Das Studio steht, die Kameras laufen, die Mikros sind angebracht – doch wie kommt das Bild bzw. der Stream jetzt eigentlich zu den Event-Teilnehmenden? Ein CDN und eine Event-Plattform werden benötigt. Wir erklären, worauf Veranstalter hier achten sollten.
(Bild: Katakari/Shutterstock)
Streaming und Digital-Events sind spätestens seit Corona brandaktuell. Unternehmen wollen auch während der Pandemie weiter über das Format „Veranstaltung“ kommunizieren, Menschen müssen und wollen auch im Homeoffice erreicht werden. Dafür benötigen Veranstalter digitaler Events nicht nur ein Streaming-Studio und das passende Equipment, sondern auch ein CDN und eine Eventumgebung in Form einer passenden Plattform. Doch wo liegen die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Angebote? Und was müssen Veranstalter wissen, um die richtige Event-Plattform auswählen zu können?
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Der Begriff CDN steht für Content Delivery Network und meint nichts anderes als eine Vernetzung von mehreren Servern. Das können zum Beispiel Server in verschiedenen Rechenzentren auf der ganzen Welt sein. Dadurch sollen für die Nutzer:innen ausreichende Speicher- und Auslieferungskapazitäten zur Verfügung gestellt werden, um auch bei großen Lastspitzen einen optimalen Datendurchsatz zu gewährleisten. Letztendlich geht es für Veranstalter darum, dass das Signal, welches im Studio produziert wird, durch ein CDN so vervielfältigt werden kann, dass es bei allen Teilnehmenden, ob das nun zehn, 100 oder 1.000 sind, in gleichbleibender Qualität am Empfangsgerät ankommt.
Bekannte CDN-Anbieter, die die meisten Menschen wohl nicht sofort im Kopf haben werden, sind YouTube, Facebook und Instagram. Tatsächlich bieten diese Unternehmen nämlich nicht nur gleich die Plattform an, um den Stream zu hosten und zu verbreiten, sondern haben das CDN direkt integriert. Veranstalter, die ihren Stream also über diese Anbieter veröffentlichen wollen, müssen sich um das passende CDN keinerlei sorgen machen. Insbesondere für kleine Events kann dies laut Alexander De Blaer, Head Of Sales Region West bei Gahrens + Battermann, eine einfache und gut funktionierende Lösung sein.
Unternehmen, die spezifischere Dienste anbieten, sind u.a. Wowza, Streamshark und Vimeo. Dienstleister in diesem Segment bieten Nutzer:innen neben weiteren Features ausreichende Ressourcen hinsichtlich der Speicherkapazität und Ausfallsicherheit. Bei Events mit hohen Datenschutzanforderungen und -vorgaben kann es hier jedoch Schwierigkeiten geben, da viele Anbieter in diesem Bereich nicht ausreichend genug aufgestellt sind, gibt De Blaer zu bedenken.
Hier kommen Premiumanbieter wie beispielsweise der Provider Akamai ins Spiel. Das Unternehmen verfügt über weltweite Serverstandorte und ermöglicht daher beispielsweise, nur Server in Deutschland für das Event zu nutzen. Zusätzlich bieten solche Premium-Provider User:innen nicht nur einen Haupt-Stream, sondern auch noch einen Backup-Stream an. Sollten ein Server oder eine Leitung ausfallen, kann die Veranstaltung reibungslos weiterlaufen. Auch Reporting-Funktionen – wie viele Teilnehmenden waren wie lang im Stream, wie war die Frequenz, aus welchen Ländern kommen die Besucher:innen, etc. – werden hier angeboten.
Wie genau sich das auf der Kostenseite widerspiegelt, lässt sich anhand eines kleinen Beispiels von Alexander De Blaer gut darstellen:
[Hinweis: Die Zahlen sind für das Beispiel vereinfacht. Zudem gibt es im Moment am Markt viele Veränderungen, wodurch sich Preise aktuell sehr stark und schnell verändern.]
