6 Tipps für die Raumgestaltung von Events

Was ist hinsichtlich der Raumgestaltung in einer Location zu beachten und wie kann das Raumambiente die Zielsetzung eines Events unterstützen? Wir klären auf.

Live is back: Nach längerer Corona-Abstinenz finden wieder Veranstaltungen im realen Raum statt. Dabei sollte man bedenken: Die Raumgestaltung und Konzeption ganzheitlicher Raumbilder haben im Rahmen von Events einen erheblichen Einfluss auf das Besuchererlebnis. Der Raum und die Ausstattung schaffen nicht nur Atmosphäre, sie leiten uns, beeinflussen unser Verhalten, fördern Kreativität, erzeugen Emotionen und sind letztlich an dem gewünschten ganzheitlichen Eindruck eines Events beteiligt.

Oft gehen wir davon aus, dass ein Raum hauptsächlich visuell wirken und funktionell seinen Zweck erfüllen soll. Doch es sind deutlich mehr Faktoren, die wir in einem Raum wahrnehmen. Dieses Wissen gibt auch Party Rent, einer der größten Verleiher von Event-Equipment in Europa, seit rund 30 Jahren an seine Kunden weiter: Fühlen wir uns wohl, ist es zu dunkel oder zu hell, ist es kalt oder warm, ist die Raumgestaltung verständlich, bietet sie Orientierung oder verwirrt, stört sie vielleicht sogar? „Eine gute Raumgestaltung stellt nicht nur etwas aus oder hin, sie inszeniert und macht Informationen mit allen Sinnen erlebbar“, erklärt Florian Gehrs aus der Unternehmenskommunikation der Party Rent Group. Als konzeptionelle Leistung wird die Gestaltung des Raums im Idealfall von einer spezialisierten Agentur begleitet. Ein grundsätzliches Verständnis empfiehlt sich aber auch für Eventplaner:innen.

Nachfolgende sechs Punkte sollten deshalb bei allen Überlegungen zum perfekten Raumambiente einfließen:

1) Ziele & Rahmenfaktoren des Events: Warum, was und wie?

Warum wird das Event veranstaltet? Was soll vermittelt werden? Wie soll es vermittelt werden? Hierbei geht es um die konzeptionellen und inhaltlichen Ziele der Veranstaltung. Da diese von der Raumgestaltung gezielt unterstützt werden sollen, sind sie ein zentraler Grundbaustein.

2) Wer soll erreicht werden?

Neben den Zielen und Erwartungen des Veranstalters sollte man sich auch mit der Zielgruppe befassen. Dazu zählen neben Fakten wie Alter, Geschlecht oder Sprache auch ihre Interessen und Einstellungen. Gehören sie einer bestimmten Kultur oder Szene an? Was sind ihre Erwartungen an das Event? Die Interessen von Veranstalter und Zielgruppe sollten bestenfalls in Einklang gebracht werden. Im Zweifelsfall sollte die Motivation der Gäste wichtiger sein als die des Auftraggebers, der Eventerfolg liegt ja auch in seinem Interesse.

3) Wie möchte der Gastgeber wahrgenommen werden?

Für ein stimmiges Raumbild sollte die Marken- oder Produktwirkung berücksichtigt werden. Welches Image hat das Unternehmen oder möchte es gerne haben? Hat das Angebot eine sensorische oder emotionale Wirkung?

4) Corporate Design

Neben den Firmenfarben, an die beim Corporate Design häufig als erstes gedacht wird, kann es auch weitere Bestandteile enthalten. Zum Beispiel Formen, typische grafische Elemente und ihre Anordnung oder auch ein bestimmter Architekturtypus.

5) Eine Geschichte erzählen

Eine Veranstaltung sollte immer eine Geschichte erzählen. Die zeitliche sowie räumliche Struktur sollte Stück für Stück durch eine live erlebte Erzählung führen. Die Raumgestaltung kann dabei visuell und auch räumlich helfen. Es sind nicht nur gewählte oder gestaltete Bauteile, Grafiken, Objekte und Dekorationsgegenstände, die eine möglichst konsistente und visuell erfassbare Erlebniswelt schaffen. Es ist auch ihre räumliche Anordnung, die Spannung, Exklusivität oder Gemütlichkeit erzeugen kann. Daher sollte man in Geschichten denken, Erlebniswelten schaffen und Objekte, Grafiken, das Licht, das Ambiente und die gesamte Anordnung so nutzen, dass die Inhalte mit allen Sinnen begreifbar gemacht werden.

6) Authentizität der Location

Menschen spüren genau, wenn etwas nicht zusammenpasst. Authentizität trägt dazu bei, dass Gäste sich besser einfühlen und die Botschaft verinnerlichen können. Daher ist es wichtig, eine Location zu wählen, die zum Konzept und Thema passt.