Kippdata unterstützt mit seiner Software placeit kartenbasiert die organisatorische Planung und Kommunikationsprozesse von vornehmlich Sportgroßveranstaltungen. Die Erweiterungen innerhalb der Produktfamilie sprechen zunehmend auch andere Veranstalter an.
(Bild: kippdata)
2023 ist für kippdata ein bedeutendes Jahr, denn das Bonner IT-Unternehmen feiert sein 25-jähriges Jubiläum – genauso wie Google. Auch die zugehörige Brand placeit entwickelt sich seit mehr als vier Jahren dynamisch auch auf einem internationalen Markt. „Wir dürfen uns zu den sehr erfahrenen Unternehmen der IT-Branche zählen“, sagt Sven Maurmann, Geschäftsführer und Mitinhaber von kippdata. Die Expertise in der Softwareentwicklung bringt man besonders in die Planungs-, Organisations- und Kommunikationssoftware placeit ein, die u.a. beim Radklassiker Eschborn-Frankfurt, der Tour de Suisse und der Radsportweltmeisterschaft 2024 in Zürich Anwendung findet. Außerhalb der Rad- und Triathlon-Branche kennen viele Veranstalter placeit noch nicht. Doch kippdata erweitert das Produkt für noch mehr Zielgruppen. „Wir sehen in dem kartenbasierten Organisationsansatz wirklich Potenzial, Events mit jeglicher Art von Infrastrukturanforderungen effizient zu unterstützen“, erklärt Maurmann.
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Sven Maurmann, Mitinhaber und Geschäftsführer der kippdata informationstechnologie GmbH (Bild: kippdata)
Genauigkeit und Zeitersparnis
Den enormen Organisationsaufwand, den eine Veranstaltung bedingen kann, beschreibt der kippdata-Geschäftsführer anhand der Radsport-Wettbewerbe, bei denen placeit bereits eingesetzt wird: I.d.R. werden Straßen gesperrt, VIP-Bereiche aufgebaut sowie Start- und Zielpositionen für die Radsportler:innen eingerichtet. Viele Zuschauende säumen die Strecken, die Etappen müssen vorbereitet werden. Veranstalter müssen sich mit Behörden abstimmen, Auf- und Abbaueinsätze der Partner planen und überwachen sowie Informationen für Athlet:innen und Publikum oft kurzfristig aktualisieren. Ein langer Weg bis hin zur Genehmigung für den Streckenverlauf, meint Maurmann, und hierbei komme es auf Genauigkeit und Präzision an. Das zu Grunde liegende Kartenmaterial müsse aktuell sein sowie Pläne von Feuerwehr oder den Katasterämtern berücksichtigen.
Und so kommt placeit ins Spiel: Die Web-basierten Werkzeuge nutzen Karten und Pläne und erlauben beispielsweise das einfache Wechseln zwischen den verschiedenen Ansichten. Planende könnten so, erklärt Maurmann, schnell zwischen Planansicht und Luftbild switchen, um einen besseren Eindruck von den konkreten Auswirkungen eines bestimmten Eingriffs zu gewinnen. „Jede Planungsänderung wird sofort Bestandteil der Datenbasis und geht nicht verloren. Der Planungsstand ist immer aktuell und korrekt, es muss keine Vielzahl von Dokumenten mühsam manuell zusammengehalten werden“, betont Maurmann die Zeitersparnis durch die Software: „Streckenplanende sagen uns, dass sie mit placeit bis zu 30% weniger Zeit aufwänden.“
Ständiger Zugriff auf Datenpunkte
Ein weiterer Vorteil von placeit ist der gemeinsame Zugriff auf alle Daten durch die am Planungs-, Organisations- und Kommunikationsprozess beteiligten Personen. „Bei vielen Eventplanungen wird die Vorbereitungs- und Durchführungsphase mit einem Datenbruch begonnen“, sagt Maurmann. Die für die Genehmigung erfassten Daten lägen für die weitere Organisation nicht vor, sodass für diese Phase Daten neu erfasst und in unterschiedliche Karten eingetragen werden müssten. Nicht so mit placeit. Die während der Planung bereits erfassten – mitunter bis zu zehntausend – Datenpunkte stehen mit allen Informationen wie zur Streckenlänge oder verfügbaren Flächen in placeit zur Verfügung und können z.B. als Office-Datei exportiert werden. So lasse sich laut Maurmann u.a. die Anzahl der Absperrgitter simpel aus der vorhandenen Längeninformation einer gezeichneten Sperrlinie ablesen. „Ein unschätzbarer Vorteil für die Logistik“, ist er sich sicher.
Alle am Event beteiligten Personen sind ständig mobil up to date. (Bild: kippdata)
Aufgabenverteilung und -kontrolle
Erfasste Punkte, Streckenzüge oder Flächen können in placeit mit Aufgaben versehen werden, die jederzeit Aufschluss über den aktuellen Bearbeitungsstand geben. So lassen sich sämtliche organisatorische Arbeitsschritte zeitlich verteilen und Verantwortlichen im placeit-Taskmanager zuordnen. „An dieser Stelle wird deutlich, dass unser Ansatz nicht primär ein technischer, sondern vor allem ein organisatorischer ist. Es geht darum, die Bruchstellen im Eventmanagement zwischen einer effizienten Eventvorbereitung und erfolgreichen Durchführung dauerhaft zu überwinden“, sagt Maurmann. So könnten Informationen z.B. darüber, wann und von wem im Zielbereich eines Events Mediascreens aufgestellt werden sollen, wo VIP-Trucks und Übertragungswagen wann vorgesehen sind und welche Infrastruktur hierzu bereitzustellen ist, sinnvoll aneinandergereiht werden. Auf die Kartenansichten und Aufgabenverteilung zugreifen können alle Beteiligten direkt vor Ort u.a. über ihre mobilen Endgeräte.
Effizienzsteigerung durch placeit
In der breiten Veranstaltungsbranche werde derzeit noch spärlich auf digitale Planungs- und Kommunikationswerkzeuge gesetzt, meint Maurmann und begründet seine Einschätzung damit, dass technischer Wandel noch immer häufig mit Instabilität und Mehraufwand verbunden würde und die Vorteile vernebele. Doch er ist sich sicher, dass kippdata sein Produkt noch stärker am Markt etablieren wird: „Wir überzeugen mit dem erfolgreichen Einsatz von placeit bei den vielen Events, die wir in den letzten Jahren unterstützen durften.“ Die Software habe mit ihren unterschiedlichen Komponenten nicht nur Großveranstaltungen begleitet, sondern auch viele kleinere Events im Stadtmarketing und Tourismusregionen, Fachkongresse oder das Oldtimer-Festival in den Bergen. Hierbei würden nicht immer alle Komponenten gleichzeitig gebraucht, sondern bedarfsgerecht ausgewählt. Und so habe man placeit zu einer Produktfamilie ausgeweitet, die u.a. ein Gamification-Modul für die Besucherlenkung auf Kongressen oder zur Sponsorenaktivierung umfasse. „Wir leisten mit placeit an vielen Stellen Pionierarbeit, die ohne die wertvollen Rückmeldungen unserer Kund:innen so nicht möglich wäre“, sagt Maurmann über das Potenzial der Software. Die einhergehende Effizienzsteigerung bedeute gerade in Zeiten eines akuten Personalmangels auch immer eine Absicherung der Zukunft.
