Ein Messeauftritt ist eine gute Gelegenheit, um seinen Kundenstamm und potenzielle Neukunden persönlich über ausgewählte Produkte, Dienstleistungen sowie das Unternehmen zu informieren. Ein gut überlegtes Briefing hilft den Dienstleistern rund um den Messebau, einen Messeauftritt erfolgreich zu inszenieren.
(Bild: Amecko GmbH)
Mit welchem Vorlauf zur Veranstaltung der Kunde den Messebauer beauftragen, wie der Kunde sich am besten auf die Beauftragung eines Messestandes vorbereiten sollte und welche unterschiedlichen Anforderungen verschiedene Messestände mit sich bringen, hat Amecko-Geschäftsführer Klaus Zittrich beantwortet.
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Klaus Zittrich (Bild: Amecko GmbH)
Klaus Zittrich ist seit fast 40 Jahren in der Live-Kommunikationsbranche tätig. Zuletzt gründete er 2010 mit seinen Partnern das Messebauunternehmen Amecko GmbH mit Sitz in Oberhausen. Dort konzipieren, realisieren und betreuen er und sein Team kreative Erlebnisräume für Marken auf Messen, auf Kongressen, im Innenausbau und für Events, national und international.
Die optimale Beauftragungszeit
Im Zuge der Planung eines Messestandes ist die Frage nach dem erforderlichen Vorlaufzeitraum zur Erzielung eines erfolgreichen Ergebnisses von Bedeutung. Klaus Zittrich empfiehlt, frühzeitig den Kontakt mit einem Messebauunternehmen aufzunehmen, damit ein durchdachtes Konzept entwickelt werden kann. Hierbei sollte auch ausreichend Zeit für Korrekturschleifen und Verbesserungen eingeplant werden. Ein überzeugendes Konzept erfordert eine harmonische Abstimmung zwischen der Architektur und Ansprache der Kund:innen mittels Botschaften, Kampagnen und/oder Produktpräsentationen, um das Unternehmen sowie seine Produkte optimal zu präsentieren.
Die Vorlaufzeit für die Beauftragung eines Messestandes hängt von der jeweiligen Aufgabenstellung des Auftraggebers ab. Klaus Zittrich berichtet, dass kleine Messestände (bis zu 30m²), deren inhaltliche Ausrichtungen bereits definiert sind, in der Regel eine Vorlaufzeit von mindestens drei Monaten erfordern. Bei Messeständen mit größerem Volumen und komplexeren Anforderungen hingegen ist eine Vorlaufzeit von sechs Monaten und mehr notwendig. Bei sehr großen Messeständen mit Doppelgeschossen und medialen Produktpräsentationen bedarf es eines kontinuierlichen Planungsprozesses: „Nach der Messe ist dann vor der Messe.“ Planungszeiträume von einem Jahr und mehr sind durchaus üblich und notwendig.
Die Entwicklung von medialem Content und inszenierten Produktpräsentationen erfordert viele Korrekturschleifen im Team der Kreativen und im Team der Auftraggeber, einschließlich interner Diskussionen, Überarbeitungen bis hin zur Produktionsfreigabe, weswegen eine frühzeitige Kontaktaufnahme zur Messeagentur/zum Messebauer zwingend empfohlen wird. Klaus Zittrich betont, dass die Konzept-, Entscheidungs-, Produktions- und Umsetzungsphase in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen müssen. Die Entscheidungsphase des Auftraggebers sollte in diesem Kontext allerdings nicht die längste sein, ergänzt er mit einem Augenzwinkern.
Je nach Größe des Messestandes kann der Aufbau mehrere Tage dauern. (Bild: Amecko GmbH)
Die richtige Vorbereitung
Bei der Beauftragung eines Messebauers sollte der Auftraggeber im Vorfeld definieren, welche Ziele er mit seinem Messestand und -auftritt erreichen möchte. Vielfältige Fragen sind zu klären: Welche Zielgruppe soll angesprochen und welche Kernbotschaften sollen vermittelt werden? Stehen bestimmte Produktneuheiten im Fokus? Soll es Catering geben? Was sind die Besonderheiten des Unternehmens und wie grenzt man sich von den Marktbegleitern ab? Erfahrene Messebauunternehmen wie beispielsweise Amecko helfen dem Auftraggeber ausführlich bei der Beratung sowie der Konzeption und Entwicklung des Messestandes. Letztendlich kann der Messebauer jedoch nur das übersetzen und umsetzen, was der Auftraggeber als Aufgabe formuliert. Ein vertrauensvoller Dialog zwischen dem Kunden und dem Messebauunternehmen ist in der Briefingphase essenziell.
