Wer von uns hat nicht schon mal in einem Meeting gesessen und das Gefühl gehabt, dass er seine wertvolle Zeit vergeudet? Und wer hat nicht schon mal seine E-Mails gecheckt oder sich weggeträumt, anstatt der Referentin oder dem Referenten zuzuhören?
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[Hinweis der Redaktion: Dieser Artikel stammt von September 2016]
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Nach einer Statistik von „Get a Klu Consulting“ verschwenden Berufstätige im Schnitt 31 Stunden pro Monat in unproduktiven Meetings. Und laut einer Untersuchung von Infocom sind 39 Prozent der befragten Berufstätigen schon mal bei einem Meeting eingeschlafen. Bei vielen Mitarbeitern sind Meetings oder Vorträge nicht umsonst verhasst. Andere freuen sich über eine willkommene Pause oder die Zeit, dabei andere Dinge zu erledigen.
Als Dienstleister für Interaktionstechnologien und Event-Apps erleben wir Lumi-Mitarbeiter berufsbedingt jährlich viele tausend Präsentationen, Vorträge und Meetings. Bei weitem nicht alle sind spannend, denn viele Referenten sind schlecht vorbereitet oder lullen ihr Publikum mit langen, eintönigen Monologen und überfrachteten Powerpoint-Präsentationen ein.
Auch bei Meetings kann vieles falsch laufen – in etlichen dominieren einige wenige Teilnehmer – häufig sind es die Chefs. Der Rest ist zum passiven Zuhören verdammt. Oft geht es den Rednern in erster Linie darum, sich zu profilieren. Manch schüchterner Mitarbeiter hat hingegen vielleicht eine zündende Idee, traut sich aber nicht sie vorzutragen. So geht viel kreatives Potenzial verloren. Andere Meetings laufen wiederum nach dem Motto ab: Jeder darf mal was sagen.
Oft wird viel geredet und wenig erreicht.
Weitere Gründe für den ausbleibenden Erfolg: Es gibt keine Agenda, die Dramaturgie fehlt oder es werden weder Ziele gesetzt noch Entscheidungen gefällt. Spätestens, wenn die Teilnehmer anfangen, sich mit anderen Dingen zu beschäftigen, mit ihren Handys spielen, nicht mehr zuhören – oder im Extremfall gar ein Nickerchen machen, sollte der Referent sich fragen, was er falsch macht!
Event-Manager haben täglich mit Meetings, Referaten, Seminaren, Tagungen und Ähnlichem zu tun. Viele von ihnen halten selbst oft Präsentationen oder moderieren Konferenzen. Sie fragen sich: Wie sorge ich in einer Umgebung voller Ablenkung für Aufmerksamkeit? Wenn man einige einfache Ratschläge beherzigt, ist das gar nicht so schwer.
Im Folgenden 6 Tipps, mit denen Sie den Kampf um Aufmerksamkeit gewinnen:
1. Bewegen Sie sich!
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Elf Millionen Bit Information strömen jede Sekunde über unsere Sinneskanäle auf unser Gehirn ein. Davon werden jedoch nur 40 Bit pro Sekunde bewusst verarbeitet. Das heißt, nur ein winziger Teil unserer Sinneseindrücke schaffen es bis in unser Bewusstsein. Deshalb hat die Evolution unser Gehirn darauf trainiert, nur auf das Wesentliche zu achten – zum Beispiel auf Bewegungen.
Ein Objekt, das auf uns zukommt, ein Vorbeihuschen, das wir in den Augenwinkeln wahrnehmen, kann Gefahr bedeuten. Eine Bewegung kann aber auch eine Chance aufzeigen: Die Beute, auf die ein steinzeitlicher Jäger gelauert hat, verrät sich durch eine Bewegung, die er am Rande seines Gesichtsfeldes wahrnimmt. Sie drängt sich in sein Bewusstsein, er dreht den Kopf, fixiert das Wild und wird aktiv.
Unsere Sinnesorgane und unser Gehirn sind auf das Erlegen von Beute und das Sammeln von Nahrung ausgelegt, nicht darauf, dass wir auf Handys und Bildschirme starren. Die Möglichkeit, mit Bewegung für Aufmerksamkeit zu sorgen, wird mittlerweile auch von den Medien genutzt.
