125 Jahre Brillux von Passepartout

Die Feierlichkeiten rund um das 125-jährige Jubiläum des Farbenspezialisten Brillux erforderten einen logistischen Kraftakt, der im Bereich Corporate Events seinesgleichen sucht.

Als Vollsortimenter und Direktanbieter gilt Brillux als Nummer eins im Lack- und Farbenbereich in Deutschland. Das 1889 unter dem Namen „Hobrecker & König“ gegründete Unternehmen unterhält mehr als 160 Niederlassungen in Deutschland, Österreich, den Niederlanden und der Schweiz – und wird somit dieses Jahr 125 Jahre alt. Vom 27. bis zum 29. Juni 2014 feierte Brillux daher mit Kunden und Geschäftspartnern das Firmenjubiläum am Stammsitz in Münster, das ob der Größe mit rund 43.000 Gästen jedoch in die York-Kaserne im Stadtteil Gremmendorf verlegt wurde. Maler, Lackierer, Stuckateure, Architekten, Bauplaner und Fachleute der Wohnungswirtschaft reisten aus ganz Deutschland sowie den Nachbarländern an und erlebten eine farbenfrohe Inszenierung der Brillux-Produkte und -Serviceleistungen. Bereits zwei Wochen vorher bereitete Brillux-Inhaber Peter König den 5.000 Mitarbeitern an selber Stelle „ein unvergessliches Fest“, wie im Einladungsschreiben versprochen, moderiert von Nazan Eckes und mit einem Auftritt von Helene Fischer.

Im Gegensatz zu einem Messegelände ist eine Kaserne gemeinhin nicht für Großveranstaltungen ausgelegt, weshalb schon lange vor den Feierlichkeiten umfangreiche Umbauten in Angriff genommen wurden: Heruntergekommene Panzerhallen wurden in attraktive Messehallen verwandelt. Ein temporärer XXL-Bau entstand auf dem ehemaligen Exerzierplatz, befestigte Personenwege wurden angelegt und Zufahrten asphaltiert. Kurz nach Ostern begannen die Aufbauarbeiten; knapp 400 Sattelschlepper lieferten das für die Events benötigte Material. Die Stromversorgung stellte eine Phalanx von Generatoren sicher.

Sicherheitsaspekten wurde bei der Großveranstaltung eine besondere Aufmerksamkeit gewidmet, und Thorsten Kalmutzke, Geschäftsführer der organisierenden Lead-Agentur Passepartout Agentur für Events GmbH, berichtet über eine enge Zusammenarbeit mit den Behörden der Stadt Münster. Eine ebenso großzügige wie großflächige Beschilderung erleichterte Besuchern die Orientierung, und gut erkennbare Brillux-Mitarbeiter standen überall auf dem Gelände als Ansprechpartner für Fragen jedweder Art bereit.

Eigens gecharterte Flugzeuge

„Anfang 2013 haben wir uns das erste Mal intensiv mit Brillux beschäftigt“, erklärt Thorsten Kalmutzke mitten im Getümmel der samstäglichen Kundenveranstaltung. „Wir wurden zu einem Casting eingeladen, und als vergleichsweise kleine Agentur sind wir sehr stolz darauf, dass wir uns gegen namhafte, deutlich größere Wettbewerber durchsetzen konnten.“

Rechnet man Mitarbeiterveranstaltung und Kunden-Events zusammen, kommt man auf fast 50.000 An- und Abreisen sowie rund 10.000 Übernachtungen. In Kooperation mit der Deutschen Bahn waren 15 Sonderzüge im Einsatz. Am Hauptbahnhof Münster wurden Gäste von Linienbussen der Stadtwerke Münster in Empfang genommen und zum Gelände gefahren. Zahlreiche Gäste erreichten Münster mit eigens gecharterten Flugzeugen, an deren Gangway sie direkt in zum Gelände fahrende Shuttle-Busse einsteigen konnten. An jedem Tag des Kunden-Events wurden mit Bussen und Shuttles etwa 1.000 Fahrten durchgeführt. Die Anmeldung zum Event gestaltete sich vielschichtig, da diverse Optionen zu Anreise, Begleitung und Übernachtung geklärt und bestätigt werden wollten. Der umfangreiche Lettershop wurde von Guest-One abgewickelt.