CDN-Kostenbeispiele
Beispiel Anbieter Wowza:
Dauer des Streams: nicht länger als ein Veranstaltungstag
Teilnehmeranzahl: 500 Personen
Bildauflösung: 1080p
Für einen Tag: 500 Personen x 2,80 Euro (netto)
Gesamt: 1.400 Euro (netto)
Beispiel Angebot Akamai:
Dauer des Streams: 4 Stunden
Teilnehmeranzahl: 500 Personen
Bildauflösung: 1080p
Serverstandort in Deutschland nachweisbar
Für vier Stunden: 500 Personen x 4 Euro (netto)
Gesamt: 2.000 Euro (netto)
Erklärung:
Der Anbieter Wowza legt keinen großen Fokus auf die Länge des Events, stattdessen hat die Anzahl der Teilnehmenden einen starken Einfluss auf die Kosten. Pro Person müsste im Beispiel mit den genannten Parametern mit einem Wert von 2,80 Euro gerechnet werden, sodass am Ende ein Nettopreis von 1.400 Euro steht. Das kann bei einer kleineren Veranstaltung eventuell schnell das Budget sprengen.
Der Anbieter Akamai ist vor allem auch für Veranstalter interessant, die einen besonderen Fokus auf den Bereich Datenschutz legen (müssen). Bei einem vierstündigen Event liegen die Kosten pro Teilnehmenden bei rund 4 Euro. So entsteht bei diesem einfachen Rechenbeispiel am Ende ein Nettopreis von 2.000 Euro.
Allein durch die Wahl des Anbieters entsteht so also schon eine Differenz von 600 Euro. Der große Vorteil eines Anbieters wie Akamai ist jedoch, dass genau nachvollzogen und festgelegt werden kann, auf welchen Servern in welchen Ländern der Stream gehostet wird. Das Beispiel zeigt jedoch recht deutlich, welche budgetären Einflüsse und finanziellen Konsequenzen schon die Wahl eines CDN-Anbieters haben kann.
Das Setup steht, doch wie kommt der Stream jetzt zu den Teilnehmenden? (Bild: VisualArtStudio/Shutterstock)
Die Event-Plattform
Mit dem Studio, der Aufzeichnung des Streams und der Vervielfältigung des Signals über einen CDN-Anbieter ist es jedoch noch nicht getan. Schließlich müssen Personen am Ende auch an dem Digital-Event teilnehmen können. Eine Streaming-Plattform oder Event-Plattform wird benötigt. Auch hier gibt es wie beim CDN diverse Anbieter und Varianten. Veranstalter sollten sich also die Frage stellen, wo sie ihr Event (samt Stream) abhalten wollen. Grundsätzlich können drei verschiedene Arten von digitalen Plattformen unterschieden werden: Webmeeting, Webcast und, die Verbindung von beidem, Webevent.
Bei dieser Plattform steht der direkte Austausch unter den Teilnehmenden im Fokus. Bekannte Anbieter sind u.a. Zoom oder GoToMeeting. Diese Art der Plattform ermöglicht eine gute Kommunikation insbesondere im digitalen Zeitalter und ist eine tolle Möglichkeit, um Informationen direkt zwischen den Partizipierenden zu teilen. Als Veranstalter, der Informationen verbreiten möchte, hat man mitunter jedoch weniger Einfluss darauf, wie genau sich die Teilnehmenden austauschen. Zudem eignet sich eine solche Plattform eher für die Kommunikation in Kleingruppen, ist eine kritische Personenanzahl erreicht, wird der Austausch oft eher gehemmt. Die Vermittlung hochprofessionellen Bild-Contents kann bei dieser Art der Plattform zudem erschwert werden, da hier meist eine gute Tonqualität im Fokus liegt und so die Bildqualität leiden kann, insbesondere wenn viele Personen ein Kamerabild senden und dieses beispielsweise im Gallery-View dargestellt wird.
