Aus Angst vor der Ausbreitung des Coronavirus sind mittlerweile etliche Messen und Veranstaltungen abgesagt worden. Für viele Unternehmen ist das nicht nur mit einem hohen finanziellen Verlust, sondern auch mit einem großen Defizit an Kontakt- und Kundenpflege sowie Informationsvermittlung verbunden. Die ersten Unternehmen reagieren bereits auf den Ausfall von Messen und Veranstaltungen und führen Präsentationen, Meetings und Hausmessen als Online-Events durch.
(Bild: meetyoo.com)
„Abwarten, bis alles vorüber ist“ ist laut Tagungsentertainment (TeT), einem jungen Start up aus Wiesbaden, nicht die richtige Haltung. Das Eventportal empfiehlt, schnell wieder aktiv zu werden und Online-Lösungen zu nutzen, um weiterhin in geschäftlichem Kontakt zu bleiben. Auch wenn das womöglich nicht der Königsweg für die Branche ist. Aber immerhin.
Eventland Erlebnisräume
Alternativ zu Live-Events kann man Mitarbeitern, Kunden und Interessenten eine virtuelle Location anbieten, in der die Möglichkeit besteht, interaktiv zu agieren. Entsprechend der jeweiligen Anforderungen wird dafür ein individuelles „Eventland“ im Corporate Design des Kunden geschaffen. Auch der virtuelle Nachbau einer Wunschlocation ist machbar.
Wie bei einer realen Veranstaltung betreten die Teilnehmer zuerst das Foyer der virtuellen Location und akkreditieren sich am Empfangscounter. Mit einem Klick kann man dem Ansprechpartner am Empfang Fragen stellen, die direkt in Form eines Live-Chats beantwortet werden. Ein Blick auf das Infoboard zeigt den Zeitplan der Veranstaltung und bittet die Teilnehmer in das angrenzende Auditorium. Mit einem Klick auf die Beschilderung an der großen Tür erreicht man diesen Raum. Per Video-Stream sind entweder live oder voraufgezeichnete Videos der Redner für Keynotes oder Fachvorträge auf der großen Leinwand zu sehen. Die Reden können wie bei Live-Vorträgen mit Präsentationsfolien unterstützt werden. Diese stehen den Eventland-Besuchern später auch zum Download zur Verfügung. Rückfragen aus dem Publikum können in einem speziellen Textfeld eingegeben werden und erreichen den Redner in Echtzeit. Er kann direkt darauf eingehen und die entsprechenden Informationen vermitteln. Alle gewünschten Tagungsinhalte können somit interaktiv erlebt werden.
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Im Anschluss an die Vorträge kann ein weiterer Bereich erkundet werden – mit einem Klick auf die nächste Tür erreicht man den Showroom mit virtuellen Messeständen. Die Stände sind im jeweiligen Corporate Design des Ausstellers gestaltet und bieten alle notwendigen Informationen, per Live-Video oder on demand, Fotos, Katalog Ansichten, Produktpräsentationen und vor allem die Beratung per Live-Chat.
Auch bei Online-Events ist eine intensive Vorbereitung das A und O. Der Content muss zielgruppengerecht ausgewählt und erarbeitet werden. Fragen, wann und wo welche Interaktivität nützlich ist, sind ebenfalls vorab zu klären. Die Option für virtuelle Veranstaltungen ist grundsätzlich bei zahlreichen Veranstaltungsformaten denkbar, so z. B. für interne Vertriebsschulungen oder große Kundenbindungsveranstaltung mit Ausstellungsbereich.
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„Die Darstellung im individuell gestalteten Eventland ist realitätsnah und erweckt sofort Begeisterung. Selbst ungeübte Teilnehmer finden sich sehr schnell zurecht.“
Christina Michaelis, GF Tagungsentertainment (TeT)
Vorteile von virtuellen Veranstaltungen
Online-Events können generell auch als virtuelles Backup vorgehalten und Inhalte später noch zur Verfügung gestellt werden. Die Einbindung der Social-Media-Kanäle (Facebook, Twitter, Instagram und Co.) auf einem Online-Event kann die Reichweite eines Unternehmens noch um ein Vielfaches erhöhen. Das bietet die Chance, die Bekanntheit auch abseits der räumlichen und zeitlichen Begrenzung zu erhöhen und einen Kreis an Interessenten anzusprechen, der die tatsächliche Teilnehmerzahl eines Events um ein Vielfaches übertrifft.
Für kleinere Veranstaltungen im Vortragsformat, wie zum Beispiel Schulungen, Produktpräsentationen, Pressekonferenzen oder Townhall-Meetings, bietet sich das digitale „one-to-many“-System Webcast an. Innerhalb von 24 Stunden wird der Webcast eingerichtet, das Design individuell angepasst und Inhalte eingebunden. Die Teilnehmer können den Webcast anschließend von überall ganz bequem über das Smartphone oder Tablett verfolgen, ohne dass eine zusätzliche Software installiert werden muss.
Darüber hinaus sind Online-Events auch eine umweltfreundliche und günstige Komplett-Alternative, denn Kosten, die beispielsweise bei der An- und Abreise, dem Catering und bei Hotelübernachtungen im Realfall entstehen würden, entfallen.
Über Tagungsentertainment – (TeT)
Das Eventportal Tagungsentertainment (TeT) ist ein Start up der Wiesbadener Event-Konzeptionerin Christina Michaelis, die über 20 Jahre Event-Erfahrung, u. a. als Creative Direktorin bei der kogag GmbH und als freie Konzeptionerin, verfügt. Das junge Unternehmen bietet verschiedene Eventbausteine zu den Trendthemen Content Involvement, Audience Engagement oder Green Thinking an: Content bietet z. B. Tools, die Fachinhalte spannend in den Köpfen der Teilnehmer verankern. Interactive präsentiert Ideen, um auch große Gruppen aktiv einzubinden mit innovativen Eventformaten, die professionell moderiert werden. Die Kategorie Connect verbindet die Zielgruppe mit dem Event digital. Ebenfalls werden Elemente vorgestellt, die die Gäste nach einem langen Tagungspart “erfrischen”, oder die Markenpräsentation mit effektvollen Eyecatchern unterstützen.
>> Weitere Infos unter www.tagungsentertainment.com
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