Checkliste: Wie kann man Meetings effizienter gestalten?

Besprechungen zur Gestaltung von Marketing-Events mit vielen Teilnehmern aus unterschiedlichen Gewerken können leicht aus dem Ruder laufen, wenn sie nicht ordentlich vorbereitet sind. So wie mir das neulich in einer Agentur passiert ist …

Mitglieder eines neu zusammengestellten Projektteams – Interne und Externe – sitzen am Tisch, kennen sich aber noch nicht alle untereinander. Keiner weiß, was erwartet wird, weil es keine Agenda gibt. Das Einzige, was bekannt ist, ist das Thema „Ausstellungskonzeption für vier Bereiche“. Alle haben das Mittagessen ausfallen lassen, da ein Business-Lunch angekündigt wurde. Die Projektleiterin kommt zehn Minuten zu spät, der Lunch wird aus dem Meeting heraus organisiert, die Briefings pro Ausstellungsbereich sind so lang, dass kaum Zeit bleibt, an den Ideen für die Bereiche zu arbeiten.

Der eigentlich großzügige Zeitrahmen von 13 bis 17 Uhr reichte trotz Verlängerung auf 19 Uhr nicht aus, ein weiteres Meeting war nötig. Zeit ist bekanntlich ein kostbares Gut, darum sollte man mit Zeit – insbesondere auch der Zeit der anderen – sorgfältig umgehen und jedes Meeting gut strukturieren.

Entscheidend: die Führung durch den Besprechungsleiter

Wichtig für effiziente Meetings ist – neben der vorbereitenden Organisation – die Führung durch den Besprechungsleiter, der nicht nur die Uhr im Auge behält und auf Einwände reagiert, sondern auch darauf achtet, dass alle zu Wort kommen. Oftmals bringen gerade die zurückhaltenden Teilnehmer gute Ideen auf den Tisch oder stellen kluge Fragen.

Manchmal bietet es sich auch an, einen externen Moderator zu buchen, der das Meeting steuert. Die externe Sichtweise bietet Neutralität, was hilfreich ist, um Konflikten vorzubeugen oder diese gar nicht erst entstehen zu lassen. Auch ein interner Moderator, der nicht direkt zum Team gehört, ist in der Regel objektiver und kann sich ganz auf die Moderationsaufgabe konzentrieren, während die Besprechungsteilnehmer sich auf Lösungen und Ideen konzentrieren können, ohne mit der Organisation des Meetings belastet zu sein. So wird das eigentliche Potenzial aller Besprechungsteilnehmer, nämlich ihre Kreativität, effizient genutzt.

Die meisten Mitarbeiter in Agenturen wissen natürlich, wie man Besprechungen organisiert – nur manchmal geraten die Spielregeln ein wenig außer Acht. Fühlen Sie sich also an Ihr vorhandenes Wissen erinnert und planen Sie erfolgreiche Meetings.

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