8 Erfolgsfaktoren, um Ihre Event-Performance planbar und aktiv beeinflussbar zu machen
von David Hüser, Artikel aus dem Archiv
Weshalb bleibt uns die eine Veranstaltung über Jahre in Erinnerung, während die andere floppt? Ist der Erfolg eines Events Glück? Ein günstiges Zusammenspiel komplexer, unbestimmter Faktoren?
(Bild: Pexels)
Oder ist Event-Erfolg vielleicht doch im Voraus planbar und aktiv beeinflussbar? Erfolg kann sicherlich niemals zu 100% vorhergesagt werden, dennoch gibt es Erfolgsfaktoren, die das Gelingen einer Veranstaltung gestaltbar machen. Betrachten wir zunächst einzelne Bestandteile einer Veranstaltung und damit mögliche Erfolgsfaktoren eines Events:
Anzeige
Ist es die Stimmung oder Vorfreude?
Ist es die Bekanntheit/Prominenz des ausrichtenden Unternehmens/der Marke?
Ist es die Anzahl oder Qualität der Programmpunkte?
Sind es Musik, Veranstaltungsort oder Menü?
Oder bestimmen bekannte geladene Stars den Erfolg einer Veranstaltung?
Ein Event ist ein komplexes Arrangement, dennoch sollten nicht einzelne Bestandteile betrachtet werden, sondern vielmehr die Ziele des spezifischen Events, denn diese sind aus strategisch-konzeptioneller Sicht planbar und tatsächlich nachhaltig aktiv beeinflussbar.
Damit ein Event nachhaltig in Erinnerung bleibt, hilft es, eine Geschichte zu erzählen.
1. Absender: Die Marke emotional erlebbar machen
So banal es klingt: Der Absender eines Events sollte nicht nur genannt, sondern greifbar und erlebbar gemacht werden! Methoden: Wer ist der Gastgeber (welches Unternehmen, welche Marke und welche Produkte stehen im Fokus)? Nutzen Sie gezielt die Unternehmens- und Markenpositionierung. Ein adidas-Event lebt beispielsweise von Dynamik, von einem innovativen Charakter, dem Fokus auf sportliche Themen/Inhalte und leistungsorientierten Programmhighlights mit „Wettkampf-Charakter“. Hinweis: Differenzieren Sie das Event gegenüber direkten Wettbewerbern!
2. Anlass: Unschlagbare „Reason to come“ liefern
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Inszenierung des Eventanlasses. Es sollte eindeutig der Grund der Veranstaltung erkennbar sein. Warum kommt wer heute weshalb genau hier zusammen? Eine Teambuilding-Veranstaltung nach Umzug eines Mitarbeiterteils birgt natürlich ganz andere Herausforderungen als das 100-jährige Jubiläum eines Familienunternehmens. Methoden: „Learn from the Best“: Recherchieren Sie, wer einen ähnlichen Anlass erfolgreich inszeniert hat. Leiten Sie dann aus der Grundidee eine eigene Kreation für ihre Veranstaltung ab. Hinweis: Tappen Sie nicht in die „Copy-Paste“-Falle. Kerngedanke hierbei ist, bewährte Erfolgsfaktoren zu identifizieren.
3. Zielgruppe: Bedürfnisse & Wünsche der Teilnehmer (er)kennen
Gefühlt der wichtigste Punkt des Eventkonzepts. Investieren Sie ausreichend Zeit darin, die Zielgruppe Ihres Events zu definieren: Welche Bedürfnisse, Wünsche oder Herausforderungen hat sie an die Marke und an eine solche Veranstaltung? Wie kann das Event für die Teilnehmer bedeutsam und nachhaltig in Erinnerung bleiben? Methoden: Definieren Sie ihre Zielgruppe und führen Sie anschließend innerhalb dieser vor dem Event eine Onlineumfrage durch (z.B. kostenlos via Survey Monkey). Lernen Sie vorab alle wichtigen Insights aus den Teilnehmern heraus kennen. Hinweis: Die Zielgruppe sollte möglichst konkret definiert werden. Je größer die Zielgruppe, desto breiter die Erwartungen und Wünsche, desto komplexer das Event, desto größer die Flopp-Quote. Fokussieren Sie!
