von Thomas Waetke und Christian Raith, Artikel aus dem Archiv vom
Die Verlegung eines Events bringt viele Herausforderungen mit sich, auch aus rechtlicher und versicherungstechnischer Sicht. Was dabei beachtet werden muss, zeigen unsere Experten aus Recht und Versicherung.
Thomas Waetke (Bild: Schutt, Waetke Rechtsanwälte)
Langfristige Verträge bringen Risiken mit sich, wenn man später nicht mehr aus dem Vertrag herauskommt – insbesondere wenn ein Ereignis eintritt, das die Durchführung des Vertrages stört bzw. unmöglich macht.
Veranstalter brauchen vielfach eine monatelange Vorlaufzeit. Sie brauchen die Sicherheit, dass beispielsweise die gewünschte Location oder der/die gewünschte Künstler:in für die geplante Veranstaltung tatsächlich zur Verfügung steht. Eine frühzeitige Buchung ist daher oft unumgänglich. Diese Frühzeitigkeit bedingt aber, dass der Veranstalter nicht wissen kann, was bis zur Veranstaltung passiert.
Daher schauen wir uns eine Möglichkeit an, wie man sich hierauf vorbereiten kann. Ist die Veranstaltung ursprünglich live geplant und soll sie später womöglich hybrid oder rein digital stattfinden, so sollte diese Möglichkeit vereinbart sein. Denn eine Verlegung der Veranstaltungsart von Präsenz ganz oder teilweise ins Digitale ist nicht einfach so möglich. Wer sich künftig also maximale Flexibilität vorbehalten will, sollte im Vertrag vereinbaren, ob und unter welchen Voraussetzungen eine „technische“ Verlegung möglich ist.
Wenn eine Präsenzveranstaltung angekündigt ist und ein Gast ein Ticket dafür kauft, so muss der Veranstalter auch eine Präsenzveranstaltung liefern. Er kann diese Veranstaltung grundsätzlich weder zeitlich verlegen noch aus der Präsenzveranstaltung eine digitale Veranstaltung machen. Macht er das, können Besucher:innen ihr Eintrittsgeld zurückverlangen. Möchte der Veranstalter das vermeiden, so müsste er mit dem Gast von Anfang an vereinbaren, dass die Veranstaltung sowohl als Präsenzveranstaltung als auch als digitale Veranstaltung durchgeführt werden kann.
Wird die Veranstaltung hybrid durchgeführt, muss außerdem auch bedacht werden, ob die anwesenden oder im Stream sichtbaren Besucher:innen möglicherweise im Live-Stream oder der Aufzeichnung erkennbar sind. In diesem Fall greifen datenschutzrechtliche Anforderungen, so dass der Veranstalter u.a. eine Datenschutzerklärung formulieren muss, in der er die Besucher:innen über die Datenverarbeitung (hier nämlich den Live-Stream oder die Aufzeichnung) informieren muss.
Will der Veranstalter in der von ihm gemieteten Location sowohl die Präsenzveranstaltung als auch gegebenenfalls die digitale Veranstaltung durchführen, wird es mit Blick auf die reine Miete keine sonderlichen Schwierigkeiten geben. Vorsichtshalber sollte sich der Veranstalter die Erlaubnis holen, im Gebäude filmen zu dürfen (das sollte er ohnehin, wenn er auch in einer Präsenzveranstaltung Fotos oder Videos herstellen möchte).
Sind aber beispielsweise Tagungspauschalen, Getränkepauschalen oder Zahlungen entsprechend der Teilnehmerzahl vereinbart, so entfällt diese Zahlungspflicht nicht automatisch deshalb, weil der Veranstalter aus einer Präsenzveranstaltung eine digitale Veranstaltung macht (auch wenn er im Übrigen in der Location bleiben würde, um von dort live zu streamen). Da der Veranstalter nicht sicher sein kann, ob er sich später auf Höhere Gewalt berufen können wird, sollte er von Beginn an mit dem Vermieter vereinbaren, wie mit den Zahlungen der Pauschale umgegangen wird, wenn die Veranstaltung ohne Teilnehmende live gestreamt wird.
