Erfolgreich in der Eventbranche: 5 T.I.P.P.S. für Führungskräfte

Erfolgreiche Events haben viele Faktoren. Ein wichtiger Aspekt sind die Führungspersonen in den Teams: Sie haben mit ihrem Führungsstil großen Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung.

[Hinweis der Redaktion: Der Artikel stammt von Oktober 2017]

Will man ein Produkt vermarkten, eine wichtige Botschaft transportieren oder eine Idee unterhaltsam präsentieren, braucht man Expertise. Agentur-Projektleiter, Kreativkonzeptioner, Architekten, Technische Leiter, Regisseure, Moderatoren und Caterer schaffen durch besondere Atmosphären ein Umfeld, in dem Gäste empfänglicher für Botschaften sind. Wer in einer Leitungsposition ist, prägt jederzeit entscheidend die Atmosphäre der gesamten Produktion – und trägt so dazu bei, ob ein Event „zündet“ oder nicht. Egal, ob dies bewusst oder unbewusst geschieht, mit jeder Handlung wird Atmosphäre gestaltet. Wenn der Projektleiter hektisch ist, überträgt sich dies auf das Team und wird beim Gast spürbar. Wie wird also ins Team kommuniziert? Wie ist die Stimmung backstage? Wie frei und kreativ können sich einzelne Mitarbeiter einbringen?

Im Folgenden hat Eventregisseur Chris Cuhls fünf Führungs-T.I.P.P.S. gesammelt, die für den Erfolg einer Veranstaltung von großem Nutzen sind:

T für „bewusste Teamleitung“

Wer ein Gewerk leitet, ist nicht automatisch ein Leiter. Die Frage ist immer: Hat sich jeder Verantwortliche den Schuh bewusst angezogen, nicht nur organisatorisch, sondern auch als Gesamtleitung in das Team hineinzuwirken? Denn nur wer sich „absichtlich“ auf seine Rolle als Führungskraft einlässt, kann alle Aufgaben erkennen und wahrnehmen, die diese Position mit sich bringt. Event ist Teamwork – der gegenseitige Respekt der Führungspersonen untereinander dabei die Basis.

Um erfolgreich zu führen, ist es hilfreich, sich bewusst zu machen, welchen Leitungsstil man pflegt. Was passt zu der Crew vor Ort, was zu der Art der Produktion? Wie wollen und müssen Kreative sowie Projektmanager, Vorstände oder Bühnenhelfer geführt werden? Die Kenntnis über Persönlichkeitstypen ist hier ein wichtiger Anfang. Mit Technikern muss anders kommuniziert werden als mit Tänzern, weil sie grundverschieden sind.

I für „Ich oder wir“

Egal ob Moderator, Kulinarik-Chef oder Regisseur: Selbstverwirklichung ist nicht die Aufgabe und hat fatale Konsequenzen für Stimmung und Show. Als verantwortliche und gute Führungspersonen ist es wichtig, neben der Fachexpertise v. a. das Team in den Blick zu nehmen. Denn nur durch das Wir wird das Ziel erreicht. Deshalb ist ein Perspektivwechsel wichtig, den Blick immer wieder weg von sich und bewusst auf die Talente sowie Herausforderungen des Teams zu richten. Nebenbei: Was wäre, wenn das eigentliche Ziel von Führung nicht ein perfektes Event ist, sondern der gemeinsame Weg dahin? Dienen im Sinne von: dem eigenen Team mit allen Ressourcen helfen, damit sie bestmöglich arbeiten können. Das ist zwar konstant harte Arbeit, führt aber zu noch besseren Ergebnissen und macht am Ende auch alle Beteiligten glücklich.

Schwierig bleibt die permanent wechselnde Teamkonstellation bei Events. Diese ermöglicht selten längerfristige Entwicklung. Oft bleibt kaum Zeit vom „Ich zum Wir“ zu werden. Essenziell ist das Anerkennen und Wertschätzen. Wichtig ist ebenso die Kritikfähigkeit: „Ist das Feedback, das ich gebe, konstruktiv – und kann auch ich selbst dazu lernen? Setzen wir uns wirklich mit den Themen und Fragen der Crew auseinander? Interessieren wir uns dafür, ob etwas klappt oder nicht?“ Denn: „Muss jetzt irgendwie“, hilft da sicher nicht weiter.

P für „Prioritäten setzen“

Neben aller Management-Herausforderung auf technischer und kreativer Ebene kann manchmal verloren gehen, worauf eigentlich hin gearbeitet wird. Hier sind die Leute mit Gesamtverantwortung gefragt: Regie, Projektleitung, Moderation. Sie müssen den Überblick haben, den Fokus setzen und das Team auf die wichtigen Punkte sensibilisieren. Gerade wenn es chaotisch wird oder schnell gehen muss, helfen feststehende Prioritäten zügig zu entscheiden. Es tut gut, diese klar d efiniert zu haben – passend zum Grundkonzept sowie der Atmosphäre der Veranstaltung. Dennoch gilt es, die Prioritäten von Zeit zu Zeit zu hinterfragen: Benötigt es andere, neue, bessere?