Früher bestand die Wettervorhersage im Fernsehen aus einer statischen Karte und einer Stimme aus dem Off. Heute gleichen Wettervorhersagen einer Multimedia-Show. Die Moderatoren gestikulieren wild vor der animierten Grafik und auch die Wetterkarten selbst ändern sich ständig. Im Werbespot von Mediamarkt fliegen von allen Seiten Slogans auf den Bildschirm ein, während die Werbefigur Tech-Nick durch die Gänge rennt.
Alles bewegt sich, denn Bewegung schafft Aufmerksamkeit. Und so banal es auch klingen mag, ein Referent, der sich auf der Bühne bewegt, gewinnt die Aufmerksamkeit seiner Zuhörer! Bringen Sie die Teilnehmer dazu, den Kopf zu drehen! Steigen Sie mal von der Bühne und gehen Sie auf die Teilnehmer zu, um sie direkt anzusprechen! Aber sorgen Sie auch inhaltlich für Bewegung. Langweilen Sie die Zuhörer nicht mit stupiden Fakten, sondern stellen Sie Ihre Thesen immer in Zusammenhang mit einer Entwicklung oder einem Vergleich!
2. Verkünden Sie Neuigkeiten!
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„News is what’s different!“, lautet eine alte journalistische Maxime. Nur, was neu ist, was sich verändert hat, ist einen Bericht wert. Wenn die Arbeitslosenzahlen oder das Bruttosozialprodukt genauso hoch sind wie im letzten Jahr, ist das kaum eine Meldung wert. Wenn aber die Arbeitslosenzahlen gestiegen und das Bruttosozialprodukt gesunken ist (oder umgekehrt) – dann hören wir zu.
Also erzählen Sie Ihren Zuhörern nichts, was sie schon wissen! Dass der Umsatz Ihres Unternehmens seit zehn Jahren stagniert, dürfte sich unter Ihren Mitarbeitern herumgesprochen haben. Aber wenn sich der Gewinn gleichzeitig verdoppelt hat, ist das eine gute Nachricht, die neue Chancen eröffnet. Auch wenn die Rendite Ihres Unternehmens eingebrochen ist, wird diese Botschaft gehört werden. Denn davon geht eine Gefahr aus, die abgewehrt werden muss.
„Content is king“ – auf den Inhalt kommt es an! Das gilt auch für Events! Wenn der Inhalt einer Veranstaltung gut und der Referent topp waren, dann ist es nicht so wichtig, wenn das Bier bei der Feier am Abend warm ist. Wenn es umgekehrt ist, heißt es nach dem Event: „Das Essen war gut, aber die Veranstaltung hat eigentlich nichts Neues gebracht.“ Aber woher wissen, was für die Zuhörer neu ist oder was Sie interessiert?
3. Bieten Sie Interaktion!
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Eine Radiostation funkt ihr Programm in alle Himmelsrichtungen. Die Zuhörer sitzen vor ihren Geräten und lauschen. Diese einseitige Art von Kommunikation nennt der brasilianisch-tschechische Medienphilosoph Vilém Flusser „Amphitheater-Kommunikation“. Ein zentraler Sender bestimmt die Botschaft – die anonyme Masse des Publikums ist zum passiven Empfang verurteilt. Auch viele Vorträge und Referate laufen nach diesem Muster ab. Der Referent doziert und monologisiert – das Publikum hört zu. Dabei schwindet die Aufmerksamkeit meist nach kurzer Zeit.
Sorgen Sie deswegen durch Interaktion dafür, dass Ihr Publikum aufmerksam bleibt! Eine simple, aber wirksame Methode: Stellen Sie Fragen! Ermitteln Sie schon im Vorfeld der Veranstaltung, welche Themen den Teilnehmern auf den Nägeln brennen! Oft glaubt der Chef, bestimmte Fragen seien für das Unternehmen besonders wichtig, dabei will die Belegschaft über etwas ganz anderes sprechen.
Fragen Sie also, über was Ihre Mitarbeiter wirklich reden wollen! So verwandeln Sie sie von passiven Zuhörern zu aktiven Teilnehmern. Oder unterbrechen Sie Ihren Vortrag über zum Beispiel die Absatzentwicklung der europäischen Automobilbranche in den letzten dreißig Jahren und fragen Sie Ihr Publikum direkt: Was glauben Sie: Wie viele Autos werden in Deutschland pro Jahr verkauft?
Werfen Sie Fragen auf und beantworten Sie sie gemeinsam mit dem Publikum. Auf Fragen will man bekanntlich eine Antwort hören oder selbst geben. Nach diesem Prinzip funktionieren schon seit je her Fortsetzungsserien- oder Romane oder die Werbepause, gerade wenn der Spielfilm am spannendsten ist.