Dies betrifft auch alle Dienstleister, die von der Anwesenheit von Besucher:innen abhängig sind. Auch hier tritt nicht einfach automatisch Höhere Gewalt ein, nur weil der der Veranstalter lediglich live streamt. Es gilt also ebenfalls, dass bei Vertragsschluss vereinbart werden sollte, was in diesem Fall insbesondere mit den vereinbarten Zahlungen passieren soll. Der Veranstalter muss dabei schon aus juristischen Gründen darauf aufpassen, dass er dabei den Dienstleister nicht „unfair“ behandelt: Denn dann können solche Vereinbarungen womöglich unwirksam sein. Dies kommt in Betracht, wenn der Veranstalter das Ausfallrisiko vollständig auf den Dienstleister abwälzen würde wollen, der Dienstleister aber im Gegenzug nicht einmal Mitspracherechte hätte.
Ähnlich wie ich es oben zu Gästen beschrieben habe, gilt das auch bei Kunstschaffenden, Vortragenden und Mitwirkenden: Auch diese Personen müssen wissen, ob es sich um eine klassische Präsenzveranstaltung handelt, oder die Veranstaltung gestreamt oder aufgezeichnet wird. Denn: Der Veranstalter benötigt dann die für den Live-Stream oder die Verwertung der Aufzeichnung notwendigen Rechte. Ein Kunstschaffender, Speaker oder Mitwirkender kann aber nur diejenigen Rechte dem Veranstalter einräumen, wenn er/sie auch weiß, dass der Veranstalter diese Rechte braucht.
Ein Beispiel: Ein Vortragender verwendet eine PowerPoint-Präsentation mit Texten und Fotos, die er/sie im Internet gefunden hat. Für den Vortrag bei einer klassischen Präsenzveranstaltung benötigt der Speaker andere Rechte (nämlich das Vortrags- bzw. Aufführungsrecht), als wenn derselbe Vortrag im Internet live gestreamt werden würde. Und: Durch das Verlassen der Präsenzveranstaltung bzw. bildlich gesprochen des Veranstaltungsraumes in das Internet, übernimmt ab diesem Moment der Veranstalter die Verantwortung auch für die Inhalte des Speakers: D.h. der Veranstalter hat ein originäres Interesse daran, dass er vom Vortragenden die dafür passenden Rechte erhält.
Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass eine zeitliche Verlegung einer Veranstaltung grundsätzlich nicht möglich ist: Bei Veranstaltungen handelt es sich um ein sogenanntes Fixgeschäft an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit mit einem bestimmten Programm. Eine zeitliche Verlegung ist daher nur denkbar, wenn der andere zustimmt, oder wenn von vornherein eine gewisse zeitliche Flexibilität ausdrücklich vereinbart wurde.
Thomas Waetke ist Rechtsanwalt und spezialisiert auf das Veranstaltungsrecht. Er ist Dozent, Buchautor und Herausgeber des Internetportals eventfaq.de. E-Mail: thomas@eventfaq.de
Die Verlegung einer Veranstaltung hat auch Auswirkungen auf die Versicherungen. Es kann sogar so sein, dass die Verlegung eines Events bereits ein Schadenfall ist. Im Bereich der Veranstaltungsausfallversicherung ist dies regelmäßig der Fall.
Im Rahmen einer Ausfallversicherung sind die dadurch entstehenden Mehrkosten sogar versichert. Wer also über eine Police mit dem Einschluss von Pandemien verfügt hat, konnte die Veranstaltungen entweder absagen oder verlegen. Beide Fälle wären im Rahmen der Ausfallversicherung gedeckt. Natürlich kann es auch andere Gründe für die Verlegung einer Veranstaltung geben, die ebenfalls mitversichert sind. Der Kunde genießt weiterhin seinen unveränderten Versicherungsschutz, da sich dieser je nach Bedingungen automatisch bis zum Nachholtermin verlängert. Eine Verlegung muss jedoch im Vorfeld mit dem Versicherer abgesprochen werden, um zu klären, welche Variante dieser unterstützen möchte. Denn die Absage ist meist die größere finanzielle Belastung als eine Verlegung. Bei einer Verlegung werden nur die Mehrkosten erstattet oder auch der Gewinn aus zurückgegebenen Tickets, die nicht weiterverkauft werden konnten. Die Mehrkosten für eine Verlegung sind meist Anzeigen, erneute Personalbuchungen etc. Die Gefahr bei einer Verlegung ist natürlich, dass der neue Termin auch nicht stattfinden kann und man dann entweder erneut verlegt oder dann das Event komplett absagt. Das kann dazu führen, dass der Schaden somit größer wird, als wenn man von Anfang an gleich abgesagt hätte.