Wichtig für alle Gewerke ist es, Ziele nach dem SMART-Prinzip zu setzen, die mit der Produktion erreicht werden sollen. Anhand dieser Kriterien kann abgewägt werden, welche Ressourcen wann und wie sinnvoll eingesetzt werden. Spätnachts noch Gas geben, um alles fertig zu bekommen – oder besser früher nach Hause gehen und am nächsten Tag mit frischem Kopf starten? Dabei hilft es, vom Endergebnis her zu denken. Das schafft Klarheit sowie Orientierung im Team. Mit definierten Zielen sind diese nachher übrigens auch messbar. Die Ziele gilt es so zu kommunizieren, dass sie vollständig im Team ankommen. Jede Produktion beginnt mit einem Briefing, in der die Tonalität gesetzt wird. Zentral dabei ist: „Arbeiten wir zusammen oder gegeneinander?“ In den ersten Minuten, wenn nicht sogar Sekunden, wird dies entschieden. Von dieser Bühne aus geht es die nächsten Tage weiter. So kann der Umgangsstil vorgegeben werden und jeder weiß worauf er sich einlässt.

Das SMART-Prinzip

Das Akronym SMART steht für Specific Measurable Accepted Realistic Time Bound bzw. im Deutschen: Spezifisch Messbar Akzeptiert Realistisch Terminiert. Es dient z. B. im Rahmen von Mitarbeiterführung und Personalentwicklung als Kriterium zur eindeutigen Definition von Zielen im Rahmen einer Zielvereinbarung.

P für „Persönlichkeiten, die inspirieren“

Wenn Events auf ein neues Level kommen sollen, braucht es mindestens einen Gamechanger in der Crew. Durch seine überzeugende und gewinnende Art verändert sich die Atmosphäre. Führung bedeutet auch, Gamechangern überhaupt Raum zu geben. Das muss man erst einmal aushalten. Egal auf welcher Hierarchieebene – ob Choreograph oder Systemtechniker, Gamechanger schaffen Spitzenergebnisse und fordern – wo nötig – den Status quo heraus. Mit Weitblick bringen sie das Beste zum Vorschein, meiden aber Interessenpolitik (ohne die Dynamik dieser zu ignorieren).

Der Respekt ist da, die Teammitglieder folgen (Whoever brings HOPE, leads!) und fühlen sich frei, zum Besten ihrer Selbst aufzulaufen. Warum ist dem so? Gamechanger leben Aspekte 1 bis 3 dieser Führungs-TIPPS. Sie pflegen eine lösungsorientierte Kultur und motivieren auch noch in der zwölften Arbeitsstunde.

„Die Kombination aus klarer Kommunikation, strikten Regeln (wo nötig), Offenheit für Feedback und Input, aber auch als Mensch mit Spaß ganz vor Ort zu sein – das alles will jedes Mal neu gefunden werden.“

Jens Krause, Technischer Leiter

S für „Spaß haben“

Wer seinen Beruf (oder Berufung?!) ernst nimmt, verbringt viel Lebenszeit „vor Ort/unterwegs“. Oft genug laufen Events aufgrund von unvorhergesehenen Umständen anders als erwartet. Das Team muss dann immer wieder die Fehler anderer ausbaden. Daher ist es ein Muss, die Arbeit mit Spaß und einem guten Miteinander zu kultivieren. Das ist eine Frage von Haltung. Nicht, dass es immer nur „Spaß, Spaß, Spaß“ sein kann – aber letztlich sollte dies die tragende Ebene sein. Das steckt an – trotz der Umstände. Dinge laufen nun mal schief, aber ob hinter her statt Schuldzuweisungen auch mal gemeinsam gelacht werden kann, ist entscheidend. Schließlich hat bei Events noch nie jemand am offenen Herzen operiert.

Teamleiter und Führungspersonen haben die Chance, das ganze Event gewinnbringend zu beeinflussen, indem sie auf eine positive effektive Team-Atmosphäre hinwirken. Diese Grundstimmung verbreitet sich im gesamten Team und wird über Erfolg oder Misserfolg des Events bestimmen!

Über den Autor:

Chris Cuhls ist als Eventregisseur und Berater für Live-Kommunikation weltweit tätig. Seine Mission: Guten Ideen die Bühne geben, damit Veränderung gelingt. Die Freude über magische Momente und wirkungsvolle Shows treibt ihn an. Auf seinem Blog www.ablaufregisseur.de spürt er den Prinzipien hinter wirkungsvollen Inszenierungen nach.