5 kg Fachwissen, 18 cm dick, 3.128 Seiten stark und € 330,- teuer
Geballte Fachkompetenz für das Eventbusiness: Drei Must-Haves für Eventplaner
von Frank Mücke ,
Wenn es noch eines Beleges bedurft hätte, dass das Eventbusiness endgültig im akademischen Betrieb angekommen ist, dann wäre der Nachweis spätestens mit den folgenden drei Handbüchern erbracht. Jedes Kompendium ist ein Schwergewicht. Jedes Werk steht für sich. Jedes Buch hat eigene thematische Schwerpunkte. Welche das sind und wo besonders spannende Inhalte warten, verraten wir hier!
(Bild: Pixabay.com)
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In den letzten Wochen sind drei Schwergewichte in den Büchermarkt gekommen. Autoren sind ein Solist, ein Duett und ein Orchester. Die Zielgruppe ist gleich: MICE-Stakeholder wie PCOs, Veranstaltungskaufleute, Eventmanager, Betreiber von Locations, Veranstalter von Kongressen, Messen und Events sowie Interessierte und Experten der jeweiligen Kompetenzfelder bzw. Grundlagenwissenschaften.
Der Versuch, eine vollständige inhaltliche Rezension der drei Bücher zu schreiben, ist von vornherein zum Scheitern verurteilt. Dem steht allein schon die Informationsfülle entgegen. Präsentiert wird durchweg Expertenwissen gepaart mit Praxiserfahrung und diversen Lese- / Arbeitshilfen. Mehr kann man sich als Nutzer kaum wünschen.
Gemeinsam ist den drei Fachbüchern, dass sie nicht wie ein Roman oder Krimi zu lesen sind: Ganz, von vorn nach hinten, am Stück. Um die über 3.000 Seiten durchzuarbeiten, würde man sicher (mehr als) seinen Jahresurlaub brauchen. Vielmehr verfügt der Leser mit den Kompendien über kompetente Nachschlagewerke für beinahe jede Fragestellung. Äußerst hilfreich sind die ausführlichen Literaturangaben, die umfangreichen Schlagwortverzeichnisse und die vielen Randziffern.
Kaum hatte ich eines der Bücher in der Hand, habe ich erst einmal „diagonal“ gelesen, um mich dann einzelnen Kapiteln bzw. Schlagwörtern zu widmen. Mein besonderes Interesse finden die Themen Marketing, Organisation, Compliance und Veranstaltungssicherheit. Durch die Bank gilt, ich wurde nicht enttäuscht. Wenn es im Einzelfall vielleicht auch keine wesentlich neuen Grundlagenkenntnisse gibt, dann waren es doch spezielle Zusatzinformationen und Aspekte, die vom Autor herausgearbeitet wurden. Mein Fazit: In jedem Fall lesenswert und mit einem hohen Mehrwert für den Nutzer.
Claus Bühnert, Stefan Luppold (Hrsg.): Praxishandbuch Kongress-, Tagungs- und Konferenzmanagement
Greift man aus der Vielzahl der Beiträge und Kapitel einzelne heraus, dann sind Auswahl und Hervorhebung subjektiv und ungerecht gegenüber den anderen Autoren. Im Bewusstsein dieser Begrenzung wage ich es trotzdem.
Praxishandbuch Kongress-, Tagungs- und Konferenzmanagement – herausgegeben von Bühnert und Luppold.
Professor Dr. Hans Rück, Dekan des Fachbereichs Touristik / Verkehrswesen an der Hochschule Worms, beleuchtet mit seinem Beitrag „Compliance bei Kongressen“ (Bühnert / Luppold, S. 191-221) das Grundanliegen von Compliance und analysiert für das Gesundheitswesen speziell den FSA-Kodex Fachkreise (Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie e.V.). Der wissenschaftliche Zugang ist profunde und die Analyse des sogenannten Pharma-Kodex kenntnisreich. Dargelegt werden sowohl die Gründe für die Selbstbeschränkung im Marktverhalten der Mitgliedsfirmen als auch die ständige Weiterentwicklung des Kodex durch die beiden Spruchkörper der Schiedsstelle und damit die Konkretisierung dessen, was der FSA unter (nicht) kodexkonformem Verhalten versteht.
In Ergänzung zu Rück sei an dieser Stelle auf die aktuelle Änderung des FSA Kodex Fachreise in § 20 Abs. 5 hingewiesen. Ab dem 1. Januar 2018 gelten die Sponsoringvorgaben auch für externe Fortbildungsveranstaltungen; d.h., auch für (Fremd-) Kongresse von medizinischen Fachgesellschaften, Berufsverbänden, Kliniken und sonstigen Dritten. Das gilt sowohl für nationale als auch internationale Medizinkongresse. Keine Frage, diese Entscheidung wird weitreichende Folgen für das Kongressmarketing der Sponsorfirmen sowie der Veranstalter, PCOs / Eventmanager und die Kongresshäuser und Tagungshotels haben.
