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Online-Events als Skalierungsstrategie

von Martina Courth, 18. Dezember 2024

In Zeiten von knappen Budgets und Fachkräftemangel bringen Online-Events den großen Vorteil mit sich, dass sie sich im Vergleich zu physischen Events einfach skalieren lassen. Ksenia Trofimova von Techcast zeigt auf, warum Skalierung sinnvoll ist und welche Features eine Eventplattform dafür mitbringen sollte.

(Bild: Techcast)

Die Digitalisierung bringt Menschen zusammen. Was sich auf den ersten Blick widersprüchlich anhört, ist in Bezug auf Online-Events die volle Wahrheit. Für das Münchner Unternehmen Techcast, Anbieter von Event-Dienstleistungen und -Software im Bereich Echtzeit-Kommunikation, gehört die Vernetzung von Menschen im digitalen Raum zum Tagesgeschäft. Der Livestream-Dienstleister bietet eine DSGVO-konforme virtuelle Eventplattform, die Eventverantwortlichen Skalierbarkeit, Individualität, Interaktion und Sicherheit verspricht – individuell angepasst ans Unternehmen, für die interne wie externe Kommunikation nutzbar.

Vorteile digitaler Events

Durch die Digitalisierung wurden die Möglichkeiten für Unternehmen und Organisationen, ihre Zielgruppe und Stakeholder zu erreichen, vervielfacht. Insbesondere Online-Events bieten zahlreiche Vorteile: Sie erweitern die Reichweite erheblich, reduzieren Kosten und tragen zu einer nachhaltigeren Umwelt bei. Unternehmen haben einen effektiveren Zugriff auf ihre Zielgruppe, können den ROI steigern und das Engagement erhöhen. Mit skalierbaren digitalen Events wird der Berufsalltag der Event-Verantwortlichen erheblich erleichtert, da viele Aufgaben automatisiert und effizienter gestaltet werden können.

Faktoren für eine erfolgreiche Skalierung

Drei Hauptfaktoren sind für eine erfolgreiche Skalierung von Online-Events – sprich: das exponentielle Wachstum bzw. die Vervielfältigung ohne lineare Kostensteigerung – entscheidend:

Automatisierung und Technologie: Durch die Integration von Automatisierung und Technologie können Prozesse optimiert und die Anzahl der Events mit weniger Aufwand gesteigert werden. Digitale Eventplattformen, Softwarelösungen und künstliche Intelligenz spielen dabei eine zentrale Rolle.
Reproduzierbarkeit und Standardisierung: Standardisierte Prozesse ermöglichen es verschiedenen Abteilungen, Eventformate schnell und einfach zu replizieren, ohne ständig neue Tools und Features suchen zu müssen.
Elastizität und Flexibilität: Eine skalierbare Eventstrategie kann flexibel auf steigende Nachfrage reagieren. Kapazitätserweiterungen, Programmänderungen oder der Einsatz von On-Demand-Ressourcen sind dabei entscheidend.

Gründe für die Skalierung von Online-Events

Digitale Events zu skalieren, bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. So ermöglichen es skalierbare Online-Events Unternehmen, ihre Reichweite erheblich zu erhöhen und ihre Botschaften einem breiteren Publikum zugänglich zu machen.

Zudem sind Digital-Events in der Regel kostengünstiger als physische Veranstaltungen. Einsparungen bei Reise-, Unterkunfts- und Veranstaltungskosten sowie sinkende Produktionskosten tragen zur Kosteneffizienz bei. Und fast noch wichtiger: Event-Verantwortliche sparen Zeit, da keine Veranstaltungsorte gesucht, Logistik geplant oder Reisearrangements getroffen werden müssen. Die Eventplattform dient als Basislager für Vorbereitung, Teilnehmermanagement und Eventproduktion.

Darüber hinaus bieten Online-Events umfangreiche Optionen zur Datenerfassung und -analyse, was wertvolle Einblicke in das Teilnehmerverhalten ermöglicht und zur Verbesserung von Marketing- und Vertriebsstrategien beiträgt. Nicht zuletzt können Unternehmen ihre Veranstaltungen an verschiedene Zielgruppen anpassen und verschiedene Formate ausprobieren, um ein ansprechendes Erlebnis zu schaffen.

Interview mit Ksenia Trofimova, Head of Marketing and Communication bei Techcast

Was sind für dich die Must-have-Features im Rahmen eines digitalen Events bzw. für eine Eventplattform?

Ksenia Trofimova: Es gibt hier zahlreiche Features – je nach Veranstaltungstyp und Zielgruppe unterscheiden sich die Anforderungen. Meine Top 5 Features, die eine performante Eventplattform immer mit sich bringen sollte, sind folgende:

Registrierung für eine sichere User-Journey
Push-Nachrichten für die bessere Kommunikation
Frage-Management für eine smarte Koordination
Umfragen für mehr Interaktion
Statistik für gezielte Auswertungen

Welche USPs zeichnen die Eventplattform von Techcast aus?

Ksenia: Unsere Eventplattform vereint Livestreaming und Videoconferencing in einem Tool, was es uns ermöglicht, sowohl klassische Plenumveranstaltungen als auch interaktive digitale Workshops durchzuführen. Diese Workshops, die als Königsdisziplin der Remote-Zusammenarbeit gelten, basieren auf Technik, Dramaturgie und Didaktik. Besonders im B2B-Bereich ist es wichtig, die Plattform im Corporate Branding zu gestalten, was eine nahtlose Einbindung von Inhalten wie Agenda, Speaker-Informationen und Plenum ermöglicht.

Ein weiteres herausragendes Feature ist die Echtzeit-Video-Zuschaltung. Sie erlaubt es uns, während eines Broadcastings nahtlos zur Videokonferenz zu wechseln, ohne Qualitätsverlust. Hierbei geht es um die Live-Redebeiträge aus dem Online-Publikum – mit Bild und Ton. So können Online-Teilnehmende aktiv eingebunden werden, Fragen direkt stellen und interaktiv teilnehmen. Dies sorgt für eine lebendige und dynamische Veranstaltung, die den Anforderungen der modernen Geschäftswelt gerecht wird.

Insgesamt bieten wir eine Plattform, die den hohen Ansprüchen an Compliance, Usability und technische Exzellenz gerecht wird, und damit eine zeitgemäße und zukunftsorientierte Lösung für digitale und hybride Events darstellt.