Was kostet ein Event?

Wie bei vielen Fragen, die sich im ersten Moment leicht anhören, fällt die Antwort hier umso schwerer: Denn was ein Event kostet, hängt stark von den verschiedenen Elementen eines Events ab. Wer sich jetzt ob des Titels dieses Beitrags hintergangen fühlt, der sei beruhigt. Auch wenn man pauschal keinen genauen Eurobetrag pro Event nennen kann, gibt es doch verschiedene Kostenarten, die – sofern man sie kennt – dabei helfen, die Kosten eines Events besser zu kalkulieren.

Fremdleistungseinzelkosten und Selbstkosten

Das Ziel einer Veranstaltung ist in der Regel Gewinn: Ein Gewinn an Reichweite, ein Imagegewinn oder der finanzielle Gewinn. Doch vor dem Gewinn kostet ein Event erstmal. Bereits im Konzept werden die Projektkosten geplant, damit später keine bösen Überraschungen auf das Team zukommen. Diese Kosten setzen sich zusammen aus den eigenen Kosten, auch Selbstkosten genannt, und den Fremdleistungskosten.

Die Kalkulation der Fremdleistungseinzelkosten kann meist den Dienstleistern überlassen werden, die in der Regel über die entsprechende Erfahrung verfügen. Indem man gleich mehrere Wettbewerber anfragt, kann man zudem sicher gehen, das beste Angebot zu erhalten – vorausgesetzt die Dienstleister erhalten ein ausführliches Briefing.

Eine etwas größere Herausforderung ist schon die Berechnung der Selbstkosten, die bei einem Event für bestimmte Leistungen entstehen. Sie setzen sich aus den Personaleinzel-, den Sacheinzel- und den Gemeinkosten zusammen. Die Erfassung dieser Kosten ist nicht nur für die eigene Kalkulation wichtig, sondern hilft besonders Unternehmen dabei zu entscheiden, ob die Beauftragung einer Agentur nicht wirtschaftlicher ist. Doch auch als Agentur oder Freelancer ist diese Berechnung wichtig, schließlich will man an einem Projekt verdienen und nicht noch draufzahlen.

Projektbezogene Sachkosten wie beispielsweise Reisekosten oder eigens anzuschaffende Geräte lassen sich relativ leicht einschätzen. Die Einschätzung der Personaleinzelkosten hängt dagegen stark davon ab, wie betreuungsintensiv das Event ist. Handelt es sich um eine Routineveranstaltung, bei der die meisten Variablen schon festgelegt sind? Oder ist vielmehr ein exklusives Event in Planung, das von Grund auf neu gestaltet werden muss? Dazu muss mit einkalkuliert werden, welche Mitarbeiter in die Planung des Events eingebunden sind, schließlich unterscheiden sich die einzelnen Gehälter teils sehr stark.

Parallel zu den verschiedenen Einzelkostenarten gibt es im Übrigen noch die Gemeinkosten. Bei einer Agentur handelt es sich dabei beispielsweise um Büromieten, Gebäudekosten oder auch Kommunikationskosten wie Internet und Telefon, sofern diese nicht einem einzelnen Projekt zugeordnet werden können.

>> Checkliste „Eventkosten kalkulieren“ hier downloaden!

In unserer Checkliste zeigen wir auf, welche Fremdleistungseinzel- und Selbstkosten während der Vorbereitung, der Durchführung und der Nachbereitung einer Veranstaltung entstehen können!