Zurück zu Rück. Wie der Autor aufzeigt, sind viele Schiedssprüche und deren Begründung im Rahmen der Systemlogik nachvollziehbar. Andere Schiedssprüche sind widersprüchlich oder erscheinen dem kritischen Betrachter weltfremd bzw. entbehren einer Rationalen. So ist auch im Jahr 2018 unverändert eine Vergütung von maximal € 50,- „geringfügig“ (Leitlinie 6.2 der Leitlinien des Vorstandes des FSA gemäß § 6 Abs. 2 FSA-Kodex Fachkreise, Stand 15.02.2018). Für die kodexkonforme Bewirtung gelten mit Stand Juli 2008 unverändert die Maximalbeträge mit € 60,- Brutto / pP bzw. € 65,- bei Catering. Eine Anhebung der Obergrenzen als Inflationsausgleich oder infolge gestiegener Lohnkosten fand bisher nicht statt. Es ist der Verdienst von Prof. Rück, auf diese Missstände in aller Deutlichkeit hingewiesen zu haben. I.d.S wäre es wünschenswert, dass beim FSA eine kritische Auseinandersetzung mit den Argumenten erfolgt und zeitgemäße Anpassungen vorgenommen werden.
Handbuch zum Event- und Messerecht von Funke / Möller
Für das in der 4. Auflage erschienene Handbuch zum Event- und Messerecht von Funke / Möller kommt wieder die Methode „Rosinen picken“ zur Anwendung. Hier richtet sich mein Augenmerk speziell auf Steuern und Abgaben, die in der Alltagspraxis gerne schon mal „vergessen“ werden. Als da sind das Mindestlohngesetz (S 414ff), GEMA (S. 472ff), gewerbliche Hinzurechnung (S. 620ff) und die Künstlersozialversicherung (S. 659ff). Alles echte „Stolperfallen“.
Mindestlohngesetz und GEMA wird jede(r) in der Veranstaltungsbranche kennen. Vermutlich nicht bei allen bekannt sind die Besonderheiten der Künstlersozialversicherung und der gewerblichen Hinzurechnung. Rechtsverstöße sind grundsätzlich sanktioniert – Unwissen schützt nicht vor Strafe. Wird bei einer Steuerprüfung festgestellt, dass der Veranstalter bzw. die Kongress- / Eventagentur jahrelang nicht die fälligen Beiträge zur Künstlersozialversicherung gezahlt hat und / oder bei der Gewerbesteueranmeldung die gewerbliche Hinzurechnung nicht erfolgte, dann kann das richtig teuer werden. Da (naturgemäß) für derartige Nachzahlungen keine Rückstellungen gebildet wurden, ist ggf. die wirtschaftliche Existenz des Vereins bzw. der Agentur gefährdet.
Es ist zu wünschen, dass die Ausführungen der Autoren den weniger informierten Praktiker sensibilisieren, sich ggf. Rat und Hilfe bei einem steuerkundigen Fachmann (m/w) zu holen. Das gilt für alle anderen Rechts- und Steuerfragen in gleicher Weise.
Ausgesprochen hilfreich für die praktische Arbeit als PCO bzw. Eventmanager und für alle Nicht-Juristen sind die klare Themengliederung, zahlreiche Praxisbeispiele, Praxistipps und Vertragsmuster sowie nicht zuletzt die Checklisten am Ende eines jeden Kapitels. Eine Übersicht findet sich auf Seite XXVIII. Ein umfangreiches Sachregister und eine Vielzahl von Randziffern erleichtern dem Leser die Suche und die schnelle Orientierung.
Rechtshandbuch der Veranstaltungspraxis von Rechtsanwalt Thomas Waetke
Thomas Waetke, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht. (Bild: Privat )
Das „dickste Pfund“ ist das Rechtshandbuch der Veranstaltungspraxis von Rechtsanwalt Thomas Waetke– bereits in der 6. Auflage. Durch seinen langjährigen Blog und zahlreiche Fortbildungen zum Veranstaltungsrecht (www.eventfaq.de) dürfte der Autor allen Szenenkundigen hinlänglich bekannt sein. Juristische Fachliteratur liest sich i.d.R. weder einfach noch ist sie kurzweilig. Für den an Rechtsfragen interessierten Nicht-Juristen ist dieses Fachbuch und Nachschlagewerk von Waetke ein Gewinn für die tägliche Arbeit. Die Struktur des Buches ist problemorientiert und nutzerfreundlich – beginnend mit der Gliederung der Kapitel und Unterabschnitte, über die graphische Bearbeitung und optische Auflockerung, die Lesefreundlichkeit und die verständliche Sprache mit vielen Querverweisen, bis hin zum umfangreichen Stichwortverzeichnis mit einer Vielzahl von Randziffern, die die Textsuche vereinfachen. Dem Autor ist es gelungen, einen echten Mehrwert für den Leser zu schaffen.
