Ein Stargast auf Corporate Events – was ist zu beachten?

Für Firmen gibt es öfter was zu feiern: ein Jubiläum, den Börsengang, die Vorstellung eines neuen Produktes oder einfach sich selbst. Gerne wird dann dafür ein Highlight gesucht, um auf dieser Veranstaltung emotionale Akzente zu setzen. Die Buchung bekannter Künstler:innen aus dem Musikbereich ist eine Möglichkeit, dies zu erreichen. Was dabei zu berücksichtigen ist, wollen wir hier beleuchten.

(Bild: Ebi Kothe )

Als erstes sollte man verstehen, dass es sich hier um das Zusammentreffen zweier Welten – dem Bereich „Corporate“ und dem „fahrenden Volk“ – handelt. Dies wird klar, wenn man sich die Interessenslagen näher ansieht. Ein:e Künstler:in, egal ob es sich um eine:n national bekannte:n Künstler:in oder um eine:n internationale:n Hochkaräter:in handelt, kann als Produkt betrachtet werden (eine Sichtweise, die der Corporate-Bereich grundsätzlich versteht). Lassen wir den Bereich der künstlerischen Intention des Acts, wie und warum er/sie tut, was er/sie tut – der später wieder interessant wird –, vorläufig außer Acht, geht es auch hier um Ergebnisorientierung und Gewinnerzielung. Ein Musikact verdient durch Verkäufe von Tonträgern, durch Merchandise und – heute mehr als noch vor einigen Jahren – durch Auftritte. Auch hier sind längst die Mechanismen des wirtschaftlichen Handelns Grundlage der Durchführung. Eine Tournee wird anlässlich der Veröffentlichung eines neuen Tonträgers veranstaltet, Auftritte werden im Rahmen einer Tour möglichst streckenoptimiert terminiert, das Team aus Designer:innen, Techniker:innen und – je nach Act – auch aus Begleitmusiker:innen wird zusammengestellt, es finden Festlegungen in Bezug auf Standards für Bühne und Technik statt, Proben werden absolviert und anschließend wird diese „Maschine“ – üblicherweise begleitet durch eine leistungsfähige PR, die in den jeweiligen Ländern für die entsprechende Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit sorgt – in Bewegung gesetzt, um die Auftritte zu absolvieren. Danach zerfällt diese Produktion wieder in ihre Einzelteile.

Wie auch in der produzierenden Industrie sind hier Standards Grundlage für Effizienz; Abweichungen führen zu Mehrkosten und Mehrbelastung. Bei der Planung einer Tournee wird man versuchen die Spielorte möglichst homogen auszusuchen, damit das, was man zeigen möchte, auch möglichst überall funktioniert. Es macht keinen Sinn, für eine Tournee eine Stadionproduktion zusammenzustellen und dann zu versuchen, diese in einem Club spielen zu lassen. Die Hoheit über die Gestaltung der Show – wie die Bühne aussieht, welche Songs gespielt werden und welche Auftrittsorte gewählt werden – obliegt dabei dem/der Künstler:in und dem Management. Tourneeveranstalter und örtlicher Veranstalter sorgen dabei für den reibungslosen Ablauf innerhalb dieser Vorgaben. Maßgeblich sind dafür die vertraglichen Festlegungen und Bühnenanweisungen, auf die wir später noch zu sprechen kommen.

Anders ist die Situation bei Corporate Events. Oft gibt ein Anlass ein bestimmtes Datum vor, ein bestimmtes Ziel soll mit der Veranstaltung erreicht werden (und dies ist üblicherweise nicht Gewinnerzielung durch den Verkauf von Eintrittskarten), die Gruppe der gewünschten Gäste ist definiert und quantifiziert und ein Veranstaltungsort ist nach diesen Gesichtspunkten möglicherweise bereits ausgewählt worden. Gewünschte Programmpunkte wie Ansprachen, Ehrungen oder Produktvorstellungen sollen durchgeführt werden, und nun ist noch der Auftritt eines Stargastes zu integrieren.