Versendet wurden Kunststoff-Badges mit einem QR-Code, der am Eingang zur Veranstaltung mit per WLAN angebundenen iPhone-Scannern erfasst wurde – Echtzeit-Reporting über das Eintreffen der Gäste inklusive. Die „Kartenvergesserquote“ lag dem Vernehmen nach unterhalb von 5 %, was ein ausnehmend guter Wert ist. Zerstreute Zeitgenossen wurden vor Ort mit Ersatz versorgt.

XXL-Festhalle

Nach dem Check-in fanden sich die Gäste in einem temporären Bau wieder, der durch seine schiere Größe beeindruckte. Die von De Boer gelieferte und aufgebaute „Festhalle“ dürfte mit ihrer Dimension und ihren konstruktiven Merkmalen einzigartig sein: 8.800 m² Meter Grundfläche (lichte Höhe 11 Meter) sowie eine zusätzliche Empore (3.600 m²) boten ausreichend Platz und eine gute Sicht auf das Bühnengeschehen dank vergleichsweise schmaler Innenraumpfeiler.

Errichtet wurde die Halle auf einer vormals als Exerzier- bzw. Paradeplatz genutzten Freifläche. Um eine Genehmigung für den Bau zu erhalten, wurde ein detailliertes Brandschutzkonzept erstellt. Bei der am 14. Juni ausgerichteten Mitarbeiterveranstaltung ließ man die Halle mit einer Galabestuhlung für 5.000 Personen versehen. Im Anschluss wurde die Konstruktion innerhalb von zehn Tagen für den bevorstehenden Kunden-Event umfangreich umgebaut. „Wir haben das gesamte Raumkonzept neu aufgesetzt“, erklärt Thorsten Kalmutzke.

Regelmäßige Durchsagen sorgten in der Festhalle dafür, dass sich die Gäste dort nach ihrer Ankunft nicht „festsetzten“, sondern auch die Angebote auf dem übrigen Gelände erkundeten. Der Weg dorthin führte über einen eigens angelegten breiten Übergang, der die Besuchermassen anstrengungslos kanalisierte. Eine klar definierte Wegeführung beugte unerwünschten „Ausflügen“ einzelner Gäste vor, und diverse Infopoints sowie ein übersichtlich gestalteter Lageplan begünstigten die Orientierung auf dem weitläufigen Kasernenareal.

Produkt- und Service-Kaleidoskop

An die Festhalle grenzten zwei Seminarräume an, in denen vorab angemeldete Gäste Fachvorträgen lauschen konnten. Im sogenannten Handwerkerforum wurden bis zu 350 Anwesenden relevante Informationen für ihre tägliche Berufspraxis vermittelt. Räumlich noch größer fiel das Architektenforum mit 600 Zuhörern aus. In der angrenzenden Festhalle herrschte bedingt durch die speisenden Gäste stets eine nennenswerte Grundlautstärke, welche sich in den Seminarräumen jedoch nicht störend bemerkbar machte – selbst die in Intervallen auftretende Live-Band war nicht zu hören. Für die wirkungsvolle Schalldämmung war eine ausgeklügelte Wandkonstruktion mit „Luftpuffern“ verantwortlich. Die Seminarräume waren ebenso wie die Haupthalle vollständig klimatisiert.

Bestens besucht wurden zwei Messeareale mit einer Gesamtfläche von 6.000 m², die in ehemaligen Panzerhallen Platz fanden. Betrachtet man Fotos, auf denen die Panzerhallen in ihrem Originalzustand zu sehen sind, ahnt man, wie viel Arbeit in die Umgestaltung investiert wurde. Produkte (Lacke, Dispersionen, Wärmedämmung, Werkzeuge etc.) und Services (Werbemittel, Website-Baukasten, Farbstudios, „Farbe im Alter“ usw.) präsentierte Brillux bei vielen Gelegenheiten auch mit thematisch passender Interaktion:

So konnten sich beispielsweise junge wie reifere Carrerabahn-Fans bei spannenden Schlittenrennen in einer schneebedeckten Miniaturlandschaft vergnügen. Dass man mit Spritzpistolen sorgsam aufgestellte Lackdosen per Wasserstrahl abräumen kann, mag nicht im ursprünglichen Sinne des Erfinders gewesen sein, sorgte in der Ausstellung jedoch für viel Gelächter. Living Dolls präsentierten in der Produktausstellung Berufskleidung und posierten gerne als Fotomotiv. Fußballfans konnten an einem Kicker gegen die amtierende Tischfußballweltmeisterin antreten.