Drei komplementäre Wissensbomben
Je tiefer man in die Lektüre und Recherche einsteigt, desto deutlicher wird, wie wichtig es ist, über die drei Handbücher parallel zu verfügen. Themen, die in einem Werk ausführlich dargestellt werden, kommen in anderen nicht vor oder haben einen anderen Schwerpunkt. So fällt z.B. das Thema Compliance bei Thomas Waetke mit sechs Seiten sehr knapp aus, wobei der Schwerpunkt von Kapitel 11 auf dem Arbeits- / Unternehmensrecht liegt. Ganz anders dagegen H. Rück in C. Bühnert / St. Luppold mit über 20 Seiten zur Compliance-Problematik im Gesundheitswesen und hier speziell der FSA-Pharmakodex Fachkreise (s.o.).
Ein anderes Beispiel. Das Thema Künstlersozialversicherung / –abgabe ist Bühnert / Luppold keinen Beitrag wert. So wie im Übrigen der gesamte Komplex Steuern, Abgaben, Versicherungen nur sehr spärlich thematisiert wird. Bei Waetke wird das Thema explizit auf zwei Seiten abgehandelt (S. 607-608). Die umfassendste Darstellung findet sich bei Funke / Möller mit über 20 Seiten (S. 659-682). Alle wesentlichen Aspekte sollten thematisiert sein.
Ein Exkurs zur Veranstaltungssicherheit. Als Folge der Typenvielfalt von Veranstaltungsformaten ist das Thema Sicherheit besonders komplex und vielschichtig. In den Medien findet sich eine Vielzahl von Stellungnahmen derart, dass die (Teilnehmer-) Sicherheit bei Veranstaltungen das Wichtigste sei. Da stellt sich die Frage: Wie bildet sich dieser Anspruch in den Kompendien ab?
Die Veranstaltungssicherheit wird bei Bühnert / Luppold von den vier Autoren Risch-Kerst, Haag, Brüning und Leber auf insgesamt 62 Seiten bearbeitet. Wegen der thematischen Nähe sei exemplarisch auf Haag und Brüning eingegangen. Patrik Haag präsentiert auf 25 Seiten (S. 253-278, davon zwei Seiten Literaturverzeichnis!) schwerpunktmäßig den wissenschaftlichen Zugang zum Risikomanagement. Das ist wichtig für das Grundverständnis und eröffnet dem Leser methodische Zugangswege. Kristin Brüning stellt auf acht Seiten die FMEA-Methode vor, die Fehlermöglichkeits- und –einflussanalyse zur detaillierten Prozessplanung und dem effektiven Ressourceneinsatz zur Bestimmung, Beurteilung, Bewertung und Minimierung von Risiken (S. 279-287). Die Methode steht in der Tradition der Risikomatrix von J. Nohl (1988) – ist aber ungleich komplexer. Es bleibt abzuwarten, ob sich dieser Ansatz in der Veranstaltungspraxis bewährt.
Die Beiträge von Haag und Brüning sind wissenschaftlich außerordentlich spannend. Derzeit, so mein Eindruck, lässt sich daraus für die praktische Arbeit nur wenig Honig ziehen.
Bei Funke / Müller nimmt die systematische Darstellung der Veranstaltungssicherheit mit 189 Seiten einen großen Raum ein. Die Kapitel G (Genehmigungen, Anmeldepflichten und Erlaubnisvorgehalte) und das Kapitel F (Haftung und Versicherungen) orientieren sich stark an der jeweiligen Gesetzengrundlage – Kapitel G am Sonderbaurecht bzw. der MVStättVO und Kapitel F an den einschlägigen Paragraphen von BGB und StGB. Wer sich mit der Systematik beider Rechtssphären vertraut machen will, dem bieten beide Kapitel einen guten Zugang. Wer jedoch auf spezielle Fragen gezielt Antworten sucht, der findet diese nicht ganz so leicht.
