Event-Protokoll: Gastgebertum auf höchstem Niveau

Was macht eigentlich ein:e Protokoll-Chef:in? Natürlich Protokoll schreiben! Das zumindest denken viele Menschen, wenn sie das erste Mal mit diesem Titel konfrontiert werden. Wir erklären, was es mit dem Event-Protokoll und der Protokoll-Chef:in wirklich auf sich hat.

(Bild: boscorelli/Shutterstock)

Ob Teilnehmermanagement, technische Anforderungen oder die Programmgestaltung – im Event-Protokoll werden alle wichtigen Dinge ganz genau festgehalten, die für den Erfolg einer (repräsentativen) Veranstaltung notwendig sind. Damit sorgt das Protokoll für Sicherheit – zumindest bei denen, die es verstehen. Denn die Welt des Protokolls liegt in einem Paralleluniversum, so scheint es zumindest auf den ersten Blick. Steht der Bundeskanzler in der Rangfolge vor dem Bundespräsidenten? Welche akademischen Titel sollten bei der Anrede genutzt werden? Und wer sitzt überhaupt neben wem?

Kommt man ins Gespräch mit den Menschen, die für die Einhaltung des Protokolls verantwortlich sind, eröffnet sich jedoch noch mal ein ganz anderer Blick auf die zum Teil altmodisch anmutenden Rituale und Regeln. Marion Strobel, viele Jahre verantwortlich für das Protokoll bei Daimler, und Knut Lohrisch, Protokoll-Chef der Landesmesse Stuttgart, brennen für ihren Job, das Protokoll und Gastgebertum auf höchstem Niveau. Als „eierlegende Wollmilchsau mit Feuerwehrhelm“ bezeichnet Lohrisch seine Gilde mit einem Zwinkern.

Sie wissen, dass beim Protokoll immer der jeweilige Gast mit seinen individuellen Bedürfnissen im Vordergrund steht. So spielt dann nicht nur das auf die Diät abgestimmte Essen eine entscheidende Rolle, eventuell muss sogar last minute noch eine Kinderbetreuung organisiert werden, weil der Gast doch spontan den/die Ehepartner:in samt Kindern zur Messe mitgebracht hat. Bei solchen unvorhergesehenen Ereignissen die Ruhe zu bewahren, ist Aufgabe eines/einer Protokoll-Chef:in. Sicherheit und einen roten Faden gibt ihnen dabei der detaillierte protokollarische Ablauf.

Was ist das Protokoll?

Das Protokoll kann als etwas Übergeordnetes verstanden werden. So sorgt es nicht nur für den korrekten und „unfallfreien“ Umgang zwischen den unterschiedlichen Akteuren, sondern schafft auch den organisatorischen Rahmen für Ereignisse und Aktivitäten.

In Perfektion wird dies im Rahmen des Staatsprotokolls betrieben, in dem historisch gewachsene und beständige Zeremonien und Regeln ein klares Gerüst vorgeben. Flexibler und an den Konzernzielen orientiert zeigt sich das Unternehmensprotokoll, das jedoch grundsätzlich auf dem Staatsprotokoll basiert bzw. sich an diesem orientiert – beispielsweise in Bezug auf Abläufe oder Rang und Titel sowie Placement der Gäste. Im Corporate-Bereich flankiert das Protokoll die Unternehmenskommunikation mit Stakeholdern – z.B. Politiker:innen, Geschäftspartner:innen oder der Öffentlichkeit – und unterstützt damit die gewünschte Außendarstellung des Unternehmens.

In Bezug auf Veranstaltungen geht es beim Protokoll also darum, den passenden Rahmen zu schaffen – z.B. bei Messen, Geschäftsessen oder Firmenevents –, um entsprechend der Unternehmensziele und -werte mit den Stakeholdern in Kontakt zu treten, Botschaften und Inhalte zu vermitteln und die Beziehungen positiv zu beeinflussen. Doch wie wird das ganz konkret gewährleistet?

„Protokoll ist, wenn alles klappt und keiner weiß warum!“

Wolfgang von Schumann, Messe Düsseldorf

Rituale, Rang & Anrede

Ist das Protokoll in Veranstaltungen eingebunden – ob nun Unternehmens-, Event- oder Staatsprotokoll –, spielen Rituale und Symbole eine wichtige Rolle. Als Gestaltungselemente emotionalisieren sie nicht nur, sondern bieten auch Orientierung und erhöhen die Verbindlichkeit der Veranstaltung bzw. vermittelten Botschaften. Eine wichtige Basis für protokollarisch korrektes Handeln bildet die sogenannte Rangfolge oder das „Ranking“. Sie wirkt sich maßgeblich auf die Platzierung und Begrüßung der Gäste, aber auch auf die Reihenfolge der Redner:innen aus. Hier spielt insbesondere die „übersetzte“ Bedeutung der Rangfolge eine entscheidende Rolle. Das heißt, dass Regelungen aus dem Staatsprotokoll leicht auf niedrigere oder „unpolitische“ Ebenen – z.B. Kommunen, aber auch Corporate Events – übertragen werden können, indem überlegt wird, welche „übersetzte“ Bedeutung die Gäste jeweils haben. Ebenfalls zentrale Elemente des Protokolls sind die korrekte Anrede und Titulierung der anwesenden Personen. Wer sowohl bei der korrekten Rangfolge als auch der Anrede Hilfe benötigt, kann im „Ratgeber für Anschriften und Anreden“ nachschlagen, der vom Protokoll Inland der Bundesregierung im Bundesministerium des Inneren veröffentlicht wird.

