Best Practice: Das Arbeiten in virtuellen Teams

Virtuelle Teams brauchen viel Verständnis für die Lebens- und Arbeitssituation der anderen. Eine besondere Herausforderung besteht darin, effektive Kommunikationswege zu finden. Best Practice von drei Agenturen, deren Teams zum Teil über Kontinente hinweg zusammenarbeiten.

(Bild: Joke Event AG)

Ein ganz normaler Tag in einer ganz normalen Eventagentur: Das Team, das eh schon an verschiedenen Standorten verstreut ist, setzt die Projekte diverser Kunden an unterschiedlichen Orten um. Wie schafft man es, dennoch einen Team Spirit zu entwickeln, gemeinsam kreative Ideen an den Start zu bringen und diese erfolgreich umzusetzen? Wie gelingt eine gute Zusammenarbeit auch über räumliche Distanzen hinweg?

Voraussetzung: gute technologische Ausstattung

„Zunächst einmal muss man die aktuell besten technischen Voraussetzungen schaffen, damit die Mannschaft gut miteinander in Kontakt stehen kann“, erklärt Christian Seidenstücker, Vorstand der 1992 gegründeten Joke Event AG. Mittlerweile hat die Agentur über 100 Mitarbeiter und neben ihrem Hauptsitz in Bremen noch Büros in München, Frankfurt, Stuttgart, Hamburg und Berlin. Bei Joke läuft der Austausch untereinander über ein eigenes Social Intranet des Anbieters „Just Social“.

Auch bei Uniplan, einer Agentur mit über 600 Mitarbeitern an neun Standorten in Asien und Europa, ist erste Voraussetzung die Technik. Commercial Business Director Nadine Pörschke: „Bei uns hat die Nutzung von Videokonferenzen, etwa via Lifesize, zugenommen. Gerade im Austausch mit unseren Kolleginnen und Kollegen in China merkt man aber, dass da Messaging Dienste wie WeChat oder WhatsApp stärker zum Einsatz kommen. Unsere deutschen Teams nutzen gemeinsame Teamkalender und Shared Folder.“

Ihr Kollege Todd Nash, Chief Information Officer, ergänzt, dass die Einführung von Microsoft Office 365 bei Uniplan kurz bevorsteht: „Dadurch erhoffen wir uns, dass die globale Zusammenarbeit noch weiter vereinfacht wird.“ Auch das Team von PP Live will zukünftig die Teams-Anwendung von Microsoft nutzen, so Svenja Voigt, Head of Event Management: „Gerade setzen wir das testweise ein, überprüfen noch, ob es in allen Belangen unseren Anforderungen standhält.“

Finetuning bei der Nutzung der Kommunikationskanäle

Neben der Optimierung der technologischen Voraussetzungen steht für viele Unternehmen das Finetuning der Kommunikationskanäle im Vordergrund, meint Sarah Zimmermann, Chief Strategy Officer bei Uniplan: „Wir agieren heute immer vernetzter. Das führt dazu, dass wir mehrere Kanäle gleichzeitig bedienen und schauen müssen, dass die Konzentration auf die Kernaufgaben dadurch nicht vermindert wird.“ Dennoch führt um die Digitalisierung der Kommunikation kein Weg drum herum, meint Marc Schlömann, Head of Controlling bei Uniplan: „Wir nutzen eine gemeinsame Arbeitsplattform, bei der Chats, Besprechungen, Dateifreigaben und Business-Anwendungen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich gebündelt werden. Außerdem nutzen wir die Möglichkeit, komplexe Sachverhalte schnell in einer Videokonferenz zu besprechen. Das erleichtert unsere tägliche Arbeit.“

Jahresauftakt: Fun-Faktor oder Facts & Figures?

Am Ende des Tages, da sind sich alle Befragten einig, kann aber der persönliche Kontakt durch nichts ersetzt werden. „Wir bei Joke setzen deshalb neben dem alltäglichen Austausch zwischen den Standorten via Mail, Telefon & Co. vor allem auf gemeinsame Teamaktivitäten“, erklärt Christian Seidenstücker, „und das meist in Kombination mit einem Informationsaustausch.“ Dafür wurde bei Joke vor wenigen Jahren das Format der „JAMs“, der JahresAbschlussMeetings in das der JahresAuftaktMeetings überführt, die gleich zu Beginn des Jahres sowohl einen Rückblick auf das, was war, als auch eine Vorschau, auf das, was das Team erwartet, geben. Hier ist es Tradition, dass sowohl die Kollegen aus ganz Deutschland anreisen als auch die komplette Geschäftsführung mitmacht. Ebenso bei den Summercamps, die üblicherweise in der Mitte des Jahres stattfinden und mehr Fun-Charakter haben.