Die Auswahl des richtigen Musikacts

Wesentlich bei diesen Überlegungen ist bereits die Auswahl des/der richtigen Künstler:in. Nicht selten spielt hier der persönliche Geschmack der obersten Firmenentscheider:innen eine wesentliche Rolle, auch wenn es ratsam wäre, dafür den Rat von Profis einzuholen. Die Kompetenz in Betriebswirtschaft befähigt nicht notwendigerweise dazu, eine erfolgreiche Veranstaltung zu planen. Man sollte sich eher davon leiten lassen, welche Ziele man mit der Veranstaltung erreichen möchte und wie man für die Gäste ein emotionales Erlebnis im Rahmen der Gesamtveranstaltung bieten kann. Übertreibung veranschaulicht: Ein zweistündiges Privatkonzert von AC/DC vor fünfzig hochrangigen Wirtschaftsvertreter:innen bei gesetztem Essen bleibt sicherlich bei jedem Teilnehmenden im Gedächtnis, erlaubt aber nur begrenzte Interaktion zwischen den Gästen und wenig Raum für gute Gespräche.

Sonderwünsche vorher absprechen

Wir alle sind mittlerweile einer medialen Überreizung ausgesetzt. Es entsteht der Eindruck, alles und jeder wäre andauernd und kostenlos verfügbar, und wenn man schon für etwas viel Geld bezahlen soll, hätte man eine Flatrate auf alle Wünsche. In den großen Fernsehshows treten internationale Künstler:innen ohne offensichtlichen Aufwand aus der Kulisse, performen perfekt inszeniert und verschwinden wieder, ohne dass irgendjemand sichtbar einen Handgriff getan hat. Dass dies exakt geplant und geprobt wurde und die Kamera nur zeigt, was gesehen werden soll, wird nicht erkannt.

Oft besteht bei den Firmenvertreter:innen und -entscheider:innen naturgemäß mangels eigener Erfahrung ein nur begrenztes Verständnis für die Zusammenhänge einer Showproduktion. Als Beispiel sei hier die Planung einer Jubiläumsveranstaltung einer großen Vertriebsorganisation genannt. Der Vorstandsvorsitzende liebt den Song „Ein Hoch auf uns“ von Andreas Bourani, stellt sich vor, zum Höhepunkt des Abends zusammen mit dem Künstler Arm in Arm auf der Bühne zu stehen und den Song mit und vor seinen Mitarbeitenden zu singen, und bittet das firmeninterne Organisationsteam dafür zu sorgen, dass der Künstler auf der Veranstaltung auftritt (und wenn der schon mal da ist, kann der ja auch noch ein paar andere Lieder singen). Das Team kontaktiert die Konzertagentur und erhält ein Angebot über ein Vollkonzert mit Band und Technik, wie es ein örtlicher Veranstalter bekommen würde – mit den entsprechenden vertraglichen Inhalten und Bühnenanweisungen. Aufgrund fehlenden Verständnisses der anderen Seite und der notwendigen Kommunikation deckte sich die Vorstellung des Kunden nicht mit dem Angebot des Künstlers – ungeprüft, ob Herr Bourani für solche Wünsche überhaupt zur Verfügung stehen würde.

Wenn man sich darauf beschränkt, den Musikact, so wie er von den Künstler:innen angeboten wird, als Programmpunkt in die Firmenveranstaltung einzubauen, bleiben die Abstimmungsnotwendigkeiten überschaubar. Die Gage wird verhandelt und die für den Auftritt notwendige Infrastruktur – üblicherweise formuliert in der Bühnenanweisung der Künstler:innen – wird zur Verfügung gestellt. Möchte man allerdings die prominente Anwesenheit nutzen, um auch weitere Ziele damit zu verbinden, sollte man diese im Vorfeld vereinbaren.

Bühnenanweisungen vorab genau studieren!