Auf der anderen Seite finden sich Webcast-Anbieter. Populäre Provider dürften hier wohl YouTube, Vimeo oder auch Facebook sein, die Bandbreite der Dienstleister, wie auch bei Webmeeting-Plattformen, ist jedoch sehr groß. Der Fokus liegt auf einer gezielten Vermittlung von Inhalten an eine große Zahl von Teilnehmenden bei einer möglichst hohen Qualität im Stream. Zuschauer: innen können jedoch, im Gegensatz zum Webmeeting, nur begrenzt, zum Beispiel durch einen Chat oder Umfragen, an der übertragenen Veranstaltung partizipieren. Live-Interaktionen oder Workshop-Sessions seien hier nicht möglich, gibt Matthias Petruschke, IT-Projektmanager bei Gahrens + Battermann, zu bedenken. Auch könne die Plattform nicht wirklich individualisiert werden und der Anbieter sei bei der Darstellung deutlich im Fokus.
Solche Arten von Plattformen können, vereinfacht gesagt, als Mischung aus Webmeeting und Webcast verstanden werden. Es gibt eine Vielzahl an Dienstleistern und unterschiedlichen Ausprägungen. Denn bei diesen Event-Plattformen stehen klar die Individualisierung und das jeweilige Veranstaltungsziel im Fokus. Die Teilnehmenden befinden sich also in einer speziell gestalteten Eventumgebung (im Corporate Design des Veranstalters), in die der Stream eingebunden wird, und nicht auf einer 08/15-Plattform. Durch das hohe Maß an Individualisierung sowie die Option, verschiedenste Interaktionstools wie Chats, Umfragen oder Quiz integrieren zu können, schaffen diese Plattformen ein besonderes Erlebnis für die Nutzer:innen.
Falls gewünscht, können auf Plattformen auch Workshops umgesetzt werden. (Bild: fizkes/Shutterstock)
Auswahl der richtigen Event-Plattform
Die Corona-Pandemie hat dem Thema Streaming und Event-Plattformen einen massiven Schub verpasst. Im letzten Jahr sind sehr viele Anbieter neu auf den Markt gekommen. Bei diesem höchst individuellen Thema, mit den unterschiedlichsten Ansprüchen der Veranstalter, hat jede Plattform mit Sicherheit ihre Berechtigung. Trotzdem herrscht aktuell ein Überangebot, es ist zum Teil für Veranstalter äußerst schwierig, das passende Tool im Meer der Plattformen zu finden.
Worauf müssen Veranstalter also bei der Auswahl der Streaming-Plattform achten? Genau wie auch bei der Wahl einer Location oder eines Streaming-Studios muss auch bei der Entscheidung für eine Event-Plattform zunächst geklärt werden, was die Anforderungen an die Veranstaltung sind und welche Rahmenbedingungen vorliegen. So macht es einen großen Unterschied, wie viele Personen – 50 oder 5.000 – am Event teilnehmen. Auch welche Inhalte am Veranstaltungstag vermittelt werden sollen, hat einen Einfluss auf die Wahl der Plattform. Hier lautet das Motto „Platform follows Content“. Ebenfalls spielt die Länge des Events eine wichtige Rolle: ob schnelle Produktvorführung mit kurzweiliger Einbeziehung der Teilnehmenden, Kongress mit einzelnen Workshops oder Mitgliederversammlung mit Tagesordnungspunkten. Veranstalter sollten sich beim Auswahlprozess ebenfalls mit ihrer Zielgruppe auseinandersetzen. „Ist ein offener Zugang für jede Person ohne Beschränkungen gewünscht oder handelt es sich um eine interne Veranstaltung mit einem hohen Sicherheitslevel, zu der nur ein exklusiver Kreis zugelassen werden soll?“, das sind Fragen, die sich Planer:innen laut Matthias Petruschke im Vorhinein stellen sollten.
