Mit Crew Control bietet der Teilnehmermanagement-Spezialist Guest-One aus Wuppertal eine vielseitig einsetzbare Crew-Management- und Akkreditierungs-Lösung. Das webbasierte System liefert Transparenz, Sicherheit und ist einfach im Handling von Personal bei Festivals, Sportveranstaltungen, Corporate Events, Public Events oder auch auf Messeplätzen.
(Bild: Guest-One)
Sie erwarten viele Gäste für Ihr Event? Dann gibt es ganz sicher zahlreiches Personal „hinter den Kulissen“ der Veranstaltung, das es zu managen gilt. Der Wuppertaler Teilnehmermanagement-Anbieter Guest-One hat mit Crew Control hierfür eine Software entwickelt, die eine umfassende temporäre Lösung für den systematischen Umgang mit Akkreditierungen, Ausweisen, Mitarbeiterdaten, Zutrittsberechtigungen, Catering, Equipment oder der Zeiterfassung bietet. Mit dem System können, neben Gewerken wie Security, Catering, Reinigung, Technik oder Hostessen, auch Pressevertreter, VIPs oder Künstler gemanagt und akkreditiert werden. „Crew Control beantwortet den Eventverantwortlichen wichtige Fragen: ‚Wer ist wann und wo und wie lange? Und was macht er da eigentlich?‘“, so Geschäftsführer Marcel Schettler.
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Leistungsumfang des Crew-Management-Systems
Der Fokus liegt bei der Datensammlung und -verarbeitung, die eine strukturierte Möglichkeit für die Mitarbeiter und Gewerkeleiter bietet, sämtliche Daten und Bilder über eine Webplattform einfach und unter Datenschutz- und sicherheitsrelevanten Aspekten zu verwalten. Ebenso wichtig ist auch der Aspekt Berechtigungen und Sicherheit auf den Events. Über eine Berechtigungsstruktur können etwa Zutrittsbereiche (z.B. Backstage, Bühne) oder Zutrittsarten (z.B. Wer darf wie oft und wann am Catering teilnehmen?) festgelegt werden. Dies kann für Gruppen oder Einzelpersonen in speziellen Profilen angelegt werden. Die Vergabe und der Entzug von Rechten oder der Verlust von Zutrittskarten sind über das zentrale System jederzeit erfassbar und änderbar.
Um einen Überblick über alle Beteiligten am Event zu behalten, ist die Erfassung von Arbeitszeiten und Anwesenheiten der Mitarbeiter möglich. Das System übernimmt eine Kontrollfunktion und bietet sowohl kosten- als auch sicherheitsrelevante Informationen. Mit weiteren nützlichen Tools, wie beispielsweise der Catering-Bedarfsabfrage und Berechtigungsprüfung, der Materialverwaltung von ausgegebenen Geräten oder der Hotel- und Fahrzeugverwaltung, vereinfacht Crew Control das Mitarbeitermanagement.
(Bild: Guest-One)
Webbasierte Software
Die Erfassung und Verwaltung der Daten aller Mitwirkenden auf der Veranstaltung erfolgt mit Crew Control über ein zentrales und webbasiertes System, welches verschiedene Zugänge für den Veranstalter, die Gewerkeleiter und die Mitarbeiter bereitstellt. Die Software bietet dabei abgestufte Freigabemechanismen, Kontingentierung und die individuelle Vergabe von Zutrittsberechtigungen. Vor Ort erhält jeder registrierte Mitarbeiter einen Ausweis oder ein Armband mit RFID-Chip oder QR-Code, sodass eine Identitätskontrolle jederzeit möglich ist. Bilder der Mitarbeiter sowie die zugewiesenen Zutrittsberechtigungen sind elektronisch gespeichert. Die Kontrolle der Pässe oder Armbänder erfolgt mit Hilfe einer App, wodurch die Eintrittskontrollen einfach über ausgegebene Smartphones zu managen sind.
Vereinfachung des Mitarbeitermanagements
Die Vereinfachung des Mitarbeitermanagements ist Kernstück von Crew Control. Dabei wird der Organisationsaufwand für den Veranstalter reduziert und die gewünschte Transparenz und notwendige Sicherheit geschaffen. Durch den Einsatz entfallen beispielsweise lange Excel-Listen, Abstimmungsgespräche und oberflächliche Sichtkontrollen, ebenso können Berechtigungen und Budgets vergeben und eingehalten werden. Das spart Kosten, Personal und bietet dem Veranstalter ein Mehr an Sicherheit für seine Gäste und Crews.