(Bild: Joke Event AG)

Auch bei PP Live, die je eine Dependance in Köln und Frankfurt unterhalten, steht zu Jahresbeginn stets ein Kick-off-Event an, erklärt Svenja Voigt. Dabei versuche man auch, die gesamte Mannschaft zusammenzubekommen, und im Mittelpunkt stehe eine Keynote Speech. Neben diesem jährlichen Highlight gibt es auch monatliche teamübergreifende Agenturmeetings pro Standort und Führungskräfte seien gehalten, das Team einmal wöchentlich zusammenzutrommeln. „Das muss und soll nicht immer stocksteif sein“, erläutert Svenja Voigt, „mal treffen wir uns auch zu einem Picknick am Main oder einer bringt Eis oder Kuchen mit. Es geht dabei weniger um Fachliches, sondern auch darum, was fürs gute Betriebsklima zu tun.“

Ein gutes Arbeitsklima: der „Schmierstoff im Getriebe der Firma“

Das sei, erklärt Wirtschaftspsychologe Professor Alexander Cisik sowieso das A und O: „Ein gutes Arbeitsklima ist den meisten Mitarbeitern heute überdurchschnittlich wichtig, vor allem denjenigen, die zur Generation Y gehören. Ein gutes Klima ist sozusagen der ‚Schmierstoff im betrieblichen Getriebe‘. Es ist die Voraussetzung dafür, dass sich der Einzelne wohlfühlt. Und dieses Wohlfühlen resultiert in erster Linie daraus, dass er das Gefühl vermittelt bekommt, eigenverantwortlich das Richtige zu tun.“

Das kann Uniplan-CSO Sarah Zimmermann nur bestätigen: „Bei uns wird das Thema Ownership großgeschrieben: der Antrieb eines jeden Einzelnen, den Unternehmenserfolg des gesamten Teams über alle Disziplinen als kollektive Verantwortung zu verstehen. Jeder Einzelne bei Uniplan ist damit ein Teil des Ganzen und Vorbild. Bei uns gilt ‚You’re always on Stage‘ – und diese Bühne nutzen wir, um etwas zu bewegen, und unser Versprechen ‚All for that Moment‘ zu leben. Unsere Führungskräfte sind ein wichtiger Bestandteil dieses Versprechens und werden vor allem in Hinsicht auf Empathie, Taktgefühl und die richtige Art der Kommunikation geschult.“

(Bild: Alexander Cisik)

Gemeinsame Werte und Regeln als Verbindung

Um sich der Organisationsform zugehörig zu fühlen, braucht es etwas „Verbindendes“, betont Alexander Cisik, der in Düsseldorf und Potsdam eine Agentur für Personal- und Organisationsberatung betreibt und an der Hochschule Niederrhein Wirtschafts-, Organisations- und Arbeitspsychologie lehrt. „Gemeinsame Werte und Regeln stellen die Basis dafür dar. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter mit ihrer Persönlichkeit gut in das große Ganze passen. Dann sind sie in der Lage, eine gemeinsame Mission oder Vision erfolgreich zu verfolgen.“ Wichtige Bausteine in diesem Kontext seien auch eine solide Vertrauensbasis sowie eine belastbare Streitkultur. Dabei spiele der direkte Vorgesetzte natürlich eine wichtige Rolle: „Er oder sie sollte ein glaubwürdiges authentisches Vorbild sein, das die propagierten Werte auch wirklich lebt. Und eine maximale Entscheidungskompetenz vermittelt.“

Teambuilding und Wertschätzung im Unternehmen

Für ein gutes Agenturklima tut auch das Team von PP Live einiges, vor allem im Rahmen von Teambuilding-Prozessen. „Wir haben Grundsätze, die jeder bei uns leben sollte. Dazu gehören die Wertschätzung füreinander, Flexibilität, Zuverlässigkeit und die Leidenschaft für den Erfolg“, erklärt Svenja Voigt, „damit durch die ganze Digitalisierung nicht die persönlichen Kontakte auf der Strecke bleiben, bieten wir den Kollegen unterschiedliche Möglichkeiten des Austauschs an, auch außerhalb der Büros.“ Als ein erfolgreiches Format führt sie den Firmenlauf an, an dem die einen als Läufer teilnehmen, die anderen sie als Cheerleader tatkräftig unterstützen.

