So finden Sie die richtige Teilnehmermanagement-Software

Allein unter dem Stichwort „Teilnehmermanagement“ spuckt die Suchmaschine Google nach nur 0,34 Sekunden über 61.800 Treffer aus. Verwandte Begriffe wie „Gästemanagement“ oder „Teilnehmerregistrierung“ liefern zusätzliche Ergebnisse. Was zunächst nach einem ergiebigen Fund aussieht, entpuppt sich bei näherer Betrachtung als kunterbunte Sammlung zusammenhangloser Treffer, die für mehr Verwirrung als Klarheit sorgt. Von wegen „Suchergebnis“.

Seite an Seite präsentieren sich dem Suchenden neben spezialisierten Full-Service-Anbietern auch einzelne Entwickler von Teilnehmermanagement-Software, IT-Systemhäuser, Event-Agenturen und viele andere Gewerke, die sich das Thema Teilnehmermanagement auf die Fahnen geschrieben haben. Die Lösungsansätze sind dabei durchaus unterschiedlich und reichen vom individuell operierenden Big Player über „Spezialisten“, die ihre Aufgaben „unter der Haube“ mithilfe ausgefeilter Excel-Listen und E-Mail-Kommunikation lösen.

Vollends undurchschaubar wird das Ganze, wenn man sich die Mühe macht und einen Blick auf die Abrechnungsmodelle wirft: Preise pro Teilnehmer, User- oder Jahres-Lizenzen und modulare Preismodelle – offensichtlich gibt es zahllose Möglichkeiten, Dienstleistungen für Teilnehmermanagement in Rechnung zu stellen. Mal ganz ehrlich: Wer soll da noch den Überblick behalten? Es wird höchste Zeit, den Markt für Teilnehmermanagement-Software einmal genauer zu betrachten, um Chancen, Möglichkeiten und Grenzen der einzelnen Systeme zu erläutern: Marcel Schettler von Guest-One hat die wichtigsten Fragen beantwortet.

Die technische Infrastruktur ist meist bewährt, die Funktionalität reicht je nach Anbieter von begrenzt bis umfangreich: Individualisierungen wie Brandings oder das Nachrüsten einzelner Features sind jedoch in der Teilnehmermanagement-Software nicht immer möglich oder müssen kostenpflichtig zugebucht werden. Sofern verfügbar, ist der individuelle Support oft eingeschränkt. Lösungen vor Ort direkt beim Event werden nur im Einzelfall angeboten.

Deutlich mehr Möglichkeiten bieten Kauf-Systeme. Dabei wird die Teilnehmermanagement -Software weitestgehend an die persönlichen Anforderungen und Bedürfnisse des Kunden angepasst. Auf Wunsch wird die eigene IT in das System für Teilnehmermanagement eingebunden. Prädestiniert sind derartige Lösungen für Kunden, die mehrere Veranstaltungen ähnlichen Typs im Jahr durchführen. Der Hintergrund: Der einmal definierte Workflow kann mehrfach genutzt werden. Auf längere Sicht stellt sich ein erhebliches Zeit- und Kostenersparnis ein.

Größtmögliche Freiheit und maßgeschneiderte Konfigurationsmöglichkeiten bieten nur individuelle Projektlösungen für Teilnehmermanagement-Software. Dazu setzen die Anbieter für eine spezielle Veranstaltung ein eigens konfiguriertes System auf, das alle erforderlichen Parameter des Events abbildet. In enger Abstimmung mit dem Kunden entsteht so ein passgenaues und präzises Teilnehmermanagement, das keine Wünsche offen lässt. Support gibt es über den gesamten Prozess, auch im Einsatz „on Event“.

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Alle drei Lösungen funktionieren gut und haben ihre Existenzberechtigung. Man sollte aber bei Bezahlmodellen „pro Gast“ genau hinsehen. Die Preisgestaltung korrespondiert erst einmal nicht mit der Anzahl der Teilnehmer, sondern vielmehr mit dem notwendigen Funktionsumfang. Maßgeblicher Faktor ist und bleibt die Menge an Informationen pro Teilnehmer, die man einholen und verwalten möchte. 

Bei der Entscheidung für eines der drei Teilnehmermanagement-Software-Systeme stellt sich eine ganz zentrale Frage: Verfügen Sie über ausreichend Kapazitäten und interne Ressourcen, um den Aufwand mit eigenem Personal zu bewältigen? Können Sie diese Frage uneingeschränkt mit „Ja“ beantworten, dann ist „Software-as-a-Service“ trotz eventueller Einschränkungen eine tragfähige Lösung. Gleiches gilt für Kauf-Systeme. Da die Teilnehmermanagement-Software an die Kundenbedürfnisse angepasst wird, sollten sich die Events ähneln, um die Möglichkeiten eines standardisierten Workflows auszureizen und einen Vorteil zu erzielen. Die einmalige Implementierung von Kauf-Systemen ist außerdem aufwändig und die Erfahrung zeigt, dass bei der internen Abstimmung, z.B. mit IT-Abteilungen, die Tücke im Detail liegen kann. Für schnelle Ergebnisse ist Kauf-Software für Teilnehmermanagement nicht die ideale Lösung.

Vergleichsweise schnell zu realisierende Veranstaltungen mit komplexen Anforderungen verlangen nach individuellen Projektlösungen. Faustregel bei der Entscheidung: Je mehr persönliche Informationen Sie über Ihre Gäste einholen möchten, desto mehr Sinn machen individuelle Lösungen. So lassen sich auch anspruchsvolle Ergebnisse beim Event trotz kurzer Planungszeiten realisieren. Sind beispielsweise verschiedene Sprachversionen oder unterschiedliche Inhalte je Gäste-Kategorie gewünscht, dann führt kein Weg an der individuellen Teilnehmermanagement-Software vorbei.