21. ÖV-Symposium: Virtuelles Event im bauwerk.köln
von Julia Jeworowski,
Das jährliche Treffen der öffentlichen Verwaltung in NRW fand im September 2020 digital im bauwerk.köln statt. Binnen acht Wochen haben die Agentur macevent und ihr Kunde Materna ein rein virtuelles Format samt symbolischer Hausbesichtigung und mehreren Fachforen auf die Beine gestellt.
Auf der Hauptbühne des ÖV-Symposiums trafen sich namhafte Gäste zur digitalen Einweihungsfeier. (Bild: Leonard Leiste)
Diverse Veranstaltungen wurden in den vergangenen Monaten abgesagt, verschoben, unter Sicherheitsvorkehrungen ausgetragen oder digitalisiert. Auf das 21. ÖV-Symposium, seit zwei Jahrzehnten das größte Branchentreffen der öffentlichen Verwaltung in NRW, trifft letzteres zu: Der internationale IT-Dienstleister Materna, der mit seiner Eventreihe jährlich Industrie und Verwaltung zusammenbringt, hat gemeinsam mit der Kölner Agentur macevent in deren Location bauwerk.köln am 3. September ein digitales Format verwirklicht, das Storytelling und Weiterbildung unterhaltsam miteinander kombinierte.
Anzeige
Unter dem Motto „Einzug in die digitale Dekade“ wurde zur Besichtigung ins symbolische „Haus der Digitalisierung NRW“ geladen, mit einer Einweihungsfeier der Aufbruch in das digitale Zeitalter der öffentlichen Verwaltung versinnbildlicht. Über 500 Teilnehmer waren live dabei, als die moderierte Talk-Runde mit namhaften Vertretern aus Politik, Verwaltung, Wirtschaft und Kommunalverbänden in die Büros und Homeoffices übertragen wurde.
(Bild: Leonard Leiste)
Storytelling statt 1:1-Übertragung
„Gemeinsam mit unserem Kunden Materna haben wir mit viel Liebe zum Detail am Konzept gefeilt und unsere Location in ein ‚echtes‘ Haus verwandelt, welches mit seinen Räumen und Bereichen einladend und authentisch wirken sollte“, sagt Karin Leiste, Geschäftsführerin von macevent. „Wenn man das, was man vorher vor Menschen gemacht hat, 1:1 vor der Kamera nachstellt, wirkt es hölzern“, ergänzt Gerion Wolff, Senior Vice President Marketing & Communications bei Materna. Das wollten Agentur und Kunde anders machen und haben versucht, das Haus der Digitalisierung gemeinsam mit Ausstattung, Requisite und Kamera in den Eventboxen der Location nachzubauen. Kreativ unterstützt wurden sie hierbei von dekokonzept franz.
Vier der sogenannten Eventboxen – die mobilen Räume verbergen sich hinter einer Glaswand im bauwerk.köln und können auf Knopfdruck herausgefahren werden – wurden speziell für das ÖV-Symposium in Büro, Küche, Wohnzimmer und Wintergarten verwandelt und im Zuge der Hausbesichtigung live von der Moderatorin Ute Soldierer und den Talkgästen erkundet. Die einzelnen Räume waren entsprechend der Digitalisierungsschwerpunkte der öffentlichen Verwaltung gestaltet und teils bewusst noch nicht ganz fertiggestellt, um den realen Bearbeitungsstand der Themen widerzuspiegeln.
So konnten die Zuschauer im Live-Stream u.a. die noch nicht komplett ausgepackten Umzugskartons und halb gestrichenen Wände im Arbeitszimmer deutlich erkennen. Die Optik spielte auf Projekte wie Bürgerservices und Verwaltungsangebote an, deren Digitalisierungsvorhaben noch ein wenig in den Kinderschuhen steckt. Der Wintergarten war den Bereichen Innovation und Zukunftsprojekte angepasst. Im dort platzierten „Beet der Digitalisierung“ wuchsen Services wie Künstliche Intelligenz, Digital-Lotsen, Bürgerassistenten und Cloud- Lösungen heran. Dienste, die in der Praxis bereits in Sicht oder erprobt, aber noch nicht flächendeckend im Einsatz sind.
