Digitales Teilnehmermanagement Tool Eventry von Guest-One goes Afrika

Digitales Teilnehmermanagement ist nicht nur in Deutschland ein wichtiges Thema. Auch in anderen Teilen Europas und der Welt steigen immer mehr Veranstalter darauf um. Guest-One konnte für seine webbasierte Softwarelösung Eventry neue Kunden in Afrika gewinnen.

Die Zeit „vor Eventry“ sah für Yolanda Oghumah und ihre Kollegen in Lagos, Nigeria so aus: Um das nächste Event vorzubereiten, wurden alte Excel-Tabellen bemüht, neue erstellt, Mails gingen raus, Antworten kamen zurück und alles musste manuell aktualisiert werden. Am Ende, auch kurz vor Beginn, lag dem Team der Eventmanagerin der „Delegation der Deutschen Wirtschaft in Nigeria“ dann doch nicht immer die „final finale“ Version vor, mussten manchmal noch in letzter Sekunde Namensschildchen ausgeschnitten und beschrieben werden.

„Ein paar nicht eingeplante Gäste gehören ja selbst bei vorbildlich vorbereiteten Events zum leidigen Übel“, meint Oliver Maître, einer der drei Geschäftsführer des Wuppertaler Full-Service-Dienstleisters Guest-One, der die spezifisch auf Teilnehmermanagement zugeschnittene Software Eventry entwickelt hat. „Im Juli haben wir Eventry für Yolanda und ihr Team installiert. Nun können sie mithilfe unserer Anwendungen sowie einer Check-in-Station schneller und wesentlich effektiver arbeiten. Die Aktualisierung der Liste erfolgt am Laptop. Neu hinzukommende Namen können in Sekundenschnelle eingescannt und das Namensschild sofort ausgedruckt werden.“

Startschuss bei der AHK-Weltkonferenz im Mai 2018 in Berlin

Guest-One beschäftigt sich bereits seit 2015 mit flexibel einsetzbarer Multi-Event-Software, diese ist mittlerweile bei vielen namhaften Unternehmen im Einsatz, darunter thyssenkrupp, Birkenstock, Seat und Nestlé. Den Weg nach Afrika gebahnt hat dem Wuppertaler Dienstleister sein Engagement bei der Weltkonferenz der Deutschen Außenhandelskammern (AHK) im Mai 2018 im „Haus der Deutschen Wirtschaft“ in Berlin, bei der Vertreter der AHKs aus 90 Ländern zusammenkommen. Über die Jahre hat sich die Weltkonferenz zum zentralen Treffpunkt aller Akteure der deutschen Außenwirtschaftsförderung entwickelt. Das Expertenteam von Guest-One war für das Teilnehmermanagement der Veranstaltung sowie die Betreuung verantwortlich. Der Geschäftsführer der Deutschen Industrie- und Handelskammer für das südliche Afrika, Matthias Boddenberg, war von dem reibungslosen Ablauf derart begeistert, dass er sich nach dem ausführenden Dienstleister erkundigte. In seinem Auftrag nahm sein Stellvertreter Frank Aletter Kontakt mit dem Guest-One-Geschäftsführer Oliver Maître auf.

Sonderlösung programmiert, Eventry für den Auslandseinsatz fit gemacht

Selbst der erfahrene Vertriebsexperte Maître hätte nicht erwartet, dass die neu geknüpften Verbindungen dazu führen würden, Eventry, das webbasierte Multi-Event-Tool für Teilnehmermanagement, bis nach Südafrika und Nigeria zu bringen. Im Gespräch stellte sich schnell heraus, dass die AHKs in Afrika ständig kleinere oder größere Veranstaltungen organisieren. Aletter berichtete Maître von den Plänen der AHK, die Organisation dieser Events durch den Einsatz digitaler Technologien effektiver zu machen und professioneller zu gestalten.
Voraussetzung für die Anschaffung von Eventry war für den AHK-Vertreter allerdings die Anbindung des Zahlungsabwicklungsdienstleisters Sage Pay. Dieser verfügt über eine direkte Schnittstelle zur Buchhaltung der Organisation. Maître stellte Aletter in Aussicht, dass die Guest-One-Programmierer für diese Anforderungen eine Sonderlösung entwickeln könnten. Die nötige finanzielle Unterstützung für die Anschaffung des Systems leistete dann das Bundesministerium für Wirtschaft durch die Bereitstellung entsprechender Fördergelder.

Bis zur Inbetriebnahme des ersten Eventry-Systems in Afrika sollten noch einige Monate vergehen. Guest-One nutzte die Zeit, um Eventry fit für den weltweiten Einsatz zu machen. „Ursprünglich hatten wir bei der Entwicklung von Eventry gar nicht an einen Einsatz im Ausland gedacht“, berichtet Maître. Im Kundenbereich – dem sogenannten Frontend – standen die Sprachen Deutsch und Englisch schon immer zur Verfügung. Der Administrationsbereich in der ursprünglichen Version stand jedoch nur in Deutsch zur Verfügung. Für den Einsatz in Afrika implementierten die Programmierer die englische Sprachversion für das gesamte Eventry-System. Gefordert waren die Experten in Wuppertal auch bei der Anfertigung einer ausführlichen Bedienungsanleitung. Mit einem Umfang von rund 180 Seiten und vielen Screenshots war die Entwicklung einer englischsprachigen Version mit erheblichem Aufwand verbunden.