4. Messaging: Eine starke Botschaft senden
Jede Veranstaltung sollte – abgestimmt auf Absender, Anlass und Zielgruppe – eine starke und vor allem konkrete Botschaft kommunizieren. Was möchte ich hier und heute aus gegebenem Anlass an meine Zielgruppe weiterleiten? In welcher Tonalität und vor allem: Welche Geschichte möchte ich erzählen? Methode: Denken Sie an die typische Dramaturgie einer Heldenreise. Bauen Sie den Verlauf der Veranstaltung mit Herausforderungen, aber auch emotionalen Höhepunkten auf. Erzählen Sie durch den gesamten Verlauf des Events eine klare Geschichte. Hinweis: Je mehr Struktur und emotionale Höhepunkte, desto nachhaltiger wird ihr Event in Erinnerung bleiben.
Überraschen Sie das Publikum mit einer Innovation, auch dies hilft, die Veranstaltung im Gedächtnis der Gäste zu verankern. (Bild: Pexels)
5. Design: Einheitlichen „Look & Feel“ kreieren
„Der erste Eindruck zählt.“ – Wichtig ist, dass man durch das Design und den „Look & Feel“ den Absender eines Events klar erkennbar und erlebbar macht. Methode: Auch hier können Unternehmenspositionierung und Markenwerte helfen. Prüfen Sie zudem vorhergegangene erfolgreiche Events und stellen Sie sicher, dass Sie an bekannte Auftritte anknüpfen. Hinweis: Ein Eventmotto kann als Metapher hilfreich sein, um Bildsprache, Tonalität und Look & Feel leichter umzusetzen.
6. Marketing: Relevante Kanäle für die Zielgruppe definieren
Selbst das bestgeplante Event wird nicht von Erfolg gekrönt sein, wenn keiner von seiner Existenz weiß. Hinweis: Wichtig ist, dass Sie bei der Auswahl der Medienkanäle zur Bewerbung des Events nicht nur auf altbewährte Medien zurückgreifen, sondern sich primär auf Ihre Zielgruppe und deren maximal relevante Medien konzentrieren! Auch der Anlass der Veranstaltung gibt schnell Aufschluss, auf welchen Plattformen die Bekanntmachung erfolgen sollte. Methode: Nutzen Sie kostenlose Studienergebnisse zur Mediennutzung Ihrer spezifischen Zielgruppe (z.B. über Statista).
7. Innovationen: Eine einzigartige Überraschung bieten
Bei jedem neuen Event erwarten die Teilnehmer nicht nur eine unterhaltsame Veranstaltung, sondern wollen immer auch etwas Neues erleben. Auch wenn der Rahmen feststeht, sollten Sie ihr Publikum mit einem innovativen Highlight überraschen. Dieses birgt nachweislich das größte Erinnerungspotenzial. Methode: Recherchieren Sie aktuelle Trends (technologische, als auch inhaltliche), an die Sie glaubwürdig anknüpfen können. Hinweis: Prüfen Sie, ob es in letzter Zeit bereits Veranstaltungen mit diesen Themen/Technologien gab. Nichts ist imageschädigender als ein vermeintliches Highlight, das erst vor wenigen Wochen vom Wettbewerber inszeniert wurde.
8. Erfolgsmessung: Nach dem Event ist vor dem Event
Ausschlaggebend für den Erfolg von Events ist in ganz besonderem Maße auch die nachträgliche Erfolgsmessung. Hinweis: Nicht jede einzelne Veranstaltung wird von Erfolg und ewiger Erinnerung gekrönt sein. Deshalb gilt es, aus Erfahrungen zu lernen. Methode: Auch hier eignen sich kostenlose Onlineumfragen, um bei Teilnehmern nach dem Event ein Feedback zu gelungenen Veranstaltungspunkten als auch Verbesserungsvorschlägen einzuholen.
Je konkreter jeder der vorgestellten acht Erfolgsfaktoren vor einem Event definiert und ausgearbeitet wird, desto höher sind die Erfolgsaussichten, dass die Veranstaltung als einzigartiges Erlebnis in den Köpfen und Herzen der Teilnehmer fortbesteht.