>> Download: Ratgeber für Anschriften und Anreden

Grundsätzlich sollte das Ranking jedoch nicht nur durch protokollarische Praxis der Bundesrepublik beeinflusst werden, sondern kann auch durch verschiedene andere Faktoren, wie Lebensalter, besondere Beziehungen oder soziale Anerkennung, bestimmt werden. Ebenfalls kann es in Bezug auf die Titulierung und Anrede hilfreich sein, sich folgende Fragen zu stellen: Wer ist der wichtigste Ehrengast, der vor allen anderen begrüßt wird? Sind die Personen, die genannt werden sollen, auch wirklich anwesend? Wie kann eine Begrüßungsorgie vermieden werden, indem zum Beispiel Gäste zusammengefasst in einer Gruppe erwähnt werden? Sollten bestimmte Namen besser in Lautschrift festgehalten werden, um sie auf keinen Fall falsch auszusprechen? Durch welche äußeren Umstände – Funktion auf dem Event, Verbundenheit, persönliche Präferenzen – wird die Anrede der Gäste beeinflusst?

Networking und Kommunikation

Bei all dem spielt die richtige und zielgerichtete Kommunikation eine entscheidende Rolle. Mit Kommunikation ist hier nicht nur der Smalltalk gemeint, den Protokollchef:innen übrigens in Perfektion beherrschen sollten, sondern vor allem der Austausch und die Absprache mit anderen, für das Gelingen des Events wichtigen Personen und Stellen. Das kann das Sekretariat eines Gastes sein, um z.B. die gewünschte Anrede abzusprechen, aber auch Ministerien, Sicherheitsorgane und Ämter oder die Presse und Unternehmenskommunikation. Hilfreich ist hier ein gut gepflegtes Netzwerk. Dabei, so betont Knut Lohrisch, spielen Vertrauen, Verbindlichkeit und Diskretion eine entscheidende Rolle. Kontakte zu direkten Ansprechpartner:innen in Ministerien oder Ämtern dürfte man nicht durch unüberlegtes Handeln oder Fauxpas aufs Spiel setzen. Nur so entsteht ein belastbares Netzwerk.

Und was, wenn doch mal etwas schief geht?

Wie ein Kapitän auf einem Schiff, sollte der/die Protokollchef:in immer die Ruhe bewahren, nicht im vergangenen Problem verharren, sondern eine Lösung suchen, und sich dabei vor allem nichts anmerken lassen. Dazu zählt auch, schnell Entscheidungen treffen zu können. „Leben in der Lage“ nennt Lohrisch das und lacht. Ein Pokerface sollte also wohl zum Standardrepertoire eines/einer Protokollchef:in gehören. „Du bestimmst bei einer Veranstaltung, wo es hin geht, nach links oder nach rechts – der Protokollchef gibt den Weg vor, auch aus einer Krise“, betont Lohrisch. Ziel ist es, dass die Gäste nicht merken, dass etwas schiefläuft, bestenfalls gar nicht realisieren, dass es überhaupt ein Protokoll gibt, das im Hintergrund die Fäden zieht. Das gelinge jedoch nur, wenn alles bis ins kleinste Detail geplant wird, erklärt Marion Strobel. Genau dann könne man bei einer kurzfristig auftretenden Situation auch leichter etwas ändern. Statt Konsequenzen für ganze Prozesse antizipieren zu müssen, könne man so gezielt bei einzelnen Bausteinen ansetzen und Anpassungen vornehmen – und das auch im laufenden Betrieb. Hier zahlt sich dann die im Vorhinein geleistete Detailarbeit aus.

>> Weitere Infos zu genauen Abläufen, Regeln und Prozessen im Protokoll finden Interessierte auch im Fachbuch „Event-Protokoll“ von Knut Lohrisch und Stefan Luppold.

Wie wird man Protokoll-Chef:in?

Um Protokollchef oder -chefin zu sein, brauche es gewisse Charaktereigenschaften, sind Strobel und Lohrisch überzeugt. Placement, Kleiderordnung oder Titulierungen könne man alles Auswendiglernen. Die Ruhe im Sturm zu bewahren, ein für den Job so wichtiges Netzwerk aufzubauen und von ganzer Seele her Gastgeber sein zu wollen, könne man jedoch nicht einfach trainieren. Vieles komme natürlich auch mit den Jahren und habe viel mit Erfahrung zu tun. Doch den Spaß an diesem durchaus nervenaufreibenden Job könne einem keine Weiterbildung vermitteln.

Zum/zur Protokollchef:in muss man geboren sein, könnte man nach dem Gespräch mit Knut Lohrisch und Marion Strobel meinen. Und Strobel scheint von der Idee nicht ganz abgeneigt: „Protokoll liebt man, oder eben nicht. Wenn ich eine Fahrzeugkolonne sehe, geht mein Herz auf.“