Ein effektives Teilnehmermanagement ist der Dreh- und Angelpunkt jeder erfolgreichen Veranstaltung. Es optimiert Registrierung, Kommunikation, das Teilnehmererlebnis und unterstützt das Erreichen der Eventziele. Ein gründliches Briefing legt dafür den Grundstein.
(Bild: Shutterstock / Dani Metaz)
Das Teilnehmermanagement ist ein Schlüsselprozess in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Eine optimale Teilnehmerorganisation führt zu einer reibungslosen Abwicklung und garantiert eine angenehme Erfahrung für alle Beteiligten. Ein wichtiges Element hierbei ist das Teilnehmermanagement-Briefing, welches sowohl für die Veranstalter als auch für den Teilnehmermanagement-Dienstleister essenzielle Informationen bereitstellt. Aber wie entscheidend ist dieses Briefing wirklich? Welche Vorteile bietet es? Wie früh sollte es in den Veranstaltungsplanungsprozess einfließen? Und welche Aufgaben muss der Kunde bereits erledigt haben, bevor ein Guest-Management-Dienstleister sinnvoll eingebunden werden kann? Philipp Sautter, Managing Partner bei Emendo Event + Congress, liefert Antworten.
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Vorteile eines effektiven Teilnehmermanagement-Briefings
Für einen Teilnehmermanagement-Dienstleister ist es wesentlich, umfassend und genau gebrieft zu werden, um sicherzustellen, dass eine Veranstaltung reibungslos ablaufen kann. Der Dienstleister sollte seine Services so genau wie möglich an das spezifische Event oder Format anpassen können. Ein genaues und detailliertes Briefing stellt sicher, dass der Dienstleister die Vision des Kunden vollständig erfasst und entsprechend umsetzen kann. Zuvor kommt jedoch die Pflicht: Die logistischen Zusammenhänge zwischen Eventplanung und Gästebetreuung müssen konsequent umgesetzt sein und schaffen die Basis. Das Briefing stellt eine entscheidende Rolle in der Planungsphase dar und bietet darüber hinaus eine Vielzahl von Vorteilen.
Ohne das Briefing wird das Sammeln aller notwendigen Informationen für die Veranstaltung zu einer aufwendigen und zeitraubenden Aufgabe. Dies kann zu langwierigen Abstimmungsprozessen führen, die sowohl für Kunden als auch für Dienstleister belastend sein können. Daher ist es aus Gründen der Effizienz und der Zeitersparnis unerlässlich, dass der Kunde im Voraus die Vorstellungen seiner Veranstaltung mit dem jeweiligen Guest-Management-Dienstleister teilt und strukturelle Überlegungen anstellt. So kann der Dienstleister genau auf die Wünsche und Präferenzen des Kunden eingehen und verschiedene Lösungen anbieten.
Im Briefing werden essenzielle Informationen für Veranstalter und Dienstleister bereitgestellt. (Bild: Shutterstock / Andrey Popov)
Effizienz durch eine frühzeitige Einbindung
Philipp Sautter betont, dass er und sein Team es immer bevorzugen, wenn Kunden den Dienstleister so früh wie möglich beauftragen und in den Planungsprozess einbeziehen. Leider ist das Teilnehmermanagement bei einigen Veranstaltungen und Kunden oft ein unterbewerteter Aspekt, an den erst spät im Prozess gedacht wird. Dabei haben Dienstleister die Fähigkeit, bereits in der Konzeptionsphase der Veranstaltung wertvolle Ideen und Impulse zu liefern.
Obwohl Kunden sich zu Beginn meistens erstmal um die Location, den Technikpartner oder um das Catering kümmern, betont Philipp Sautter die Bedeutung, den Dienstleister für das Teilnehmermanagement danach direkt mit in den Planungsprozess einzubeziehen. Dies ist entscheidend für die Konzeptionsphase, in der die logistischen Grundsteine gelegt werden. Eine späte Beauftragung kann zu Einschränkungen führen, da der Guest-Management-Dienstleister dann womöglich sehr begrenzten Handlungsspielraum hat und Kundenwünsche letztlich nur noch „hingebogen“ werden können.
Selbst bei Projekten, wo nur das Badge-Printing für die Veranstaltung benötigt wird, sind die Anforderungen frühzeitig zu klären: Datenfluss, Abfrageinhalte, Zugangsberechtigungen, Produktionszeiten für Rohmaterial und Technikverfügbarkeit sind nur einige Stichworte, die eine rechtzeitige Abstimmung erfordern.
