unabhängige, inhabergeführte Unternehmensgruppe wollte zum Jahresauftakt 2017 den knapp 500 Führungskräften eine Plattform für Inspiration, Netzwerk und Dialog bieten.

Anders als andere IT-Unternehmen setzte die msg dabei bewusst nicht auf Smart-Devices, Abstimmungstools oder andere Technologien, um die Tagungsteilnehmer virtuell miteinander zu vernetzen. Das hausinterne Veranstaltungsteam hatte vor allem den Austausch auf Augenhöhe in das Zentrum der Konzeption gesetzt. Das Ziel war die Live-Kommunikation im besten Sinne. Beraten wurde es dabei von dem Technikpartner Gahrens & Battermann und dem Redner, Moderator und Persönlichkeitstrainer Cristián Gálvez.

create.transform.lead

Das Motto des Kick-offs lautete „transform“. Es beschreibt den zweiten Akt einer auf drei Jahre angelegten Storyline, die im vergangenen Jahr mit dem Motto „create“ eingeläutet wurde, um in 2018 in „lead“ zu enden.  Mit welcher disruptiven Dynamik sich der Transformationsprozess innerhalb des Unternehmens zeigt, wurde bereits durch die Eröffnung für alle Teilnehmer mehrdimensional erfahrbar. Denn die gesamte Führungsmannschaft fand den Veranstaltungsraum zur großen Überraschung ohne Sitzmöbel vor. Die erste Aufgabe lautete, durch agiles Handeln Hocker aus Pappelementen zu bauen. Ganz nach dem Motto: Wer jetzt nicht handelt, der bleibt stehen!

Leaders in action – Systemisches Polaritätsprofil

Nach dem Einführungsvortrag durch den Gründer und Vorstandsvorsitzenden der msg systems ag Hans Zehetmaier transformierte sich die Location ein weiteres Mal. Die Sitzmöbel wurden entfernt, um einen großen Open-Space für den Dialog zu schaffen. Cristián Gálvez führte durch das von ihm entwickelte Systemische Polaritätsprofil für Großgruppenveranstaltungen.

Das Format nutzt die Dynamik der Aufstellungsarbeit und verbindet es mit den Techniken des Coachings und der Großgruppenmoderation. Auf Videowalls werden dazu Statements zu wichtigen Fragestellungen der teilnehmenden Großgruppen geworfen. Die Wände des Raums bilden die Pole zu „stimme voll zu“ und „stimme nicht zu“. Die Teilnehmer stellen sich dann gemäß ihres persönlichen Zustimmungsgrads im Raum auf. Durch diesen Ansatz sind alle Anwesenden aufgefordert, im wahrsten Sinne des Wortes Stellung zu beziehen.

Bei der msg wurden so Statements rund um Strategie, Recruitment und Zukunftsfähigkeit im offenen Raum diskutiert. Besonders sichtbar wurde die Gesamtposition der Führungsmannschaft durch eine Hothead-Kamera, die die jeweilige Aufstellung aus der Vogelperspektive auf die Videoleinwände übertrug. Die besondere Kraft des Formats liegt in der direkten Erfahrbarkeit und Visualisierung. Mit diesem Gesamteindruck fängt die Moderation die Einschätzungen zu den einzelnen Positionen ein und regt damit zusätzlich den Dialog an. So entsteht innerhalb einer Großgruppe eine Diskussion, die die Beteiligung aller Teilnehmer einfordert. Hinzu kommen Experten auf der Bühne, die aber anders als in Podiumsdiskussionen eher flankierend tätig sind. Das Systemische Polaritätsprofil nutzt so gezielt die energetische Wirkung der Aufstellungsarbeit für Großgruppen und bietet dadurch einen deutlichen Mehrwert zu klassischen Podiumsdiskussionen.

Der msg-idea-talk

Erfolgreiche IT-Unternehmen leben vor allem vom agilen Austausch und der Wissensvernetzung. Um diese wichtige Kulturfacette auch im Rahmen der Führungskräftetagung erfahrbar zu machen, initiierte das Unternehmen den Idea-Talk.Dabei ging es auch darum, veränderten Seh- und Lerngewohnheiten Rechnung zu tragen. Moderne Präsentationsformate wie TED-Konferenzen, Pecha-Kucha, Science- und Speaker-Slams gelten weltweit als kommunikative Benchmark. Gerade die TED Konferenzen bringen es mit ihrer Philosophie „Ideas worth spreading“ auf den Punkt. So wurden insgesamt acht Führungskräfte  mit ihren teilenswerten Ideen gesucht. Das Themenspektrum für die jeweils siebenminütigen Präsentationen wurde absichtlich weit gefasst. Ob Führung, Marketing, Vertrieb, Motivation, Technologien oder auch Persönliches – der Idea-Talk wollte bewusst keine Grenzen setzen, sondern Grenzen durchbrechen.

In einem ersten Schritt wurden die Teilnehmer drei Monate vor der Veranstaltung mit einer Videobotschaft vom Präsentationscoach Cristián Gálvez eingeladen, ihre Ideen einzureichen. Die hohe Rücklaufquote überraschte und setzte einen starken Aufmerksamkeitsimpuls schon vor der eigentlichen Konferenz. Nach der Auswahl der Themen und Teilnehmer durch das Veranstaltungs- und Management-Team durchliefen die Idea-Talker einen effizienten Coachingprozess. Ziel war es vor allem, die freiwilligen Teilnehmer zeiteffizient zu begleiten. Ein Videotutorial, zweistündige Präsenztrainings und begleitende Coach-Calls sorgten für ein intensives und ressourcenschonendes Lernerlebnis auf Top-Executive-Level.

Mit dieser Vorbereitung wurde der Idea-Talk zu einem der Highlights im Rahmen der Führungskräftetagung, mit einem Mehrwert für alle Beteiligten. Denn die siebenminütigen Idea-Talks sorgten nicht nur für die  Wahrnehmungserweiterung und einen Perspektivenwechsel bei den Führungskräften. Das Format gab auch in Sachen Präsentationskultur völlig neue Impulse.

Besonders bemerkenswert war der Mut der Entscheider, provokanten Ideen und Thesen eine Bühne zu geben. Denn die Talks hinterfragten zum Teil auf provokante Weise Unternehmensstrategien und Methoden. Der Gründer und Vorstandsvorsitzende des Unternehmens, Hans Zehetmaier, sagte dazu: „Wer als Unternehmer sich nicht traut, den Ideen seiner Führungskräfte im wahrsten Sinne des Wortes eine Bühne zu geben und damit in den offenen Austausch zu gehen, hört auf, wirklich gut zu sein. Wir brauchen eine Kultur, die das Querdenken fördert und Menschen Raum gibt, ihr Wissen zu teilen. Nur so ist unsere Zukunftsfähigkeit gesichert.“ Genau diese Führungsphilosophie wurde durch den Idea-Talk für alle sichtbar.

Das Motto der Führungskräftetagung transform war durch die Konzeption für alle Beteiligten mehrdimensional erlebbar. Dabei setzte das IT-Unternehmen vor allem auf Formate, die bewusst nicht App-Lösungen, Abstimmungstools oder spezielle Devices in den Mittelpunkt der Interaktionen setzte. Diese Entscheidung machte die eigentliche Kraft der Live-Kommunikation im besten Sinne für alle Führungskräfte vor Ort erfahrbar.