Bei der Festlegung des Budgets sollte der Auftraggeber ebenfalls berücksichtigen, welche Anforderungen er an seinen Messestand stellt. Je nach Größe, Ausstattung und zusätzlichen Dienstleistungen können die Kosten stark variieren. Auch die sogenannten Messenebenkosten müssen betrachtet werden.
Hat der Auftraggeber auf der Messe Erfolg und hat das „Gesamtpaket“ gestimmt, profitiert auch das Messebauunternehmen davon, da im besten Fall Folgeaufträge winken. Eine dauerhafte, Energie geladene und partnerschaftliche Allianz hilft Kosten zu sparen und sich im kritischen Dialog stetig zu verbessern.
Systembau vs. individueller Messebau
Die Art des Messebaus spielt ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Planung des Messestands. Klaus Zittrich erklärt, dass es keine Anforderungen an die Messestände oder -systeme selbst gäbe, sondern vielmehr Anforderungen an die Aufgabenstellung des Auftraggebers. Diese entscheidet dann, was sinnvoll erscheint.
Bei einem Systembau kommen standardisierte Bauteile zum Einsatz. Diese Bauteile sind oft über Jahrzehnte entwickelt worden und können flexibel kombiniert werden, um verschiedene Standgrößen und -formen zu realisieren. Dadurch kann ein Systembau oftmals schnell und kostengünstig umgesetzt werden. Jedoch sind die Möglichkeiten bei einem Systembau und eine Abgrenzung zum Wettbewerb nur eingeschränkt möglich.
Wenn ein Unternehmen auf der Messe maßgeschneidert auftreten möchte, empfiehlt sich eher der individuelle Messebau – auch konventioneller Messebau genannt. Hierbei wird der Messestand explizit für das Unternehmen entwickelt und basiert dementsprechend auf den Anforderungen sowie auf dem Briefing und den Vorgaben des Auftraggebers. Mit einem individuellen Messebau kann das Unternehmen sich von der Konkurrenz deutlicher abgrenzen und die Aufmerksamkeit mithilfe von baulichen oder medialen Inhalten auf sich ziehen. Somit können potenzielle Kund:innen zielgerichteter angesprochen werden. Solch einen individuellen Messebau muss ein Unternehmen jedoch auch finanziell stemmen können. „Egal für welche Bauweise man sich entscheidet – der Stand sollte zum Unternehmen und seinem Geschäft sowie zu den vorgestellten Produkten passen, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen“, resümiert Klaus Zittrich.
Die verschiedenen Dienstleister müssen beim Aufbau eng zusammenarbeiten. (Bild: Amecko GmbH)
Das Design/die Architektur
Das Design/die Architektur eines Messestandes spielt beim Briefing oft die bedeutsamste Rolle. Klaus Zittrich erläutert, dass viele Messebauunternehmen über eigene Designabteilungen verfügen und/oder zusätzlich mit freien Designer:innen zusammenarbeiten. Die Designer:innen des Messebauunternehmens entwerfen auf der Basis dezidierter Briefings, Corporate-Vorgaben, Budgetvorgaben usw. ihre Architekturkonzeptvorschläge. Diese werden dann oftmals im Rahmen von Wettbewerbspräsentationen von den Auftraggebern ausgewählt.
Kleinere Messebauunternehmen arbeiten oft ausschließlich mit freien Designer:innen zusammen. Die Auswahl dieser hängt von der spezifischen Aufgabenstellung des Auftraggebers ab. Es werden dann üblicherweise Designer:innen im Netzwerk beauftragt, welche die höchste Affinität zur jeweiligen Aufgabenstellung mitbringen.
In der Regel übernehmen Messebauunternehmen das Messestanddesign für konventionelle Messestände, aber eben auch Systemkonzepte. Die Designer:innen arbeiten oft auch nach der Erstpräsentation und Auswahl eng mit dem Auftraggeber zusammen, um schlussendlich die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen in punktgenaue finale Konzepte zu übersetzen, die dann gebaut werden.