Bevor wir dies vertiefen, schauen wir uns zuvor in Bezug auf die Infrastruktur den Bereich der Bühnenanweisungen (englisch: Technical Rider) an. Diese enthalten Angaben zu den technischen und infrastrukturellen Anforderungen, die am Auftrittsort vorhanden sein müssen, damit die Künstler:innen ihre Leistung erbringen können. Dies geht über Angaben zum technischen Equipment, Verpflegungslisten, Helfer- und Security-Anforderungen, Hotelspezifikation, Zeit- und Soundcheckpläne und Garderobenanforderungen bis zu Zusatzzahlungen für mitgebrachtes Equipment der Künstler:innen. Hier wird eine Vielzahl von Wünschen aufgelistet, die eine erfolgreiche Veranstaltung aus Sicht der Künstler:innen ermöglichen. Oft wird diese Bühnenanweisung zum Teil des Engagementvertrages erklärt, wodurch der Auftraggeber dann vertraglich verpflichtet ist, diese einzuhalten. Dieser wäre gut beraten, diese Anweisungen genau zu studieren und sich dafür auch fachkundige Unterstützung einzuholen. Ähnlich wie die Nebenkosten zur Kaltmiete einer Wohnung kommen die Kosten für die Umsetzung zur eigentlichen Künstlergage hinzu und können auch durchaus ernstzunehmende Beträge erreichen.

In der Öffentlichkeit gerne genüsslich verbreitet werden manchmal die „Marotten“ der Stars, die sich auch schon mal für die Dauer ihres Aufenthaltes die Hotelsuite in einer gewünschten Farbe streichen und den Bodenbelag gegen ihren Lieblingsteppich austauschen lassen. Da ist die Forderung nach einem speziellen Mineralwasser von den Fidschi-Inseln in vorgegebener Temperatur noch eine kleinere Herausforderung. Bedenkt man allerdings, dass es sich um den Arbeitsplatz und temporären Lebensmittelpunkt eines Topstars handelt, von dem man auch entsprechende Leistung erwartet, könnte man dafür Verständnis entwickeln, dass dieser sich nicht mit den zufälligen Unzulänglichkeiten seiner zeitweiligen Umgebung abfinden möchte.

Besonderes Augenmerk verdient die technische Anforderung. Wie oben ausgeführt, basiert die Durchführung der künstlerischen Darbietung oft auf für die Show der jeweiligen Künstler:innen standardisierten Umgebungen. Dies umfasst die Bühnengröße, das Bühnenbild und die technische Ausstattung von Ton- und Lichtsystemen. Bühnenanweisungen sind üblicherweise standardisierte Anforderungen für den Tourneebetrieb, die Besonderheiten eines Veranstaltungsprogramms oder einer Location nicht berücksichtigen. Daher ist zu prüfen, ob die gewünschten Voraussetzungen in der geplanten Örtlichkeit umsetzbar sind. Sollte dies nicht oder nur bedingt möglich sein, kann man versuchen, mithilfe eines erfahrenen Technikpartners auf der Seite des Auftraggebers mit den zuständigen Ansprechpartnern der Künstler:innen einen Kompromiss im Rahmen des Möglichen zu erarbeiten. Im Tourbetrieb völlig normal, bei Firmenevents aber völlig unbeliebt, ist z.B. die Position für Ton- und Lichtmischpulte mitten im Publikum in der Mitte des Saals, um den betreuenden Techniker:innen optimale Kontrolle über Ton und Licht zu ermöglichen – die Position, auf der bei einer Firmenveranstaltung gerne die wichtigsten Tische platziert werden. Einige Inhalte der Bühnenanweisung können sicherlich mit Fingerspitzengefühl und technischem Verständnis verhandelt werden; andere wiederum sind wesentlich für die Durchführung und dadurch unabdingbar. Hier sollte möglichst vor Vertragsunterzeichnung eine grundsätzliche Einigung erzielt werden.

