Eine gute Moderation ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg einer Veranstaltung, denn sie sorgt dafür, dass die Botschaften klar und verständlich vermittelt werden und das Publikum engagiert und unterhalten wird. Das Moderations-Briefing ist hier eine wichtige Voraussetzung.
Cristián Gálvez (Bild: Cristián Gálvez )
Eine gut durchdachte und strukturierte Planung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass der oder die Moderator:in über ausreichende Informationen verfügt, um die Veranstaltung erfolgreich moderieren zu können. Im Corporate-Bereich ist es besonders wichtig, den oder die Moderator:in frühzeitig in die Planung einzubinden, da bei einigen Veranstaltungen eine umfassende redaktionelle Vorarbeit notwendig ist. Diese sollte früh genug an den oder die Moderator:in herangetragen werden, damit er oder sie genügend Zeit hat, sich auf die Veranstaltung vorzubereiten. Die nötigen Informationen für diese Einbindung liefert das Moderations-Briefing.
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Welche unterschiedlichen Anforderungen es für bestimmte Eventformate gibt, welche Informationen die Moderator:innen zu welchem Zeitpunkt brauchen und wie sich die Kosten für eine gute Moderation zusammensetzen, hat der Coach, Moderator und Redner Cristián Gálvez beantwortet.
Frühzeitige Einbindung
Damit der oder die Moderator:in sich gut auf die Veranstaltung vorbereiten kann, empfiehlt Cristián Gálvez, dass das Briefing idealerweise spätestens vierzehn Tage vor dem Event erfolgen sollte. Zu diesem Zeitpunkt ist die Betriebstemperatur bei allen Beteiligten hoch und die Veranstalter haben bereits ihre Themen und Schwerpunkte definiert. Zudem können Moderator:innen aufgrund ihrer Live-Erfahrung den Veranstaltern einen Mehrwert bieten, indem sie wertvolle Hinweise geben, wie die Veranstaltung (noch) besser aufgebaut werden kann. Eine frühere Einbindung ist ratsam, wenn die redaktionelle Vorarbeit zum Beispiel für Panels und Interviews in den Händen der Moderation liegt. Bei reinen An- und Abmoderationen kann das Briefing noch kurzfristiger erfolgen.
Ein wichtiger Briefing-Grundsatz nach Cristián Gálvez lautet: Weniger ist mehr. Es ist ratsam, dass sich der Veranstalter beim Briefing der Moderation auf das Wesentliche konzentriert und die Kernbotschaften der Veranstaltung klar herausarbeitet. Klarheit in den Botschaften hilft den Moderierenden in der gezielten Vorbereitung. Hilfreich ist eine kleine Auswahl an Fachartikeln, damit sich die Moderation in das jeweilige Themenfeld einlesen kann.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor erfolgreicher Moderation ist die Fähigkeit, aus dem Moment heraus agieren zu können. Deshalb sollte der oder die Speaker:in eine Portion Flexibilität mitbringen. Improvisation ist bei Live-Events oft unvermeidbar. Denn nicht alles kann durch ein Briefing festgelegt werden.
Von vielen Veranstaltern wird das De-Briefing unterschätzt. Nach der Veranstaltung ist es ratsam, dass ein Nachgespräch zwischen Veranstalter und Moderator:in stattfindet. Nur so können Verbesserungen für die Zukunft identifiziert werden.
Für eine gute Moderation sollte der oder die Moderator:in erfolgreich mit dem Publikum interagieren können. (Bild: Shutterstock / Gorodenkoff)
Unterschiedliche Anforderungen für verschiedene Eventformate
Gerade in Zeiten der großen Transformation werden für Moderierende Branchen- und Fachkenntnisse immer bedeutsamer. Events brauchen Relevanz und Mehrwert. Im Briefing muss dies deutlich kommuniziert werden, damit der oder die Speaker:in genug Zeit hat, sich in die Themen einzufinden und ein gutes Verständnis für die (eventuell fremde) Branche zu bekommen. Nur so entsteht Augenhöhe in den Gesprächen mit C-Levels oder Fachexpert:innen. Allein durch Expertise können Fragen glaubwürdig und kompetent gestellt werden. Grundsätzlich ist es immer von Bedeutung, dass der oder die Moderator:in als Persönlichkeit gut zu der Veranstaltung passt.
