Checkliste: Event Promotion zielgerichtet planen und steuern
von Sylvia Koch ,
Ein Event bietet spannende Möglichkeiten, ein Unternehmen, eine Dienstleistung oder ein Produkt in seiner ganzen Vielfalt vorzustellen. Im Vorfeld eines Events müssen jedoch verschiedene Aspekte geklärt sein, um sicher zu gehen, dass die Veranstaltung nicht nur gut besucht ist, sondern zudem auch noch die richtige Zielgruppe anspricht…
Um ein Event in der gewünschten Zielgruppe bekannt zu machen, ist eine gute Vorbereitung elementar. Die wichtigsten Ziele einer Veranstaltung sollten deswegen bereits vor der Verbreitung von Details festgelegt werden, um einen lückenlosen Informationsfluss gewährleisten zu können. Dazu gehören der Name der Veranstaltung, die grundlegenden Inhalte sowie eventuelle Referenten. Auch das Datum des Events will gut gewählt sein: Abhängig von der Zielgruppe kann der Termin ein ausschlaggebendes Kriterium sein, eine Veranstaltung zu besuchen – oder eben nicht.
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b2b oder b2c: Das richtige Datum entscheidet mit über den Erfolg einer Veranstaltung. (Bild: Pixabay)
Keine Business-Veranstaltungen zwischen Feiertagen
Ob eine Veranstaltung für b2b oder für b2c ausgerichtet ist, sollte bei der Terminwahl in jedem Fall berücksichtigt werden. Für b2c Veranstaltungen eignen sich am besten Termine, die außerhalb der gängigen Arbeitszeiten liegen – also beispielsweise später am Abend, in Ferienzeiten, an Feier- oder Brückentagen. Bei b2b Veranstaltungen wendet sich das Blatt: Dort sollten in der Regel genau die Termine, die bei b2c Events gewünscht sind, gemieden werden. Vor, während oder nach Feiertagen sowie an Wochenenden wollen die meisten Leute ihre Freizeit mit Familie und Freunden verbringen und nicht mit Geschäftspartnern. Dasselbe gilt für die Ferienzeiten der einzelnen Bundesländer, in denen viele die Gelegenheit für einen Urlaub mit den Kindern ergreifen.
Den Anmeldeprozess so einfach wie möglich gestalten Ist zu der Veranstaltung eine Anmeldung notwendig bzw. nur eine begrenzte Teilnehmerzahl zulässig, sollte auch das schon bei Ankündigung der Veranstaltung kommuniziert werden. Informationen zu Anmeldefristen sowie der Verweis auf eventuelle Formulare oder Bezahlmöglichkeiten – sofern es sich um ein kostenpflichtiges Seminar handelt – sollten ebenfalls verfügbar sein.
Wer seinen Teilnehmern darüber hinaus noch einen weiteren Benefit bieten möchte, erkundigt sich nach Unterkünften, Transfermöglichkeiten und Parkplätzen in der Nähe des Veranstaltungsortes. Wie bei allem gilt: Je weniger Hürden die Besucher nehmen müssen, um zur Veranstaltung zu gelangen, desto motivierter werden sie sein, sich am Tag des Events begeistern zu lassen.
Ziele festlegen: Welche Personengruppen sollen erreicht werden? Wo soll das Event beworben werden? (Bild: Pixabay)
Die Ankündigung zielgerichtet streuen Sobald diese Variablen festgelegt sind, beginnen die Vorbereitungen für die eigentliche Event Promotion und die Maßnahmen, die dazu ergriffen werden sollen. Unabhängig davon, ob es sich um eine b2b oder eine b2c Veranstaltung handelt, sollte die Zielgruppe festgelegt werden: Eine inhaltlich gelungene Kampagne kann trotzdem nach hinten losgehen, wenn sie die gewünschten Personengruppen nicht erreicht. Auch die Ansprache einer Event Promotion muss an die Zielgruppe angepasst werden: Geschäftsführer und Inhaber erwarten wahrscheinlich eine respektvollere Ansprache, während es für andere Interessensgruppen etwas lockerer sein darf. Dazu gesellt sich die Frage, wie weit die Ankündigung der Veranstaltung gestreut werden soll: Eher regional, bundesweit, europaweit oder doch lieber global? Abhängig von der Antwort werden weitere Fragen aufgeworfen: Denn wenn das Event über die Grenzen eines Landes hinaus bekannt gemacht werden soll, muss entschieden werden, in welchen Sprachen die Veranstaltung beworben wird. Die Landessprache des Veranstaltungsortes wird in den meisten Fällen nicht ausreichen – es sei denn es handelt sich zufällig um das Vereinte Königreich, Irland oder Amerika.
Radio, Zeitung oder Fernsehen? Oder holt man sich doch lieber Unterstützung von der Fachpresse? Mittlerweile selbstverständlich geworden ist die Ankündigung einer Veranstaltung über das Internet, sei es auf einer Website, in einem Forum, über Social Media oder innerhalb eines Newsletters. Auch über gut platzierte Digital Signage Displays in hochfrequentierten Standorten werden immer mehr Promotions an die Zielgruppe herangetragen. Dazu gesellen sich die klassischen Varianten wie Plakate und Transparente, Flyer und Aufkleber. Auch hier ergibt sich eine Abhängigkeit von der Zielgruppe: Für einige sind Radio und Fernsehnachrichten die gängigste Informationsquelle, andere können sich kaum mehr an die Zeiten ohne Internet und Smartphone erinnern.
Wer die Ankündigung seines Events gut organisiert und durchführt, darf sich bereits zu Beginn der Veranstaltung freuen: Nämlich dann, wenn die für die Veranstaltung ideale Zielgruppe in Mengen durch die Eingangstür strömt.
Mein Chef überlegt derzeit, ob er eine Eventagentur engagiert, damit sich bei uns im Unternehmen niemand damit beschäftigen muss. Die Idee ist ganz gut, aber jemand muss trotzdem der Ansprechpartner sein. Bisher hat er sich auf externe Partner verlassen, wenn es um die Messeplanung ging.
Mein Chef überlegt derzeit, ob er eine Eventagentur engagiert, damit sich bei uns im Unternehmen niemand damit beschäftigen muss. Die Idee ist ganz gut, aber jemand muss trotzdem der Ansprechpartner sein. Bisher hat er sich auf externe Partner verlassen, wenn es um die Messeplanung ging.