Die 20 m² großen Eventboxen des bauwerk.köln wurden zur Hausbesichtigung mechanisch ausgefahren. (Bild: Leonard Leiste)
Wohlfühlatmosphäre durch Perspektivenwechsel
„Wir müssen es schaffen, dieses ganz besondere Eventgefühl, die analoge Erfahrung von Vor-Ort-Events, über den Bildschirm zu transportieren“, sagt Wolff. Gerade bei digitalen Formaten sei man im Homeoffice oder Büro von allerlei Ablenkungsmöglichkeiten umgeben und verliere eher das Interesse als bei einer Präsenzveranstaltung. So sollten die vielen optischen Details in den „Wohnräumen“ des Hauses der Digitalisierung eine Wohlfühlatmosphäre kreieren, zwei große Bühnen, verschiedene Kameraperspektiven und vorbereitete Einspieler für Abwechslung sorgen. Trotz des digitalen Formats, bei dem die Gäste nicht vor Ort sein konnten, sei auf diese Weise eine Nähe zwischen den Beteiligten vor der Kamera und den Zuschauern hinter den Bildschirmen entstanden, resümiert Leiste. Einblicke hinter die Kulissen gab es zudem mithilfe einer Steadicam, die die Moderatorin bereits in der Maske begleitete.
Am Nachmittag standen den Besuchern des ÖV-Symposiums neben einem Hauptstream mit Talkrunden, Podiumsdiskussionen und Interviews 32 Vorträge in vier Fachforen zur Vertiefung verschiedener Themenbereiche zur Auswahl. Dazu stellte Neumann&Müller Veranstaltungstechnik (N&M), der Technikpartner der Veranstaltung, über das Open-Source-Webkonferenzsystem BigBlueButton (BBB) parallele Streams bereit. Teilnehmer konnten im eigenen Browser darauf zugreifen, über integrierte Chat- und Abstimmungsfunktionen interagieren und zwischen den Vorträgen wechseln. Alle aufgezeichneten Inhalte stehen zusätzlich noch bis Jahresende on demand zur Verfügung.
„Eine störungsfreie und datenschutzkonforme Technik sowie eine minutiös genaue Projektvorbereitung und Durchführung sind bei digitalen Events unerlässlich sowie auch jemand, der beim Ablauf alle Fäden zusammenhält. Gemeinsam mit N&M, unserem Konzeptioner sowie Regisseur Andreas Roos sind wir diesbezüglich sehr professionell aufgestellt“, sagt Leiste. Als Learning für nächste digitale Formate mit mehreren hundert Teilnehmern überlege man allerdings, den Zutritt zu den virtuellen Räumen bei BBB strenger zu regulieren, z.B. durch vorherige Anmeldung. Durch das große Interesse hatten sich in den virtuellen Workshopräumen des ÖV-Symposiums teilweise über 100 Personen gleichzeitig versammelt, sodass diese kurzzeitig „überfüllt“ waren.
Die Küche (l.) symbolisierte den Dialog mit dem Bürger, das Wohnzimmer u.a. die elektronische Verwaltungsarbeit. (Bild: Leonard Leiste)
Insgesamt war die Veranstaltung für alle Beteiligten ein Erfolg. „Ich bin noch immer sehr beeindruckt!“, freut sich Martin Wibbe, Vorstandsvorsitzender und CEO bei Materna. „Nach vielen Wochen intensiver Vorbereitung, Planung und Proben mit unzähligen Beteiligten, Partnern, Dienstleistern, Moderatoren, Kollegen und zu guter Letzt mehr als 500 Teilnehmern haben wir das 21. ÖV-Symposium unter der Schirmherrschaft des MWIDE (Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen, Anm. d. Red.) das erste Mal komplett digital umgesetzt!“ Diesem positiven Feedback schließt sich auch Wolff an: „Wir würden jederzeit mit dieser Besetzung wieder Projekte machen!“