Im Briefing kann gezielt darüber gesprochen werden, welchen Mehrwert die Moderation für das Veranstaltungsziel bieten kann. Cristián Gálvez nutzt gerne den Begriff Facilitator als Synonym für Moderation, denn Facilitating zahlt auf den Prozess und das Kommunikationsziel ein. Facilitator beherrschen Großgruppendiskussionen, spezielle Formate, wie z.B. Fishbowl oder interaktive Polaritätsprofile. Viele Veranstalter suchen nach neuen Möglichkeiten der Beteiligung. Facilitator kennen die Werkzeuge. Viele Moderator:innen sind auch Autor:innen oder Fachexpert:innen. Das bietet die Möglichkeit, dass die Moderation mit einem Impulsvortrag einen Mehrwert schafft.
Die klassische Prominenz verliert immer mehr an Bedeutung. Zugenommen hat jedoch die Bedeutung der Reichweite in den sozialen Medien. Auch das kann ein wesentliches Element bei der Auswahl und dem Briefing der Moderation sein. Denn oftmals bewegen sich Moderator:innen in der Bubble des Kunden und können durch Vor- und Nachkommunikation einen Beitrag für die Share of Voice leisten.
Zum Interviewpartner
Cristián Gálvez (Bild: Cristián Gálvez)
Cristián Gálvez ist Redner, Moderator, Coach und Buchautor. 2018 wurde ihm von der Rhetorik-Akademie Tübingen die Auszeichnung „Speaker des Jahres“ verliehen. Mit seinen Impulsmoderationen bietet er Mehrwerte für jede Veranstaltung.
Am Ende entscheidet immer die Haltung. Deshalb sollte über die Haltung hinter der Moderation auch im Briefing gesprochen werden. Ein:e Moderator:in sollte nie der Star sein, er oder sie ist vielmehr immer ein:e gute:r Gastgeber:in. Auf dem amerikanischen Eventmarkt hat sich der Begriff „Hosting“ anstelle von Moderation durchgesetzt. Eine gute Gastgeberschaft sorgt letztlich dafür, dass sich das Publikum wohlfühlt und sich gerne an die Veranstaltung erinnert. Davon ist Cristián Gálvez überzeugt: „Events sind wie Filme. Wenn man an einen Film denkt, erinnert man sich in der Regel nicht an den ganzen Film, sondern nur an bestimmte Momente. Genauso ist es bei Events. Wenn es die Moderation schafft, diese Momente zu kreieren, bleibt etwas Dauerhaftes in den Köpfen der Gäste zurück. Moderator:innen sind auch immer Momentemacher:innen.“
Zusammensetzung der Kosten
Ein wesentlicher Teil der Vorgespräche beinhaltet die Kommunikation über die Kosten. Laut Cristián Gálvez gibt es vier verschiedene Kostenblöcke:
Redaktionelle Arbeit
Vorbereitungspauschale
Probetag(e)
Moderator:innen-Honorar
In Unternehmen fehlt oftmals die fachliche Kompetenz für das redaktionelle Arbeiten. Viele Unternehmen bitten deshalb die Moderation, alle Inhalte zu Diskussionen, Interviews und Panels selbst zu erarbeiten. Für diese redaktionelle Vorarbeit werden üblicherweise Tagessätze veranschlagt. In der Praxis lässt sich die Anzahl der Tagessätze reduzieren, indem Themenverantwortliche auf Eventseite definiert werden, die einen Großteil der Vorbereitung übernehmen. Die finale redaktionelle Aufbereitung erfolgt dann durch die Moderation.
Der zweite Block umfasst die persönliche Vorbereitung des Moderators oder der Moderatorin. Aufgrund unterschiedlicher Komplexität werden üblicherweise Pauschalen vereinbart. Zudem entstehen Kosten für den Probetag. An diesen Tagen werden beispielsweise Interviews durchgespielt, Kamerafahrten geprobt oder Auf- und Abgänge geübt, Gerade bei komplexen Veranstaltungen fallen Probetage an. Üblicherweise werden 50 % des Moderations-Tagessatzes angesetzt. Der Tagessatz Moderation beinhaltet die tatsächliche Veranstaltungsmoderation.
Artikelreihe Briefing
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