Zusammenarbeit zwischen Location & Ausstatter: Ein bestimmtes Raumdesign umsetzen
von Ellen Lübke-Meier, Artikel aus dem Archiv vom
Ein Stuhl ist ein Stuhl ist ein Stuhl?! Manchmal eben doch nicht. Im Zusammenspiel zwischen Location und Eventausstatter lässt sich die Idee für ein Raumdesign oft einfach realisieren.
(Bild: Grand Hall Zollverein)
Wer mit der Eventplanung beauftragt ist und sich um die Raumausstattung kümmern muss, hat dabei meist ein besonderes Konzept im Sinn. Etwa schlicht, aber geschmackvoll und doch edel. Gerne mit einer Prise Industriecharakter, vor allem, wenn in ungewöhnlichen Locations wie etwa in der Grand Hall Zollverein gefeiert wird.
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Die erste Wahl oder eine Alternative?
Die Umsetzung fängt häufig mit den Stühlen an, sagt Sascha Tebrügge von Party Rent. Die Auswahl des Eventausstatters mit Hauptsitz in Bocholt sei riesig, was aber nur hilft, wenn man schnell ist. Heißt, wer einen bestimmten Style für das Raumdesign möchte, sollte sich „seine“ Möbel am besten sofort sichern. „Wir sind seit Jahren das Partnerunternehmen für die Grand Hall“, so Tebrügge und erklärt den Ablauf: „Der Kunde bespricht in der Grand Hall vor Ort, was er sich vorstellt, oder das Team dort macht aus der eigenen Erfahrung heraus direkt Vorschläge.“
Steht das Konzept, geht das Ganze im besten Fall sofort als Bestellung an Party Rent. Schließlich ist es so: Veranstalter brauchen nicht selten mehrere Hundert Sitzmöbel, dazu die passenden Tische und Buffets. Und die können nicht lange einfach nur reserviert werden, um sich dann vielleicht doch anders zu entscheiden. „Was weg ist, ist weg“, sagt der Ausstattungsspezialist. Natürlich gibt es immer Alternativen, aber dann ist es eben nicht mehr die erste Wahl. „Wir müssen über die Auswahl des Materials hinaus rechtzeitig planen“, so Tebrügge. „Es kommen logistische Komponenten hinzu, das Personal für den Aufbau und den Transport sollte ja auch zur Verfügung stehen.“
Einen bestimmten Möblierungswunsch sollte man schnell buchen, bevor die Möbel anderweitig vermietet werden. (Bild: Grand Hall Zollverein)
Genügend Vorlaufzeit
Fünf bis sechs Monate seien als Vorlauf ideal. So sieht es auch der Geschäftsführer der Grand Hall, Gary Pott: „Alle Gewerke, die an einem Event beteiligt sind, sollten frühzeitig eingebunden werden; auch Catering und Technik.“ Ein einziges Mal, so erzählt er, gab es gar keine Stühle bei einer Veranstaltung in der Grand Hall. Das allerdings war tatsächlich so gewollt. „Jeder saß auf einem Pappkarton, der auch zu anderen Stationen auf Zollverein mitgenommen werden musste – das war Teil eines Spiels und kam richtig gut bei den Gästen an.“