Planung und Kommunikation
Vor dem Einbezug eines Guest-Management-Dienstleisters sollten Kunden eine genaue Vorstellung von Check-in und Teilnehmermanagement vor Ort entwickeln. Zusätzlich sollten sie sich bereits im Klaren darüber sein, welche Daten im Nachgang an die Veranstaltung von Bedeutung sind oder welche Struktur die Tickets haben sollen. Philipp Sautter hebt die Wichtigkeit hervor, dass der Kunde dem Dienstleister die zentrale Aussage des Events und des angestrebten Gästeerlebnisses deutlich vermittelt. Ausgestattet mit diesen wesentlichen Angaben, kann der Dienstleister passgenaue Pläne für die Umsetzung des Teilnehmermanagements ausarbeiten.
Doch nicht jeder Kunde hat bereits ein klares Bild vom modernen Teilnehmermanagement. Sautter berichtet von Kunden mit veralteten Vorstellungen, die glauben, ein Guest-Management-Dienstleister sei für das Drucken und Lagern von Namensschildern vor dem Event gut. Hier sieht er die Rolle des Dienstleisters darin, den Kunden auf aktuelle und effiziente Prozesse hinzuweisen, die zur jeweiligen Veranstaltung passen.
„Teilnehmermanagement und Digitalisierung“
Das Teilnehmermanagement nimmt oft eine Schlüsselrolle in der Eventplanung ein. Dennoch wird die Bedeutung in der Praxis häufig unterschätzt. Aus diesem Grund haben die folgenden Anbieter innerhalb des fwd: eine Projektgruppe „Teilnehmermanagement und Digitalisierung“ initiiert, mit dem Ziel, diesem Thema mehr Sichtbarkeit zu geben: – doo GmbH / – Emendo Event + Congress GmbH & Co. KG / – FastLane GmbH / – Guest One GmbH / – plazz AG
In regelmäßigen Meetings für die Mitglieder werden Themen rund um das Teilnehmermanagement aufgegriffen und inhaltlich aufbereitet, z.B. das richtige Teilnehmermanagement-Briefing.
Ein häufiger Irrtum sei die Annahme, dass der Einsatz von Technologie im Teilnehmermanagement hohe Kosten verursache. Tatsächlich kann Technologie jedoch dabei helfen, Personalkosten zu reduzieren und die Eventplanung effizienter zu gestalten. Manche Kunden sind sich der Komplexität des Teilnehmermanagements nicht bewusst und erkennen daher nicht die Wichtigkeit der notwendigen Vorarbeiten. Hier ist der Dienstleister gefordert, den Kunden eng zu begleiten und ausführlich zu beraten, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Dabei ist es entscheidend, dass der Kunde seine Erwartungen klar kommuniziert und nicht unausgesprochen voraussetzt. Offene und effektive Kommunikation zwischen Kunde und Dienstleister ist hier das A und O.
Grundlagen eines erfolgreichen Teilnehmermanagement-Briefings
Das Teilnehmermanagement-Briefing kann je nach Veranstaltung sehr umfangreich sein. Einige der grundlegenden Informationen, die aufgenommen werden sollten, sind das Datum der Veranstaltung, die voraussichtliche Teilnehmeranzahl und das Format des Events.
Des Weiteren sollten der Start des Projekts sowie der Zeitpunkt der möglichen Gästeregistrierung für den Teilnehmermanagement-Dienstleister geklärt sein. Zusätzliche Informationen über die geplante Versendung der Einladungen und potenzielle Rahmenbedingungen, einschließlich einer eventuellen Anmeldefrist, sollten ebenfalls in keinem Briefing fehlen.
Weitere relevante Punkte beinhalten die Frage, ob die Veranstaltung kostenpflichtig ist, ob es einen Einladungsverteiler gibt und ob es sich um eine öffentliche oder eine geschlossene Veranstaltung handelt. Es ist ebenfalls wichtig zu klären, auf welche Art die Einladungen verschickt werden sollen – per E-Mail oder doch postalisch? Zudem sollte festgelegt werden, welche Daten von den Teilnehmenden eingeholt werden müssen. Philipp Sautter betont jedoch, dass bei der Abfrage von Gästeinformationen stets die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten sind: Die DSGVO schreibt vor, dass nur solche Daten von den Gästen erhoben werden dürfen, die auch für die Planung der Veranstaltung benötigt werden.
Es ist auch von entscheidender Bedeutung, spezifische Gästekategorien und individuelle Details und Abhängigkeiten innerhalb der Buchungsstruktur in den Briefing- Dokumenten zu skizzieren . Beispielsweise können „Ehrengäste“ zusätzliche Berücksichtigung erfordern und eine besondere Behandlung bekommen, wie etwa die Unterbringung in einem anderen Hotel als dem der regulären Gäste.
Darüber hinaus kann eine Rabattstruktur ebenfalls für das Briefing relevant sein. Gibt es beispielsweise Mitgliedsnummern oder Abonummern, die validiert werden müssen, oder spezielle Rabattcodes, die den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden sollen? Diese Details beeinflussen die Art der Aufsetzung einer Anmeldeplattform und sollten daher im Briefing klar dargelegt werden.