Nachhaltigkeit im Messebau
Nachhaltigkeit gewinnt auch im Bereich des Messebaus zunehmend an Relevanz. Ressourcen sollen geschont und die Umweltbelastung reduziert werden. Dabei ist die Wiederverwendbarkeit des Messestandes ein wichtiger Faktor. Viele Messebauunternehmen setzen deshalb auf modulare Messestände, die sich flexibel und individuell an unterschiedliche Veranstaltungen anpassen lassen. So kann der Auftraggeber den Messestand immer wieder verwenden und muss nicht jedes Mal einen neuen Stand bauen lassen. Das spart nicht nur Geld, sondern reduziert auch den Material- und Energieaufwand. Modulare Messestände können je nach Bedarf in unterschiedlichen Größen aufgebaut werden und lassen sich nach der Messe einfach einlagern. So wird vermieden, dass Materialien und Bauteile nach nur einem Einsatz entsorgt werden müssen.
Ein weiterer Vorteil von modularen Messeständen ist der Wiedererkennungswert. Dieser wird durch die flexible Gestaltung und insbesondere die Möglichkeit, bestimmte Gestaltungsmerkmale beizubehalten, gewährleistet. Das ist besonders wichtig, um das eigene Unternehmen auf verschiedenen Messen und Veranstaltungen zu präsentieren und einen bleibenden Eindruck bei den Besucher:innen zu hinterlassen. „Modulare Messestände sind ökonomisch und ökologisch wertvoll – ohne dass die Individualität auf der Strecke bleibt. Neben der bestmöglichen Materialwahl ist die vielfache Wiederverwendung das Nachhaltigste, was der Messebau zu bieten hat“, fasst Klaus Zittrich zusammen.
Durch modulare Messestände wird der Material- und Energieaufwand reduziert. (Bild: Amecko GmbH)
Zusammenarbeit von unterschiedlichen Gewerken
Bei der Planung und Umsetzung eines Messestands müssen verschiedene Dienstleister einbezogen werden, wie beispielsweise Veranstaltungstechnikdienstleister oder Mietmöbellieferanten. In der Regel übernimmt der Messebauer die Koordination zwischen den verschiedenen Dienstleistern, insbesondere bei größeren Messeständen. Denn die verschiedenen Gewerke müssen eng miteinander zusammenarbeiten, damit der Messestand pünktlich und reibungslos aufgebaut werden kann.
Eine logistische Herausforderung besteht darin, dass alle Dienstleister zum passenden Zeitpunkt vor Ort sind und ihre Aufgaben im richtigen Zeitfenster erledigen. Große Messebauunternehmen fungieren oft als Generalunternehmer und übernehmen die vollständige Koordination beinahe aller Dienstleister.
Es gibt auch Projekte, in denen der Auftraggeber voneinander getrennte Gewerke direkt vergibt. Hier kümmert sich eine Gruppe von Dienstleistern um den Messebau, Catering, Showblöcke usw., während andere beispielsweise für die Licht-, Ton- und Medientechnik zuständig sind. Es ist dann unerlässlich, dass ein genauer Bauzeitplan erstellt wird, der zwischen den Gewerken vereinbart werden muss bzw. vom Bauherrn vorgegeben wird. Nur so können dann alle involvierten Dienstleister reibungslos miteinander arbeiten.
Artikelreihe Briefing
In weiteren EVENT PARTNER Artikeln beleuchten wir verschiedene Arten von Briefings und deren Anforderungen. Lesen Sie auch:
Ja, es gibt vor allem beim Messebau immer mehr Herausforderungen. Vor allem würde heutzutage ein nachhaltiger Messebau gewünscht, was die Kosten nochmal steigen lässt. Aber es ist eben gut für das Image. Danke für den Beitrag!
[Hinweis der Redaktion: URL entfernt]
Ja, es gibt vor allem beim Messebau immer mehr Herausforderungen. Vor allem würde heutzutage ein nachhaltiger Messebau gewünscht, was die Kosten nochmal steigen lässt. Aber es ist eben gut für das Image. Danke für den Beitrag!
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