Messe- und Eventpersonal richtig aussuchen und qualifizieren

Eine Messe ist ein Vermarktungsinstrument, in deren Mittelpunkt die persönliche Produktpräsentation und die Interaktion am Messestand steht. Die Beschäftigten am Messestand bzw. auf dem Event repräsentieren das Unternehmen und helfen dem Kunden bei der seiner Investitionsentscheidung. Um diese Aufgaben erfolgreich erfüllen zu können, sollte das Eventpersonal über eine Reihe von Qualifikationen verfügen. 

Bei der Planung der Standbesetzung gibt es zunächst die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten: Eigenes Personal des Auftraggebers einbeziehen oder professionelle Messehosts und -hostessen zukaufen. Beide Möglichkeiten bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile: Externes Personal wird speziell auf den Messeauftritt vorbereitet und ist mit dem Kundenumgang vertraut. Es ist freundlich, höflich und offen im Auftreten und geht professionell auf die Event Besucher zu. Dafür sind die zugebuchten Repräsentanten allerdings nicht tiefergehend mit dem Produkt und dem Unternehmen vertraut und können meist nur oberflächliche Fragen beantworten. Für mehr Details muss dann auf das Unternehmen selbst verwiesen werden und der Messe Besucher merkt möglicherweise, dass der Gesprächspartner vor seiner Nase gar nicht selbst zum Aussteller gehört.

Werden eigene Mitarbeiter vom Kunden gestellt, bringen diese die nötige Expertise mit und strahlen auch eine deutlichere Identifikation mit dem Unternehmen aus. Sie können Fachfragen beantworten, Abläufe erklären und auch im Nachgang der Messe als weiterer Ansprechpartner für die Neukunden fungieren. Allerdings haben die Fachkräfte nicht immer Vertriebserfahrung und verfügen nicht zwangsläufig über die notwendige Kommunikationsfähigkeit. Was ist also die optimale Strategie für die Planung des Messeauftritts? Welchem Weg sollte man den Vorzug geben, auf welche Kriterien muss bei der Auswahl von externem Eventpersonal geachtet werden und wie können interne Mitarbeiter für den Einsatz am Messestand geschult werden?

Heterogene Teams mit ergänzenden Fähigkeiten bilden

Anna Esche, geschäftsführende Gesellschafterin von fairconcept, kann diese Fragen beantworten, denn als Spezialdienstleister für marketing- und vertriebsfokussiertes Messemanagement begleiten sie und ihr Team bereits seit über 15 Jahren Unternehmen bei der Konzeption, Planung und Umsetzung von Messeprojekten. Zu den Grundanforderungen an das Standpersonal auf Messen zählt Anna Esche neben aufrichtiger Motivation, Aufmerksamkeit und Engagement in der Rolle des Gastgebers auch Fähigkeiten wie Multitasking, Selbst- und Zeitmanagement sowie das Talent, die Bedürfnisse der Kunden geschickt zu ermitteln. Grundsätzlich gelte es aber, das Standteam für die jeweiligen Jobs nach verschiedenen Eignungen zusammenzustellen.

Um den Messeauftritt wirklich gezielt an das Unternehmen anzupassen, wird das Messeteam immer bedarfsgerecht ausgesucht und speziell auf seine Aufgaben vorbereitet. So ergänzen sich die jeweiligen Talente und Eigenschaften der einzelnen Mitarbeiter und formen einen runden Auftritt.

Allgemeine und individuelle Vorbereitung

Bei der Auswahl des Personals achtet Anna Esche sowohl auf körperliche als auch mentale Belastbarkeit und je nach spezifischer Aufgabe zusätzlich auf die Kommunikationskompetenz und Freude am Umgang mit Menschen. Das zusammengestellte Personal kann zudem auf unterschiedliche Weise weiterqualifiziert und vorbereitet werden. Im Allgemeinen gibt es bei fairconcept beispielsweise eine Jahresauftaktveranstaltung für den Vertrieb, in der die anstehenden Messen besprochen und mit Hilfe von Workshops alle Mitarbeiter auf einen Stand gebracht werden. Vor wichtigen Leitmessen wird außerdem ein weiteres Spezialtraining, oftmals mit Kick-off-Veranstaltung am Vorabend oder ersten Messetag abgehalten.

Andere spezielle Mitarbeitergruppen werden individuell auf ihren Einsatz vorbereitet: Gern werden unternehmensinterne Auszubildende oder duale Studenten als Activator Personal, sprich Erstkontakter, eingesetzt. Bei Produktexperten oder sehr technisch versierten Fachmitarbeitern hingegen gibt es Schulungen, in denen trainiert wird, besucherspezifisch zu kommunizieren, auf Fragen einzugehen und schwierige Sachverhalte einfach und verständlich zu erklären. Als letzte Möglichkeit bietet fairconcept außerdem das direkte Coaching am Messestand an. Hier wird das Team vor Ort begleitet und unterstützt und erhält konkretes Feedback und Support durch die Berater. So kann auf individuelle Stärken und Schwächen sowie besondere Situationen gezielt eingegangen werden.

Intern vor extern fördert Identifikation

Bei der Frage nach dem Verhältnis von internem zu externem Personal rät Anna Esche, immer den internen Mitarbeitern den Vorzug zu geben, wenn die Qualifikationen vorhanden sind. Dabei gehe es v. a. auch um Mitarbeitermotivation und innerbetriebliches Miteinander, denn Auszubildende, duale Studenten und Innendienstmitarbeiter könnten mit entsprechender Vorbereitung bei der neuen Aufgabe über sich hinauswachsen und das Unternehmen besonders glaubwürdig vertreten. Abhängig von den jeweiligen Messezielsetzungen und vorhandenen Ressourcen muss das Team zwar oftmals trotzdem durch spezialisierte Externe ergänzt werden, die fehlende Fähigkeiten ausfüllen. In dem Fall müsse aber dafür gesorgt werden, dass der Besucher in keinem Fall einen Unterschied zwischen internem und externem Personal bemerkt. Daher sollte sich das Team im Vorfeld kennenlernen und aufeinander einstellen, damit schließlich in der Außenwirkung ein in Einstellung und Haltung einheitlicher Auftritt gelingt. Am wichtigsten sei es, laut Anna Esche, insgesamt ein Standteam zu haben, das die Fähigkeiten und die Lust auf die Herausforderung Messe mitbringt.

Um Sie bei der Wahl des richtigen Standpersonals zu unterstützen, haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die Sie sich hier zum kostenlosen Download herunterladen können!