(Bild: PP Live)

Auch bei Uniplan gibt es die offiziellen Town Hall Meetings am Anfang des Jahres, als „Strategie-Update“, erklärt Sarah Zimmermann, „vierteljährlich finden darüber hinaus aber auch unsere teamübergreifenden Breakfast Clubs statt, bei denen wir über Trends, interne Kreativprojekte, Innovationen und Aktuelles sprechen. Die Themen werden aus den Teams heraus vorgeschlagen und vorgetragen. Neben regelmäßigen Teamtreffen gibt es auch noch andere interne Veranstaltungen wie Mittagessen mit der Geschäftsleitung, Sommerfeste, Weihnachtsfeiern und das monatliche After-Work ‚Chilled Thursday‘. Aktuell planen wir ein Monday Stand-up, zu welchem alle Uniplaner jeden Montag zusammenkommen, um kurz vorzustellen, was ansteht.“

Im Austausch bleiben

Wie kann und soll die Geschäftsleitung in diesem Zusammenhang positiv bestärken? Christian Seidenstücker von Joke meint: „Ich muss als CEO unsere Werte leben, ganz klar, überall und immer.“ Wichtig ist ihm, auch wenn sein Büro in Bremen ist, die anderen Joke-Standorte gut zu kennen: „Ich bin da ein- bis zweimal im Quartal, spreche mit den Leuten, nicht nur den Standortverantwortlichen, und bin stolz darauf, quasi jeden unserer Mitarbeiter persönlich zu kennen.“

Sarah Zimmermann von Uniplan dazu: „Die Rolle der Geschäftsleitung liegt vor allem darin, Maßnahmen anzustoßen“, während ihr Kollege Todd Nash überzeugt ist: „Die Hauptaufgabe des Management-Teams besteht darin, gute Mitarbeiter zu motivieren, sie zu stärken und ihnen zu vertrauen. ‚Be connected‘ ist einer unserer Grundsätze. Besonders wichtig sind uns transparente Kommunikation und ein verständnis- und respektvoller Umgang miteinander, insbesondere über verschiedene Zeitzonen, Arbeitszeiten und Sprachen hinweg. Es ist die Aufgabe des Managements, eine integrative offene Umgebung zu schaffen, in der eventuell auftretende, auch interkulturell begründete Probleme offen diskutiert und Lösungen gefunden werden können.“

„Der Trend geht in Richtung Netzwerk und Community“

Wie aber sieht die Zukunft aus, wenn immer mehr Mitarbeiter immer seltener zusammenhocken, teils, weil sie Optionen wie Home Office nutzen, teils weil von ihnen noch mehr Flexibilität gefordert wird, gerade in der Eventbranche? „In den letzten zehn Jahren haben sich sowohl Technologien als auch Einstellungen exponentiell verändert“, meint CIO Todd Nash von Uniplan, „kürzere Deadlines, höhere Erwartungen, nicht starr definierte Arbeitszeiten – das Arbeitsumfeld wird immer schneller und komplexer. Alte Modelle werden in Frage gestellt. Wir fragen uns derzeit etwa, ob wir noch Festnetztelefone benötigen. Die einzige Konstante ist, dass der technologische Wandel ein Teil des Lebens ist und das ‚irgendwo anders arbeiten‘ zunimmt. Wir müssen uns fragen, wie wir mithalten, informiert bleiben und es gleichzeitig schaffen, uns dem ständigen Informationsfluss auch mal zu entziehen und uns auf das Wesentliche konzentrieren, sowohl im Arbeitsleben als auch privat.“

Und so ist es am Ende auch einer guten Work-Life-Balance geschuldet, wenn Teams, deren Arbeitsweise virtuell geprägt ist und die selbst über Kontinente hinweg gemeinsame Projekte realisieren sollen, erfolgreich sind. Uniplan-CSO Sarah Zimmermann: „Der Trend geht in Richtung Netzwerk und Community. Was zählt, sind die Inhalte. Nicht aus welcher Konstellation oder Struktur heraus sie entstehen, sondern dass sie entstehen, dass jeder Mitarbeiter Spaß daran hat, Dinge mitzugestalten, sich proaktiv einzubringen, neugierig ist und keine Angst davor hat, Fehler zu machen. In einer solchen Kultur wird das strukturelle Gefüge zur Nebensache. Wichtig ist, dass eine solche Kultur gefördert wird. Ein Unternehmen ist nicht zuletzt die Summe der Menschen, die dafür arbeiten, sowie auch die Unternehmenswerte nur durch die Menschen zum Leben erweckt werden.“

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