Compliance-Management: Wo liegen die Grenzen von Events?

Regelmäßige Skandale quer durch die Wirtschaftslandschaft bringen das Compliance-Management in Deutschland immer wieder in die Diskussion und der Ruf nach Transparenz wird laut. Mit Compliance, zu Deutsch: Regelkonformität, geht es auch für die Eventbranche nicht nur um die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligen Kodizes. Neben der Vermeidung von Haftungsrisiken und Korruptionsverstößen können selbstauferlegte Grenzen von Events die Unternehmen und Veranstalter einschränken, aber auch eigene Wettbewerbsvorteile und einen Imagegewinn mit sich bringen.

[Hinweis der Redaktion: Dieser Artikel stammt von Februar 2017]

Die Einhaltung von Gesetzen und Unternehmensrichtlinien ist etwas Selbstverständliches und eigentlich nichts Neues, auch für die Verantwortlichen im Bereich Veranstaltungen, Incentives und bei Sponsoringaktivitäten. Im besonderen Fokus stehen allerdings negative Verhaltensweisen wie z. B. die persönliche Vorteilsnahme durch den Erhalt freier Hotelnächte oder Einladungen an Personen, die in eine anstehende Beschaffungsentscheidung involviert sind. Aber auch die Einladung von Begleitpersonen, die Übernahme der Kosten oder exklusive Hotels, außergewöhnliche Zielgebiete und VIP-Rahmenprogramme werden kritisch gesehen. Manch ein Eventformat wird heutzutage aus Angst vor negativen Auswirkungen nicht mehr realisiert, andere profitieren von der zunehmenden Professionalisierung und Seriosität vieler Events. Gleichzeitig dürfen die Grenzen von Events nicht zu eng gesteckt sein, schließlich sollen diese auch weiterhin Emotionen wecken, Gäste begeistern, einzigartig sein – man sollte auch in Zeiten von Compliance zukünftig noch erlebnisorientiert auftreten können.

Internationale Großveranstaltungen, wie etwa die Fußball-Europa-Meisterschaft EURO 2024, stehen schon bei der Vergabe unter genauer Beobachtung von zivilgesellschaftlichen Organisationen wie Transparency Deutschland. Diese treten bereits im Vorfeld für die Wahrung von Arbeits- und Antikorruptionsstandards sowie der Menschen- und Kinderrechte ein und fordern vom DFB eine beispielhafte Bewerbung mit umfassender Transparenz und Compliance.

Von Arbeitssicherheitsgesetz bis zu freiwilligen Richtlinien

Zu den rechtlichen Vorgaben und Gesetzen für die konforme Durchführung von Events gehört u. a. das Arbeitssicherheitsgesetz, das vorrangig dem Arbeitsschutz der Mitarbeiter sowie der Unfallverhütung bei Events dient. Um die allgemeine Veranstaltungssicherheit zu gewährleisten, sollte, dem Event entsprechend angepasst, ein Sicherheitskonzept installiert sein, das alle Beteiligten einschließt. Darüber hinaus gilt es, je nach Art des Events, noch einiges „Rechtliches“ zu berücksichtigen, wie z. B. das Verwertungsgesellschaftengesetz (Urheberrecht), das Jugendschutzgesetz, die Sperrzeitverordnung, die Versicherungen, die Bauordnung sowie der Straftatbestand der Bestechung und Bestechlichkeit bei der Beauftragung von Dienstleistern und vieles mehr.

Verstärkt wird im Eventbereich die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben mit freiwilligen Maßnahmen und eigenen Unternehmensrichtlinien untermauert.Ob ein umfassendes Compliance-ManagementSystem (CMS) mit externer Prüfung, ein eigens festgelegter Verhaltenskodex oder eine gelebte Compliance-Kultur, es gibt zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten. Eine weitere Maßnahme ist ein „Nachhaltiges Event-Management-System“ gemäß der ISO 20121, dessen Standard bereits in mehreren Unternehmensstrategien verankert ist und beispielsweise bei Events wie dem Eurovision Song Contest 2012 in Malmö angewandt wurde.

Auch die Corporate Social Responsibility (CSR) ist mittlerweile für viele fester Bestandteil ihrer Strategie. Die aktuelle Definition der EU für CSR ist „die Verantwortung von Unternehmen für ihre Auswirkungen auf die Gesellschaft“ und umfasst neben den sozialen und ökolo gischen Komponenten auch ökonomische Aspekte. Internationale Richtlinien für verantwortungsvolle Unternehmensführung bieten die Vereinten Nationen (UNO) in ihren zehn Prinzipien des UN Global Compact in den Bereichen Menschenrechte, Arbeit, Umwelt und Korruptionsprävention.

Um das eigene Engagement nach außen hin transparent zu machen, werden die meisten Richtlinien und Kodizes veröffentlicht.

