Case Study Guest Management: Derivatives Forum erstmalig als Hybrid-Event

Live. Digital. Hybrid. Eurex, die weltweit größte Terminbörse, vertraute das Guest Management des Derivatives Forums Frankfurt 2022 vom 24. bis 25. Mai 2022 dem Teilnehmermanagementsystem-Anbieter Guest-One an.

(Bild: Guest-One)

Ende Mai 2022 war es endlich so weit, dann öffnete das Derivatives Forum Frankfurt 2022 seine Pforten. Erstmals trafen die Expert:innen für Handel und Clearing von Derivaten sowie Wertpapierfinanzierungen über alle Anlageklassen im Rahmen eines hybriden Events aufeinander. Die Verbindung von Präsenzveranstaltung und Online-Konferenz war eine Premiere für den Veranstalter. Bis dato fand die Veranstaltung ausschließlich als Vor-Ort-Event statt. Einzige Ausnahme war ein Corona-bedingtes Online-Format im vergangenen Jahr. Die Entscheidung für ein hybrides Format stellte die Organisatoren vor die Herausforderung, sowohl das virtuelle als auch das physische Angebot miteinander in Einklang zu bringen.

Das arbeitsteilige Vorgehen bei der Organisation des Events kam den Macher:innen dabei zugute. „Als Marketing arbeiten wir bei der Organisation der Konferenz eng im Team mit der Eventabteilung der Deutsche Börse AG“, berichtet Christophe Rilinger, Marketing-Experte bei der Eurex Trading & Clearing.

Nahtloser Übergang zwischen Online- und Präsenz-Event

In enger Abstimmung mit Eurex setzte Guest-One ein komplexes System auf, um ein reibungsloses Ineinandergreifen der beiden Veranstaltungsformate zu gewährleisten. Für Interessent:innen bedeutete dies: Auch wenige Minuten vor der Veranstaltung war noch eine Registrierung zur Konferenz möglich. Ziel der Organisatoren war es, den Anmeldeprozess so nutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Ganz im Sinne der Veranstalter, denn: Obwohl die Konferenz im Vorjahr nicht in Präsenz durchgeführt werden konnte, war sie ein großer Erfolg. „Mit insgesamt 3.000 Teilnehmern ist es uns 2021 gelungen, die Reichweite des Derivatives Forums deutlich zu erweitern“, zieht Rilinger ein positives Fazit für die Konferenz des Vorjahrs.

(Bild: Guest-One)

Automatisierter Registrierungsprozess und Sponsoren-Plattform

Für die Organisatoren bildete der Administrationsbereich das Herzstück des G1-Systems. Auf einer webbasierten Plattform mit abgestuften Benutzerrechten liefen sämtliche Fäden zusammen. Ein übersichtliches Dashboard informierte über angemeldete Teilnehmende und hielt ergänzende Informationen wie Stamm- und Abrechnungsdaten bereit. Der implementierte Lettershop ermöglichte den personalisierten Versand von Einladungen oder Bestätigungen.

Die Online-Registrierung erfolgte im Corporate Design von Eurex. Neben zahlreichen Abfragen konnten Interessent:innen bereits hier festlegen, ob sie online oder in Präsenz teilnehmen wollten. Bezahlen konnten die Teilnehmenden klassisch per Rechnung oder mit Kreditkarte.

Neben vielen anderen Tools und Funktionen war die Sponsoren-Plattform eine weitere Projektbesonderheit. „Dazu haben wir im Administrationsbereich die Möglichkeit geschaffen, Sponsoren-Ansprechpartner mit Stammdaten und Mitarbeiter-Kontingente anzulegen“, berichtet Oliver Maître, Geschäftsführer von Guest-One. Diese Funktion erlaubte es Sponsoren, ihre eigenen Mitarbeitenden schnell und unkompliziert ins Teilnehmermanagement einzupflegen. Ein vorher festgelegtes Kontingent erlaubte es der Eurex, dennoch die Kontrolle zu bewahren.

Größte Herausforderung: der volle Terminkalender

„Guest-One als Dienstleister hat uns ein System und die Technik zur Verfügung gestellt, welche unsere Bedürfnisse abdeckten“, berichtet Marketing-Experte Rilinger zufrieden. Größte Herausforderung für ihn? Ein Datum zu finden, an dem die Konferenz überhaupt stattfinden konnte. Die Corona-Pandemie hatte den Terminkalender der Finanzbranche noch enger werden lassen, als er ohnehin schon ist. Mit Vorfreude fieberten Rilinger und die Kolleg:innen dem Event entgegen, denn wie waren bereits seit September 2021 mit der Planung und Organisation beschäftigt. „Kaum zu glauben, dass eine Handvoll Leute in der Lage ist, eine derartige Veranstaltung auf die Beine zu stellen“, zeigt sich Rilinger zufrieden. „Das schafft man nur mit einem starken Team.“ Doch vorbei ist es für Eurex nach dem Event noch lange nicht. Jetzt beginnt die Nachbereitung. Und im Anschluss warten schon die Vorbereitungen auf das Derivatives Forum Frankfurt 2023.

Bewährte Partnerschaft mit N&M:

Um eine nahtlose Verbindung zwischen Online-Event und Präsenz-Veranstaltung zu gewährleisten, vertraute Guest-One auf eine bewährte Partnerschaft. Neumann&Müller Veranstaltungstechnik verfügen nicht nur über reichlich Erfahrung im Bereich hybrider Events und gewährleisteten ideale Bedingungen. Auf der Grundlage der DLE-Plattform (Digital Live Events) gelang es, einen nahtlosen Übergang zwischen Teilnehmermanagement und Streaming-Plattform herzustellen.

Eurex: Bevorzugter Handelsplatz für Derivate. Weltweit.

Über einen offenen und kostengünstigen elektronischen Zugang bietet die Eurex eine breite Palette internationaler Benchmark-Produkte an und betreibt die liquidesten Rentenmärkte der Welt. Von 700 Standorten auf der ganzen Welt sind Marktteilnehmende an Eurex miteinander verbunden und erzielen ein jährliches Handelsvolumen von weit über einer Milliarde Kontrakten. Das macht die Eurex zum weltweit bevorzugten Handelsplatz für Derivate. Als global agierendes Unternehmen mit zahlreichen Standorten und Mitarbeitenden hat sich die Eurex entschlossen, Mission und Vision ausschließlich in englischer Sprache zu kommunizieren. „We organize markets globally“ lautet das gemeinsame Ziel.