Wichtig ist auch der Interaktionsgrad beim Event. Hier macht es einen Unterschied, ob die Teilnehmenden nur zuschauen oder aktiv als User:innen partizipieren sollen, zum Beispiel in Form von Workshops in Kleingruppen oder kleinen Aktivierungen durch Live-Abstimmungen oder Quiz. Dabei ist von 2D-Plattformen bis zu virtuellen Messe-Umgebungen oder sogar personalisierten Avataren heutzutage alles möglich. Es gilt jedoch nicht: je mehr, desto besser. Eine visuell ansprechend gestaltete 2D-Umgebung kann genauso gut sein wie eine 3D-Welt mit Messeständen und zielgenauer Wegeführung – es kommt immer auf die Veranstaltungsart und das Eventziel an. Besteht der Wunsch nach digitalen Avataren, sollten Veranstalter die speziellen Hardware-Anforderungen bedenken, eine Anwendung auf dem Smartphone oder Tablet ist dann nicht möglich. Ebenfalls mitbedacht werden sollte auch das Thema Datenschutz. DSGVO-Richtlinien, Serverstandorte, Login-Verfahren oder Einschränkungen durch VPN: All das muss hinreichend betrachtet und mit dem potenziellen Dienstleister genau besprochen werden.
Hat der Veranstalter sich ein genaues Bild vom Event, den Zielen und den zu beachtenden Rahmenbedingungen gemacht, gilt es, die passende Streaming-Plattform oder Event-Plattform auszuwählen. Das sollte mindestens sechs bis acht Wochen vor dem Go-Live der Eventumgebung geschehen. Dabei ist Go-Live nicht mit dem Veranstaltungstag gleichzusetzen, sondern mit dem Zeitpunkt, ab dem die Plattform online ist. Ab diesem Zeitpunkt können die Teilnehmenden beispielsweise durch Umfragen oder Abstimmungen bereits abgeholt und integriert werden, auch das Programm kann dargestellt werden, die Teilnehmenden können die Umgebung kennenlernen und ihr Profil gestalten.
Um nun die Plattform optimal aufzubauen, sollten Veranstalter mit dem Dienstleister alle Anforderungen, Wünsche und Ziele detailliert besprechen. Im Dialog kann dann geklärt werden, welche Interaktionstools wirklich Sinn machen, ob eine technische High-End-Show abgeliefert werden oder der Fokus doch auf einer zielgerichteten Vermittlung von Inhalten liegen sollte. Auch alle Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes müssen jetzt unbedingt abgesprochen werden.
Hinsichtlich des Set-ups der Plattform können Veranstalter meist auf Standard-Features zurückgreifen, die eine gute erste Orientierung bieten. Je nachdem wie umfangreich die Plattform gestaltet wird, kann der Prozess jedoch auch etwas länger dauern. Dabei sollte immer auf einen stringenten und logischen Aufbau geachtet werden, der den Teilnehmenden die Navigation und Orientierung in der Umgebung so leicht wie möglich macht. So spielt dann auch die Usability beim abschließenden Testing der Plattform eine wichtige Rolle. Insbesondere bei individuellen Plattformen, bei denen sich viel anpassen lässt, kann es leichter passieren, dass User:innen sich nicht sofort auf der Eventumgebung zurecht finden. Hierbei sollte auch das technische Vorwissen der Teilnehmenden miteinbezogen werden. Schwierigkeiten kann es auch durch VPN-Einschränkungen bei bestimmten Funktionen geben, vor allem bei globalen Events.
Bevor sich Veranstalter auf die Suche nach einer Event-Plattform machen, sollten sie genau wissen, welche Eventziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen vorliegen. 2D- oder 3D-Umgebung, Interaktionsgrad, Sicherheitslevel, Anmeldeverfahren: All diese Punkte müssen bedacht wer-den. Dabei sollten immer, wie auch bei analogen Events, die Teilnehmenden im Mittelpunkt stehen. Bei der Vielzahl an Funktionen und Gadgets, die die meisten Plattformen anbieten, sollten sich Veranstalter wirklich ganz genau überlegen, mit welchen Features die Teilnehmenden abgeholt werden und an welchen Punkten weniger vielleicht mehr ist. „Die Plattform bildet aber letztlich immer nur den Rahmen der Veranstaltung ab“, betont Matthias Petruschke. Auch wenn sie Möglichkeiten bietet, das Veranstaltungsziel zu erreichen, steht sie niemals für sich allein und sollte immer nur integrativ genutzt werden.