Herausforderung für Eventagenturen: Antikorruptionsgesetz in der Pharmabranche

Mit dem sogenannten „Transparenzkodex“ des Vereins Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie e.V. hat sich die Pharmaindustrie selbst auferlegte Wettbewerbsregeln geschaffen, die auch bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen Kodex-Konformität erfordern. Und auch die Gesetze werden speziell in dieser Branche immer strenger. So wurde 2016 in Deutschland das „Gesetz zur Bekämpfung von Korruption im Gesundheitswesen“, auch Antikorruptionsgesetz genannt, beschlossen.

Für Agenturen und Veranstaltungsplaner ist es eine Herausforderung, den Spagatzwischen der reinen Vermittlung von Wissen und dem Einsatz von Edutainment-Elementen so zu gestalten, dass Fortbildungsveranstaltungen und Kongresse dem Antikorruptionsgesetz gerecht werden. Unter dem Motto „Wir schaffen Wissen“ bietet die Agentur face to face aus Köln etwa spezielle Konzepte für Veranstaltungen und Fortbildungen mit dem Fokus auf der Wissensvermittlung im Bereich Healthcare/Pharma. Mit jahrelanger Erfahrung und unter Berücksichtigung strenger Auflagen werden erlebnisorientierte Kreativkonzepte im Bereich Live-Kommunikation für den Kunden umgesetzt. „Keine andere Branche ist so stark reguliert wie der Pharmabereich und dennoch ist das Image schlecht. Die Rechtsabteilungen der Firmen legen die Richtlinien extrem streng aus, um keine Risiken einer öffentlichen Bloßstellung einzugehen“, so Marco Dröge, Geschäftsführer von face to face. „Für dieses spezielle Segment braucht es Experten, wie wir sie nun schon seit 17 Jahren zu bieten haben – die unsere Kunden in allen Belangen fundiert beraten können und dafür sorgen, dass sie bzw. die Teilnehmer von Fortbildungen einen echten Mehrwert erhalten.“

Lascheres Vorgehen gegen Korruption im Ausland?

Und wie sieht es im Ausland aus? Nach Einschätzung von Uta Goretzky, Geschäftsführerin des IFES (Internationaler Verband für Messen und Events) scheint das Thema Compliance besonders in Deutschland sehr streng zu sein. Deutschland sieht sie eher im Nachteil mit all den Auflagen innerhalb der Unternehmen. In den USA, in Frankreich oder auch in Italien werde mit anderen Maßen gemessen und auch im asiatischen Raum gäbe es wenige Beschränkungen.

Der im November 2016 veröffentlichte Globale Korruptionsbarometer von Transparency International bestätigt diese Aussage nach einer repräsentativen Meinungsumfrage in 42 Ländern – dabei schneidet Deutschland im internationalen Vergleich sehr gut ab. Allerdings ist das Vertrauen in die Wirtschaft bei den Befragten durch die vielen Skandale nachhaltig erschüttert.

Dabei gibt es weltweit, ebenso wie in Deutschland, Compliance-Management-Systeme und Antikorruptionsgesetze. Das Vereinigte Königreich hat beispielsweise mit dem Bribery Act 2010 ein strenges Antikorruptionsgesetz geschaffen, das weltweit für Unternehmen und natürliche Personen mit Verbindungen zum Vereinigten Königreich Anwendung findet. Straftatbestände sind dabei, ähnlich der deutschen Gesetzgebung, die Bestechung und Bestechlichkeit. Speziell für den Eventbereich stellen sich auch hier Fragen wie: Wer darf zum Kundenevent eingeladen werden? Was beinhaltet die Einladung alles? Welches Hotel wird ausgewählt? Welche Destination wird angesteuert? Da Unternehmen auch für das Handeln Dritter zur Verantwortung gezogen werden können, gilt es sich abzusichern. Unternehmen in Deutschland, die zu einem englischen Konzern gehören, wenden sogenannte „Adequate Procedures“ an, also angemessene Maßnahmen, um Korruptionstaten zu verhindern. Dazu gehören: Einführung, Umsetzung und Überprüfung eines Compliance-Programms, praktische Richtlinien, Überprüfung von Geschäftspartnern, Verpflichtung der Geschäftsleitung zur Korruptionsprävention etc.

Verhältnismäßigkeit wahren

Mit der Wahrung der gesetzlichen Rahmenbedingungen und einem auf das Unternehmen angepassten, transparenten Compliance-Management, das von der Geschäftsleitung vorgelebt wird, geht man nicht nur den Korruptionsrisiken aus dem Weg. Die Grenzen sind optimal gesteckt, wenn alle Beteiligten entsprechend geschult und handlungsfähig sind sowie die Verhältnismäßigkeit bei der Organisation von Events, beim Sponsoring oder bei Incentives gewahrt wird. Als Veranstalter und Eventverantwortlicher profitiert man dadurch von zufriedenen Gästen, zuverlässigen Dienstleistern, positiven Kommunikationseffekten mit Imagegewinn und kann letztlich einen Wettbewerbsvorteil erzielen. Und den „Whistleblowern“, die Missstände und negative Schlagzeilen nichtzuletzt in den sozialen Netzwerken schnell verbreiten können, ist man durch die Einhaltung von Richtlinien und mit Transparenz stets einen Schritt voraus.