Ein Jahr später war es dann aber soweit: Oliver Maître wurde nach einem rund zehnstündigen Flug von Deputy CEO Frank Aletter in der südafrikanischen Hauptstadt willkommen geheißen.

Integriertes Benutzer- und Rechtemanagement

Zwei Tage dauerte die Schulung, die Maître mit dem dortigen Team durchführte. Und am Ende war klar: Eventry wird das System des Einladungsversands über die Onlineanmeldung bis hin zum Check-in bei den Veranstaltungen revolutionieren. „Als offizielle Vertretung der Deutschen Wirtschaft im südlichen Afrika mit Büros in Johannesburg, Kapstadt, Durban, Maputo, Lusaka und Harare trägt die Kammer dazu bei, Geschäftsverbindungen zwischen den Ländern im südlichen Afrika und Deutschland zu etablieren. Dies geschieht auch dadurch, dass wir potenzielle Handelspartner zusammenbringen – etwa bei diversen Veranstaltungen in der Region. Die neue Software hilft uns sehr dabei“, meint Frank Aletter.

Ähnlich begeistert zeigte sich auch das rund fünfköpfige Team der „Delegation der Deutschen Wirtschaft in Nigeria“, das Oliver Maître dann zwei Monate später in Lagos, Nigeria schulte. „Durch den Einsatz von Eventry kann jetzt nicht nur die Veranstaltungsplanung in Echtzeit aktualisiert werden. Das Ganze steht auch allen Mitarbeitern zeitgleich zur Verfügung. Unser integriertes Benutzer- und Rechtemanagement ermöglicht, dass es User mit abgestuften Berechtigungen gibt. Das bedeutet, dass mit einem Mausklick jedem Einzelnen von ihnen unterschiedliche Rollen zugeordnet werden können, und zwar pro Benutzer und pro Event“, erklärt Oliver Maître. Vorhandene Daten können per Excel-Upload unkompliziert importiert und bearbeitet werden. Frei konfigurierbare Datenfelder bieten die Möglichkeit, Eventry nach individuellen Vorstellungen zu gestalten. Von hohem Wert ist es, direkt aus dem System heraus per Mail zu kommunizieren. Mit einem integrierten PDF-Modul lassen sich zudem personalisierte Teilnehmerdokumente auf Knopfdruck bereitstellen.

Guest-One lieferte für die AHK in Afrika auch die erforderliche Hardware: Notebooks, Kartendrucker und QR-Code-Scanner sowie vorproduzierte Namensschild-Rohlinge. Im Rahmen der zweitägigen Schulung wurden bereits reale Projekte angelegt, sodass die AHK Eventry von Beginn an produktiv einsetzen konnte.

Dr. Marc Lucassen, Delegierter und Leiter der „Delegation der Deutschen Wirtschaft in Nigeria“, zeigte sich begeistert von der neuen Software: „Unser Team realisiert hier vor Ort zahlreiche Veranstaltungen im Jahr, viele davon kleinteilig. Aber jede einzelne muss ja gut organisiert und möglichst reibungslos durchgeführt werden. Dabei hilft uns Eventry enorm. Die ersten Reaktionen der Ortskräfte zeigen, dass sie sich in Windeseile auf das neue System einstellen und auch schon erste konstruktive Hinweise geben konnten, wo noch Optimierungsmöglichkeiten sind.“ Auch Oliver Maître war von dem jungen Team von Marc Lucassen beeindruckt: „Sie haben sich wirklich eingehend vorher mit unserer Demo-Version beschäftigt und waren während der Schulung hoch motiviert dabei. Ich hatte den Eindruck, dass sie extrem bemüht sind, innovative Lösungsansätze zu finden und ihre Arbeit voranzubringen.“

Effizientes Teilnehmermanagement für Südafrika und Nigeria, bald auch Kenia

Nächster Auslandseinsatz für Eventry ist Kenia. Im Herbst 2019 erhält die dortige Delegation der AHK das Multi-Event-Tool. „Es geht uns ja nicht darum, den afrikanischen Kontinent flächendeckend zu versorgen“, meint Oliver Maître lächelnd, „wir freuen uns auch über Kunden in Europa und anderswo. Aber nun freue ich mich auf die Realisierung in Kenia. Afrika ist eine besondere Herausforderung, aber eine wunderbare. Ich habe vor Ort viele tolle Menschen kennengelernt, die eine bemerkenswerte Hands-on-Mentalität an den Tag gelegt haben.“

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