Die technischen Möglichkeiten im Veranstaltungsbereich werden immer ausgefeilter und beeindruckender. Projektionen, LED-Installationen, Lichtshows und der zunehmende Anteil an virtuellen Elementen machen den technischen Part an der Eventplanung so komplex, dass dafür eigene Konzepte erstellt werden. Als Grundlage dafür kann ein spezifisches Briefing dienen, das die zielgenaue Auswahl der Technik für die einzelnen Gewerke ermöglicht.
(Bild: Shutterstock / Sura Nualpradid)
Als Besucher:in nimmt man ihre Arbeit oft gar nicht bewusst wahr, doch hinter den Kulissen weiß jeder: Ohne Technik kein Event. Die Veranstaltungstechnik gehört zu den absoluten Basics und sorgt dafür, dass Strom, Licht und Ton funktionieren, damit beim Event niemand im Dunkeln sitzt. Ihre Bedeutung geht aber weit darüber hinaus. Sie vermittelt Informationen, ermöglicht weltweiten Austausch und schafft die gesamte Atmosphäre der Veranstaltung. Mit technischen Mitteln lassen sich Spannungsbögen aufbauen, Emotionen kreieren und Erinnerungen bei den Besucher:innen einbrennen. All diese Wirkungen finden unterschwellig statt, und ihre Erzeugung erfordert Feingefühl und Expertise.
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Technikkonzeption oder Ausführungsplanung?
Es ist deshalb unerlässlich, gut mit dem Technikdienstleister zusammenzuarbeiten und alle Rahmenbedingungen zu schaffen, damit die Verantwortlichen für einen reibungslosen Ablauf sorgen können. Häufig obliegt dies der Agentur, die mit Konzeption und Planung betraut ist und alle Gewerke koordiniert. Immer wieder findet die Zusammenarbeit aber auch direkt zwischen Kunde und Technikdienstleister statt. In diesem Fall liefert der Kunde seine Vorstellung vom Endprodukt und die Rahmenbedingungen der Umsetzung, und die Technikfirma erarbeitet auf dieser Basis ein eigenes Konzept.
Je nachdem, ob die Dienstleister lediglich mit der konkreten Ausführungsplanung nach vorhandenen Vorgaben betraut werden oder ob sie eine eigene Konzeption ausarbeiten können, muss auch das jeweilige Briefing unterschiedlich detailliert ausfallen. Welche Informationen es allgemein enthalten und welche Fehler man vermeiden sollte, hat die Poolgroup, eines der größten Eventproduktionsunternehmen in Deutschland, für EVENT PARTNER beantwortet.
Umsetzung nach konkreten Vorgaben
Bestehen enge Vorgaben, die vor allem bei öffentlichen Auftraggebern oft noch von festgelegten Vergaberichtlinien definiert werden, müssen diese selbstverständlich im Briefing auftauchen. In diesem Fall sind so viele Details wie möglich mitzugeben, um dem Dienstleister Klarheit über die Erwartungen und Möglichkeiten zu vermitteln. Dazu gehört der genaue Zeitplan der Veranstaltung ebenso wie die konkreten Aufgaben für jedes einzelne technische Gewerk, also aufgeteilt nach Licht, Ton, Video, Rigging, Pyro, Bühnen-/Setbau etc. Auch Informationen zu den nicht-technischen Gewerken wie Programm, Prints und Catering können erforderlich sein, um einen Gesamteindruck vom Event zu bekommen und alle Anforderungen an die technische Umsetzung einzubeziehen.
Ebenfalls unverzichtbar für die technische Ausführungsplanung sind Angaben zu den Rahmenbedingungen der Location. Diese reichen von Lage, Größe und Aufbau über die Infrastruktur hinsichtlich Strom und Internet bis hin zu den Decken- und Bodenlasten. Nur mit diesen genauen Informationen können Umsetzbarkeit und Sicherheit gewährleistet werden.
Dienstleister benötigen genaue Anweisungen zu den technischen Leistungen wie Licht, Ton, Rigging sowie zum Bühnen- bzw. Setbau. (Bild: Shutterstock / Purple Moon)
Rahmenvorgaben und Spielraum
Die besonderen Bedingungen der jeweiligen Location sind natürlich ebenso wichtig für das Briefing, wenn das endgültige technische Konzept noch vom Dienstleister gemacht werden soll. In dem Fall kommen zu den oben genannten Details noch weitere Vorgaben wie Messerichtlinien, feste Vertragspartner oder auch Lautstärkebegrenzungen hinzu, die der Konzeptersteller berücksichtigen muss. Da dieser Prozess aber auch mehr Freiheit für Kreativität beinhaltet, darf das Briefing sich nicht auf die harten Fakten beschränken. Es sollte zusätzlich einen Umriss davon enthalten, wie das Endergebnis nach der Kundenvorstellung aussehen soll. Unverzichtbar sind außerdem konkrete Angaben zu Zeit- und Budgetrahmen. Nur so kann ein realistisches und tragfähiges Konzept erstellt werden. Diese Aufgabe direkt an den Dienstleister zu geben, hat laut dem Team der Poolgroup einen großen Vorteil: Die Fachleute können effizienter und maßgeschneidert auf die Bedürfnisse des Kunden produzieren und somit die idealen Mittel für das gewünschte Ergebnis auswählen. „Davon profitiert auch der Kunde, da das Konzept dann direkt auf der tatsächlichen Machbarkeit basiert, die bei uns im Vorhinein geprüft wird.“
Zeit für Zwischenschritte
Auf die Frage, welche Fehler beim Briefing für die Eventtechnik zu vermeiden sind, gibt die Poolgroup ein ganz konkretes Beispiel. „Ein klassischer Fehler ist aus Sicht eines technischen Dienstleisters das häufige Vernachlässigen von Programmierzeiten in der Planung.“ Direkt nach der Installation sei ein Licht- oder Videosystem ohne Weiteres noch nicht einsetzbar. Man müsse daher unbedingt einen separaten Arbeitsschritt innerhalb des Projekts einplanen, in dem die Show-Inhalte angelegt werden und die wesentlichen Elemente wie Licht, Ton, Video und Content programmiert werden.
Die Erstellung eines eigenen Briefings für die Technik ist also nicht zu vernachlässigen und sollte mit großer Sorgfalt erledigt werden. Mit allen wichtigen Informationen und einem ausreichenden Maß an kreativem Spielraum können die Dienstleister ein technisches Konzept schaffen, das das gesamte Event beeinflusst und über den Eindruck entscheidet, der schließlich bei den Gästen zurückbleibt.
Artikelreihe Briefing
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