Interessant bei der Auswahl der „richtigen Künstler:innen“ ist auch die Frage, was für ein Programm diese anbieten. Zu prüfen ist, ob die gewünschten Künstler:innen möglicherweise ein zu der Veranstaltung passendes „Galaprogramm“ anbieten, was die Abstimmungen möglicherweise erleichtert.

Live, Halb- oder Vollplayback?

In Bezug auf den Auftritt kann man drei technische Umgebungen differenzieren: Vollplayback, Halbplayback und Live. Bei erster Version steht die gewünschte Person auf der Bühne und bewegt bei abgeschaltetem Mikrofon die Lippen zu den vom Tonträger eingespielten Titeln. Um den Auftritt dennoch persönlich zu gestalten, schaltet man das Mikrofon für die Zwischenmoderationen ein. Diese Art des Vortrags erfordert den geringsten technischen Aufwand für die Beschallung. Bei Halbplayback kommen die Songs instrumental vom Tonträger, während die Künstler:innen live dazu singen. Spätestens hier ist eine Tonprobe (Soundcheck) auf der Bühne vor Beginn der Veranstaltung notwendig. Begleitmusiker:innen können als „Dekoration“ auf die Bühne gestellt werden. Man spart sich dabei, Band oder Orchester tontechnisch zu betreuen.

Die große Version ist das Live-Konzert – alle Musiker:innen werden tontechnisch abgenommen und übertragen. Beim Soundcheck vor Veranstaltung wird der Klang auf den Veranstaltungsraum passend eingestellt und die Positionierung der Mikrofone sollte danach möglichst nicht verändert werden. Dies führt möglicherweise dazu, dass die Bühne von Beginn der Veranstaltung an mit Technik und Instrumenten vollgestellt ist – bei einem Konzert ein völlig normaler Zustand; für ein Firmenevent möglicherweise ein optisches Problem. Hat man eine große Bühne mit entsprechenden Seitenflächen, kann man mit Rollpodesten arbeiten und das Equipment erst zur Auftrittszeit auf die Bühne bringen. Allerdings ist auch hierfür eine gewisse Zeit zu berücksichtigen, und nicht jede Veranstaltung verträgt eine solche Umbausituation vor Publikum.

Unbedingt abzuraten ist von der im Corporate-Bereich immer wieder gerne geäußerten Vorstellung, eine Live-Band nach Soundcheck komplett abzubauen und ohne intensive und vorher abgesprochene Logistikplanung während der Veranstaltung kurz vor Auftrittsbeginn wieder aufbauen zu lassen, weil der Platz auf der Bühne für den Festredner bis dahin frei sein soll. Eine lokale Besonderheit stellen Karnevalsbands dar. Aus der Notwendigkeit der schnellen Abfolge wechselnder Bands bei den Karnevalssitzungen haben sich diese darauf spezialisiert, innerhalb kürzester Zeit ihr Equipment auf die Bühne zu bringen und spielbereit zu sein. Ein eigens dafür beauftragter Fachausschuss der Karnevalsveranstaltungen überprüft die Zeiten im Vorfeld und versagt die Auftrittsgenehmigung, wenn es nicht geschafft wird, innerhalb von drei Minuten ab Seitenbühne spielbereit zu sein. Rekorde liegen hier von Öffnung Tür des Bandbusses mit Equipment bis zum ersten Ton auf der Bühne bei 90 Sekunden. Aber auch wenn dies der Traum jedes Ablaufverantwortlichen ist, eignen sich auch noch so populäre Karnevalsbands natürlich nicht für jede Firmenveranstaltung.