Zum Interviewpartner
Philipp Sautter (Bild: EMENDO)
Philipp Sautter ist geschäftsführender Gesellschafter der Emendo Event + Congress GmbH & Co. KG. Als Fullservice- Dienstleister betreuen sie das Teilnehmermanagement nationaler und internationaler Projekte. Zudem ist Philipp Sautter Autor von diversen Buchartikeln zum Themenkomplex Teilnehmermanagement und lehrt das Fach „Angewandtes Projektmanagement: Kongress“ in Ravensburg an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg.
Organisatorische Aspekte wie die allgemeine Ticketorganisation und der Check-in-Prozess sind entscheidend für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung und müssen im Briefing ausführlich behandelt werden. Zum Beispiel könnte man sich fragen, wie die Registrierung und Verwaltung der Crew bei größeren Veranstaltungen abgewickelt wird und ob der Dienstleister diese Aufgaben ebenfalls übernehmen soll.
Ebenso sollte die Sprache bei der Registrierung und Einladung im Briefing festgelegt werden – vor allem bei internationalen Veranstaltungen. Ein weiterer wichtiger Aspekt, den Sautter erwähnt, ist die mögliche After-Sales- Kommunikation. Dies könnte beispielsweise das Versenden von E-Mails nach der Veranstaltung beinhalten, in denen Neuigkeiten verbreitet werden oder Feedback von den Gästen eingeholt wird. Auch dies kann ein wichtiger Bestandteil des Teilnehmermanagements sein und sollte entsprechend im Briefing behandelt werden.
„Es ist von großer Bedeutung, dass jedes einzelne Detail im Teilnehmermanagement berücksichtigt wird“, sagt Philipp Sautter. „Die erste Interaktion, die wir durch die Einladung und den Check-in-Prozess mit den Gästen auslösen, prägt ihre Wahrnehmung. Man sollte nie vergessen, dass es keine Möglichkeit gibt, den ersten Eindruck zu korrigieren.“
Zusammenarbeit zwischen Kunde und Dienstleister
Viele Teilnehmermanagement-Dienstleister auf dem Markt haben gewisse Schwerpunkte. Daher ist es für den Kunden wichtig, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen und zu überlegen, welche spezifischen Dienstleistungen er benötigt. Diese bewusste Vorabüberlegung hilft, gezielt nach einem geeigneten Dienstleister zu suchen.
Die Verantwortung für eine effektive Zusammenarbeit liegt jedoch nicht allein beim Kunden. Dienstleister sollten auch in der Lage sein, transparent zu kommunizieren, welche Dienstleistungen sie anbieten können und welche außerhalb ihres Leistungsspektrums liegen. Zur Vertiefung der Zusammenarbeit rät Philipp Sautter, dass Dienstleister direkt mit dem Endkunden kommunizieren sollten – selbst wenn eine Agentur die Veranstaltung organisiert. Dies kann dazu beitragen, Informationsverluste zu vermeiden und eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Teilnehmermanagement- Dienstleister in den gesamten Prozess einbezogen und über Änderungen informiert werden, selbst während des Events. Dies ermöglicht es dem Dienstleister, flexibel zu reagieren und den bestmöglichen Service zu bieten.
Verschiedene Veranstaltungsformate
Das grundlegende Prinzip des Teilnehmermanagements ist bei jeder Veranstaltung gleich. Unabhängig davon, ob es sich um eine Messe, eine Tagung oder eine andere Art von Event handelt, benötigt der Kunde eine Anmeldeplattform, über die sich die Gäste registrieren können. Dennoch gibt es Unterschiede in der Ausführung des Teilnehmermanagements je nach Art der Veranstaltung.
Ein deutliches Beispiel, welches Sautter anführt, ist der Unterschied zwischen Messen und Konferenzen. Während eine Messe in der Regel eine große Halle belegt, werden bei Konferenzen häufig mehrere Räume parallel genutzt und vom Veranstalter bespielt. Dies führt zu zusätzlicher Komplexität bei der Kontrolle der Raumauslastung. Bei Konferenzen muss daher genauer darauf geachtet werden, wie die Teilnehmenden sich über die verschiedenen Räume verteilen und wie die Kapazitäten der Räume optimal genutzt werden können.
Insgesamt stellt Sautters fest, dass – obwohl das grundlegende Konzept des Teilnehmermanagements universell ist – die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen von Event zu Event variieren können. Daher ist es für Veranstalter von entscheidender Bedeutung, einen Dienstleister zu wählen, der in der Lage ist, sich an die spezifischen Bedürfnisse ihrer Veranstaltung anzupassen.
Artikelreihe Briefing
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