Von Fachpublikum umlagert waren Vorführungen, bei denen versierte Handwerker den Einsatz aktueller Produkte und Verfahren (z. B. Coil-Coating und Elektrotauchlackierung) „hands on“ demonstrierten. Business-Themen wurden ebenfalls in geeigneten Zusammenhängen erörtert. Angeboten wurde darüber hinaus eine Werksführung, zu der interessierte Gäste in das Brillux-Stammwerk an der Weseler Straße gefahren wurden.

Farb-Flash im Funpark

Für Kurzweil sorgten auf dem Freigelände verteilte Attraktionen von Riesenrad bis Autoscooter, was nicht nur bei den mitgereisten jungen Familienmitgliedern (für die es eine eigene Kindererlebniswelt gab) gut ankam. Fußballfreunde verausgabten sich während der laufenden WM an diversen Aktionsmodulen. Regen Interesses erfreuten sich mit Brillux-Branding versehene Passbildautomaten, welche „echte Fotos“ mit einem zum Event passenden Rahmen ausgaben – im Zeitalter der Megapixel-Smartphone-Fotografie offensichtlich ein gefragtes Feature. Ein buntes Highlight war das „Pentalum Luminarium“: In der von außen ein wenig an eine Hüpfburg erinnernden Plastikskulptur ließ sich bei sanfter Musik in verschachtelten Gängen und geräumigen Grotten ein veritabler Farbrausch erleben – thematisch perfekt passend.

Trotz Riesenrad und Autoscooter wirkten die Areale von „Funpark I“ und „Funpark II“ nicht wie eine typische Kirmes, woran der Verzicht auf Pagodenzelte und die sonst üblichen Waggons nicht ganz unbeteiligt war: Die diversen Catering-Stationen waren in umgebauten Seecontainern untergebracht, ebenso wie die Sitzgelegenheiten für Besucher. Als Gestaltungselement waren Container auch auf der Messefläche zu entdecken. Bemerkenswert war, wie sauber das Gelände trotz der Vielzahl der Besucher bis zum Abend blieb: Emsige Hilfskräfte waren permanent damit beschäftigt, Unrat wegzuräumen. In der Festhalle war das Personal ebenfalls „auf Zack“, und in den Toilettencontainern gab es selbst zu vorgerückter Uhrzeit keinen Grund zu Beanstandungen – bei Großveranstaltungen mit Alkoholausschank ist Letzteres bekanntermaßen nicht immer der Fall.

Information und Unterhaltung

Bei den Feierlichkeiten zum 125-jährigen Jubiläum von Brillux dürfte es sich um einen der größten Corporate Events handeln, der bislang in Deutschland realisiert wurde. Zu punkten wusste die dreitägige Kundenveranstaltung durch eine perfekt auf die Teilnehmerstruktur abgestimmte Mischung aus Know-how-Vermittlung, Produktpräsentationen und familienkompatiblem Vergnügen. Ein wesentlicher Aspekt der guten Stimmung war das ausgeprägte Engagement der Brillux-Mitarbeiter, die als Fahrservice, Buseinweiser oder Garderobier mit Freude ans Werk gingen und ihr Unternehmen sehr sympathisch repräsentierten. Man darf allen Beteiligten zu einer organisatorischen Meisterleistung gratulieren, die trotz ihrer Größe ohne nennenswerte Zwischenfälle vonstattenging und sämtlichen Gästen fraglos für lange Zeit in bester Erinnerung bleiben wird, wie sich aus zahlreichen Gesprächen entnehmen ließ. „Was wir hier auf die Beine gestellt haben, ist einmalig!“, stellte Thorsten Kalmutzke am letzten Veranstaltungstag zufrieden fest, und dieser Aussage des Passepartout-Geschäftsführers ist nichts hinzuzufügen.

Einige ungefilterte Zitate aus den Rückmeldungen bei Facebook:

• „Unglaublich, was ihr dort auf die Beine gestellt habt … einfach nur klasse!“
• „War eine super Feier!! Perfekt organisiert, es hat an nichts gefehlt! Großes Lob!!!!!!!!!“
• „Man konnte sprichwörtlich wirklich kein Haar in der Suppe finden.“

Beteiligte Unternehmen:

Guest-One (Gästemanagement), Kofler (Catering), Event | Rent (Mobiliar), De Boer (temporäre Bauten), POOLgroup (Veranstaltungstechnik), Pro Sky (Flüge), Aggreko (Strom) und Schendel & Pawlacyk Messebau (Fachmesse)