Erwartungen auf einen Nenner bringen

Kommen wir zurück zu der Frage, welche Erwartungen sich mit dem Auftritt der Künstler:innen von Kundenseite verbinden. Man sollte sich verabschieden von der romantisierenden Vorstellung, dass ein Künstlerleben eine Riesenparty ist, alle andauernd gutgelaunt und nett sind und man gemeinsam eine gute Zeit hat. Wenn es so ist – super. Die Basis ist allerdings erst mal eine vertragliche Vereinbarung über einen Auftritt gegen Zahlung einer Gage, üblicherweise vereinbart in Form eines Werkvertrages, die es den Künstler:innen erlaubt, ihren Vortrag so zu gestalten, wie sie es für richtig halten. Alle weiteren Vorstellungen wie „wenn die einmal da sind, werde ich die schon überreden, unser T-Shirt mit dem Firmenlogo auf der Bühne zu tragen“, Autogrammwünsche für die Gäste, Fototermine mit Firmenvertreter:innen oder Produkten, Logo- oder Produktdarstellungen auf der Bühne, Livestreaming des Auftrittes mit Logoeinblendung und alles, was sich die clevere Marketingabteilung sonst noch ausdenkt, ist erst mal nicht Teil der Vereinbarung. Hier ist eine vorherige Abstimmung der Erwartungen notwendig. Die Frage ist, mit wem. In Zeiten von Instagram, Twitter, Facebook & Co. scheint es einfach, direkten Kontakt zum Star aufzunehmen. Dennoch wird es keine gute Idee sein, den/die Marketing-Praktikant:in zu beauftragen, via Social Media bei Rihanna oder Beyoncé einen Auftritt anzufragen. Selbst wenn diese Anfrage dann über Umwege irgendwann in die richtigen Hände gelangt und ernst genommen wird, ist es zum Erfolg notwendig, mit Erfahrung die richtigen Verhandlungen zu führen.

Wer ist Vertragspartner? Wer zahlt KSK? Ausländersteuer?

Grundsätzlich ist bei der Vertragsgestaltung zu unterscheiden, ob dieser zwischen dem Kunden als Veranstalter und dem/der Künstler:in bzw. seinem/ihrem Management als seinem/ihrem Vertreter abgeschlossen wird, oder ob eine Vermittlungsagentur Vertragspartner wird. Abhängig von den Wünschen des Auftraggebers in Bezug auf zu erbringende Leistungen, kann der eine oder auch der andere Fall vorteilhaft sein. Zu beachten ist allerdings, dass das Künstlermanagement naturgemäß nur die Interessen der Künstler:innen wahrnimmt, während ein erfahrener Vermittler versuchen wird, beide Seiten zufriedenzustellen. Zu vereinbaren ist auch, wer für die Abführung der durch den Auftritt entstehenden und gesetzlich festgelegten Abgaben wie den Gebühren für die Künstlersozialkasse und möglicherweise der Ausländersteuer verantwortlich ist.

Die Künstlersozialversicherung ist in Deutschland Teil der gesetzlichen Sozialversicherung und ermöglicht freischaffenden Künstler:innen Zugang zur gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Neben den Künstler:innen selbst und einem Zuschuss des Bundes für diese Aufgabe müssen die „Verwerter“ der künstlerischen Leistung eine entsprechende Abgabe zusätzlich auf die Gage zahlen. Bei der Berechnung sind auch Nebenkosten zu berücksichtigen.

Bei der sogenannten Ausländersteuer handelt es sich um die begrenzte Steuerpflicht nach §49 Einkommensteuergesetz. Auch nicht in Deutschland lebende Künstler:innen müssen für Einkünfte in Deutschland Steuern zahlen. Da es aber möglicherweise schwierig wird, dies später durch die Finanzbehörden durchzusetzen, muss ein deutscher Veranstalter diese einbehalten und für die Künstler:innen abführen. Im Zweifel haftet er auch für die Zahlung der Beträge. Bei der Verpflichtung internationaler Künstler:innen sollte darauf geachtet werden, welches nationale Recht zur Anwendung kommen soll. Auch mit Blick auf diese Bereiche empfiehlt es sich, für die Veranstalter einer Firmenveranstaltung professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Und wenn das alles geklärt ist – let the show begin!