Einige Versicherer haben im Rahmen der Pandemie der Absage zugestimmt, um endgültig alle Pandemie-Risiken für die Zukunft zu verbannen. Dann bekommt der Kunde seine gesamten Kosten und meist auch den kalkulierten Gewinn, sofern dieser mitversichert wurde. Der Versicherer hat somit keine Gefahr mehr, dass er im ersten Jahr die Verschiebekosten bezahlt und ein Jahr später dann doch den Totalschaden aufgrund der Absage regulieren muss.
Wichtig ist, dass sich der Versicherungsnehmer schadenmindernd verhält und nicht einfach absagt, sondern die preisgünstigste Alternative wählt. Dennoch, eine Verschiebung ist bei manchen Veranstaltungen gar nicht möglich. Entweder weil z.B. der/die Künstler:in zu dem anderen Termin gar nicht zur Verfügung steht oder weil man ein Festival eben nicht einfach verschieben kann.
Wenn man eine Veranstaltung nicht wegen eines versicherten Schadens verschieben möchte, sondern z.B. weil der Act eine andere Verpflichtung eingeht oder die Tickets sich nicht gut verkauft haben, dann muss man im Vorfeld nicht mit dem Versicherer wegen einem Schaden sprechen, sondern nur mit ihm klären, dass der Versicherungsschutz entsprechend verlängert wird. Jetzt kommt es auf die Umstände, die Summen und den Umfang der Police an, ob der Versicherer beitragsfrei oder prämienpflichtig verlängert. Bei einer sogenannten Personendeckung, also Unfall, Krankheit oder Tod der Künstler:innen, wird es meist mit Prämien belegt werden, da der Versicherer über einen längeren Zeitraum Versicherungsschutz gewährt. Das ist auch nachvollziehbar. Wenn man nur einen Location-Ausfall hat, wird es in vielen Fällen auch ohne Mehrprämie möglich sein, zu verschieben.
Bisher ging es immer um die Ausfallversicherung. Bei den anderen Sparten sieht es wie folgt aus: Haftpflicht – nachdem das Hauptrisiko meist auf den Tag der Veranstaltung ausgelegt wurde und sich dieses Event verschiebt, werden auch hier die Verschiebungen meist beitragsneutral verlegt. Denn der wahrscheinlichste Schaden passiert ja während dem Event und somit ist kein erhöhtes oder verlängertes Risiko vorhanden. Für die Elektronik-, Ausrüstungs- und Zeltversicherung kommt es darauf an, ob das Risiko länger vor Ort ist. Nimmt man also an, dass der Aufbau bereits erfolgt ist und das Event nicht stattfinden kann, sondern um eine Woche verschoben wird, dann hat man eine längere Versicherungsdauer und erhöht damit das Risiko für den Versicherer, dass z.B. der Sturm zuschlägt oder ein Einbruchdiebstahl erfolgt. Das bedeutet eben auch einen Mehrbetrag. Ist man noch weit weg von einer Veranstaltung und es wurde auch noch nichts transportiert oder aufgebaut, dann wird es auch hier beitragsfrei zu einer Verlegung der Police kommen.
In allen Fällen ist es wichtig, mit dem Versicherer oder der Fachmakler:in zu sprechen, um die beste Lösung zu finden und sicherzustellen, dass man auch bei dem Verlegungstermin richtig versichert ist.
Christian Raith ist geschäftsführender Gesellschafter der erpam GmbH, einem seit über 30 Jahren agierenden Spezialversicherungsmakler im Entertainmentbereich. Mit seinem Team beschäftigt er sich täglich mit den Versicherungsfragen rund um die Event- und Entertainmentbranche.