Auch Voting–Systeme oder Apps wie zum Beispiel Meetoo können helfen, Events interaktiv und lebendig zu machen. Sie bieten die Möglichkeit, die Meinung des Publikums auch direkt beim Vortrag in Erfahrung zu bringen und live in die Präsentation einzublenden. Und Sie gewinnen dabei nicht nur die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer, sondern unter Umständen auch wertvolle Daten für wichtige Unternehmensentscheidungen. Die Quizshow „Wer wird Millionär?“ belegt immer wieder aufs Neue, dass der „Publikumsjoker“, also das Befragen des Publikums nach der richtigen Antwort, fast immer richtig liegt.
4. Sorgen Sie für Wettbewerb!
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Kaum etwas sorgt so für Aufmerksamkeit wie Konflikte, Wettkämpfe und Auseinandersetzungen. Für jeden Unfug lassen sich die Menschen einen Wettbewerb einfallen, weil es die Langeweile vertreibt und die Menschen sich gerne miteinander messen. Eine Fußball-Europameisterschaft etwa oder eine politische Diskussion, bei der die Fetzen fliegen, finden immer ihren Weg ins Bewusstsein der Menschen – selbst wenn diese bereits mit Information überfüttert sind.
Nutzen Sie diesen Effekt und stellen Sie in Ihrem Meeting Wettbewerbssituationen her! Verkünden Sie zum Beispiel nicht: Wir wollen unseren Umsatz im nächsten Geschäftsjahr um drei Prozent steigern. Sondern geben Sie als Ziel aus im nächsten Jahr die Konkurrenz um 100 Millionen Euro zu überholen. Oder hinterfragen Sie Statements aus dem Publikum und befeuern Sie damit die Argumentationslust.
Auch wenn Sie Wissensfragen stellen, erzeugen Sie unter Ihren Zuhörern einen Konkurrenzkampf: Wer weiß mehr als die anderen? Wer kommt mit seiner Antwort der Wahrheit am nächsten? Wir leben in einer Wissensgesellschaft und jeder von uns will Recht haben. Nutzen Sie diese Tatsache!
5. Setzen Sie konkrete Ziele!
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Stellen Sie sich vor, Sie sind Teil einer Gruppe von Joggern, aber niemand sagt Ihnen wohin Sie laufen werden und wie lange es noch dauert – eine unangenehme, ja geradezu beklemmende Situation, in die sich niemand freiwillig begibt.
Seien Sie ehrlich! Bei wie vielen der Meetings, die Sie besucht oder zu denen Sie eingeladen haben, gab es vorher für alle Teilnehmer eine klare Agenda und Zielformulierung? Wie ein beweglicher Fellfetzen die Meute eines Hunderennens zu Höchstleistung treibt, so motiviert ein konkretes Ziel vor den Augen Ihrer Zuhörer zur aktiven, konstruktiven Mitarbeit oder zu mehr Aufmerksamkeit im Meeting.
6. Hören Sie rechtzeitig auf!
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Das Parkinsonsche Gesetz besagt: Die Arbeit dehnt sich in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Dies gilt auch für viele Meetings. Es wird so lange fruchtlos diskutiert, gestritten und geredet, bis entweder die Zeit abgelaufen ist oder der Chef das Ganze frustriert abbricht.
Bei Meetings werden oft Themen zerredet und die Teilnehmer verbeißen sich in unwichtige Kleinigkeiten. Häufig geht es dabei nicht um die Sache, sondern um persönliche Animositäten, Macht und Selbstdarstellung. Setzen Sie deswegen bei Meetings neben konkreten Zielen ruhig auch einen knapperen Zeitrahmen. So erhöhen Sie die Bereitschaft, konstruktiv an konkreten Ergebnissen mitzuarbeiten. Und wenn das gesteckte Ziel erreicht ist, beenden Sie die Besprechung, selbst wenn noch Zeit wäre!
Fazit:
Mit relativ einfachen Tricks und Mitteln können Sie durch Interaktion und die von Natur aus vom Gehirn gelernte Reaktion auf Bewegung, Interesse an Neuigkeiten, Fokussierung auf Ziele und Begeisterung für Wettbewerbssituationen für Ihre Teilnehmer ein spannendes Meeting- oder Vortragserlebnis schaffen, ohne tatsächlich ein genialer Referent sein zu müssen.
