Meetings sind nicht der beliebteste Zeitvertreib, darin sind sich wahrscheinlich alle einig. Zu oft fragt man sich am Ende stundenlanger Gespräche, welche Ergebnisse es effektiv vorzuweisen gibt. Doch warum ist das eigentlich so und wie kann man Meetings produktiver gestalten?
Schon wieder Zeit für´s Meeting? Bevor ein Meeting einberufen wird, sollten sich alle Beteiligten gut auf die jeweilige Fragestellung vorbereiten. (Bild: Freeimages.com / Piotr Bizior )
Die Antwort auf die erste Frage ist, dass Meetings nicht wirklich funktional sind. Allein der Begriff lässt im Kopf einen Raum voll gelangweilter Menschen entstehen, die mühsam einer zu sorgfältig ausgearbeiteten Präsentation folgen und sich fragen, wie sie am unauffälligsten an die Kekse auf der Mitte des Tisches kommen.
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Aber so muss es gar nicht sein! Meetings können sogar ganz im Gegenteil eine sehr kreative Möglichkeit sein, um die Kommunikation in einem Geschäftszweig anzukurbeln und organisatorische Probleme zu lösen, den Teamgeist neu zu wecken, Ideen zu entwickeln und andere zu neuen Taten zu animieren: Man braucht nur das richtige Konzept.
Zum Sinn und Unsinn von Meetings
Das beste Meeting ist manchmal das eine, das niemals stattgefunden hat. Bevor man also die Outlook Erinnerung an die Teilnehmer verschickt, sollte man sich also fragen, ob das Meeting tatsächlich notwendig ist.
Der einzige Grund ein Meeting einzuberufen, ist, dass sich mehrere Leute zu einer bestimmten Fragestellung beraten müssen. Wenn diese Fragestellung in ein paar Emails oder mit wenigen Telefonanrufen geklärt sein könnte, ist ein Meeting vielleicht unnötig. Denn einer der Gründe, warum Meetings einen so schlechten Ruf in der Branche haben, ist die simple Tatsache, dass sie oft einfach gar nicht hätten stattfinden müssen.
Wenn also wieder eine wichtige Frage geklärt werden muss, sollte man daran denken, dass es neben einem physischen Treffen auch viele digitale Wege gibt, diese zu klären.
Genaues Scheduling
Meetings müssen nicht zwingend mehrere Stunden dauern. Die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen ist ganz im Gegenteil sogar sehr begrenzt und sollte nicht mehr als nötig ausgereizt werden. Dauert ein Meeting also länger als eine halbe Stunde, kann es vorkommen, dass der Redner irgendwann nur noch zu sich selber spricht.
Meetings sollten deshalb eine klare Zeitbegrenzung erhalten. Je kürzer das Meeting ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass alle wichtigen Themen angesprochen werden.
Einfach mal die Stühle Stühle sein lassen
Ein Meeting einfach mal im Stehen durchzuführen, ist ebenfalls eine gute Idee. Die meisten Arbeitnehmer verbringen sowieso schon recht viel Zeit hinter dem Schreibtisch. Simples Stehen kann deshalb schon oft die Aufmerksamkeit der Teilnehmer erhöhen.
Meetings außerhalb der gewohnten Geschäftsräume oder auch ohne Stühle können die Produktivität des Teams ankurbeln. (Bild: Freeimags.com / Beverly Lloyd-Roberts)
Nicht sitzen, nicht stehen – laufen!
Ähnlich der Idee eines Meetings im Stehen, ist die Idee eines Meetings im Laufen. Meetings außerhalb der Geschäftsräume durchzuführen, kann ein guter Weg sein, die Produktivität der Teilnehmer zu steigern. Auch die stetige Änderung der Geschwindigkeit, wird die Aufmerksamkeit des Teams steigern und die Konzentration oben halten.
Die Agenda im Mittelpunkt
Ein so simples wie geniales Meeting-Konzept ist auch die genaue Ausarbeitung der Agenda. Denn eine genaue Ausarbeitung ermöglicht eine genaue Struktur und Planbarkeit. Dabei sollte die Spontaneität jedoch nicht vernachlässigt werden.
Welche Themen sollen beim Meeting diskutiert werden, von wem und wie lange?
Wer kommt zum Meeting? Wer präsentiert was und welche Aspekte müssen vorbereitet werden?
Welche Rolle haben die einzelnen Teilnehmer des Meetings?
Wann und wo wird das Meeting stattfinden und wie lange soll es dauern?
Dies alles sind eigentlich selbstverständliche Fragen, die bei einer genauen Vorbereitung und Kenntnis aller Teilnehmer das Meeting jedoch grundlegend aufwerten können.
Das Geheimnis eines produktiven Meetings ist eine gute Agenda sowie eine ständig frische und innovative Erfahrung für die Teilnehmer. Man sollte sicherstellen, dass am Meeting wirklich nur die Mitarbeiter teilnehmen, die unbedingt anwesend sein müssen und alle relevanten Themen abdecken. Zudem sollte niemals vergessen werden, dass man auch mit Menschen zusammenarbeiten kann, ohne gemeinsam in einem Raum zu sitzen…