Rechtsanwalt Thomas Waetke widmet dem Thema Sicherheit von allen Autoren den größten Raum. Auf 360 von 1.520 Seiten und in 7 von 24 Kapiteln geht es explizit um die Veranstaltungssicherheit. Was die rechtlichen Grundlagen der Veranstaltungssicherheit betrifft, bleiben kaum Fragen offen. Speziell das Kapitel 18 zur Veranstaltungssicherheit bietet eine Fülle von praxisrelevanten Informationen. Wer sich diese 46 Seiten zzgl. der Verweise (àRz.) „raufschafft“, der ist beim Thema Sicherheit schon ziemlich fit. Und wer dann auch noch die Inhalte der Kapitel 13 bis 19 als abrufbares Wissen parat hat: Chapeau! Dann kann bei der Sicherheitsplanung von Veranstaltungen eigentlich nichts mehr schiefgehen.
Und ganz aktuell das Datenschutzrecht mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) rechtswirksam ab 25. Mai 2018. Waetke widmet dem „brandheißen“ und komplexen Thema das Kapitel 12 mit 22 Seiten – während sich in den anderen Handbüchern kein Beitrag zur DSGVO findet. Wie groß die Verunsicherung in der Szene ist, zeigt die Vielzahl der aktuellen Artikel und Seminarangebote. Ergänzend sei darauf hingewiesen, dass sich weiterführende Informationen zum Thema Datenschutzgrundverordnung ebenfalls bei „eventfaq“ finden.
Zum Schluss der Blick über den Zaun: Qualität, ein Mega-Thema! Für jeden Leistungsanbieter – PCO wie Dienstleister oder Kongresshaus – steht und fällt die Position am Markt mit der Qualität der erbrachten Dienstleistung bzw. des Produktes. Doch was ist Qualität? Woran erkenne ich sie als Kunde bereits im Vorfeld der Geschäftsanbahnung? Z.B. bei der Direktauswahl oder beim Pitch.
Die Frage: Woran kann ich mich bei der Auswahl eines qualifizierten Leistungsanbieters orientieren?
Die Antwort: An zertifizierter Qualität gemäß DIN ISO 9001 – dem internationalen Standard.
Dass sich zu dem Thema aus Marketingsicht in beiden juristischen Handbüchern nichts findet, kann nicht überraschen. Umso verdienstvoller ist es, dass Bühnert / Luppold dem Thema ein eigenes Kapitel mit 20 Seiten (S. 777-796) widmen. Autor des Beitrages „Qualitätsmanagement“ ist J. Raith, Geschäftsführer der Kongress- und Eventpark Stadthalle Hagen GmbH und Vorsitzender des Fachverbandes degefest e.V. Als ausgewiesener Fachmann für die Zertifizierung von Veranstaltungshäusern mit der Implantierung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) und nachfolgend dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) legt er den Fokus auf die nachhaltige Entwicklung und Steigerung der Gesamtleistung (der Location).
Raith zeigt Wege auf, wie es einer Organisation als einem lebendigen und lernenden System gelingen kann, ein individuelles und damit passgenaues Qualitätsmanagementsystem aufzubauen. Deutlich wird auch, dass es bei zertifizierter Qualität nicht um einfache Kochrezepte nach der Devise „man nehme …“ geht, sondern dass dies ein permanenter und hochgradig vernetzter (Lern-) Prozess ist. Von der Idee bis zum Zertifizierungsaudit kann es ein langer Weg sein. Umso wichtiger ist es, diesen Weg mit einem motivierten Team frühzeitig anzugehen. Als Lohn signalisiert das Zertifikat DIN ISO 9001 dem Kunden: Qualität auf höchstem Niveau!
Die DIN ISO-Zertifizierung ist ein hochwertiges Gütesiegel. Es kann bei der Auswahl des Dienstleisters bzw. der Location eine wichtige Orientierungshilfe sein – zumindest für die Struktur- und Prozessqualität. Doch was will der Kunde letztlich? Er will den Erfolg: Ergebnisqualität! Und die kann man im Vorfeld nun mal nicht „checken“ – denn da gibt es noch den Faktor Mensch!
In der (Kongress-) Praxis werden die finalen Erfolgsparameter i.d.R. vorab nicht definiert und während / nach der Veranstaltung auch nicht erhoben. Der Erfolg wird nicht gemessen. Retrospektiv entscheidet über den (Nicht-) Erfolg der Veranstaltung dann der persönliche Eindruck des Veranstalters bzw. des Kongresspräsidenten. Analog erfolgt prospektiv die Auswahl des Dienstleisters z.T. mehr oder weniger unreflektiert. Dann sind es häufig die Sympathie bzw. das „Bauchgefühl“, die den letztlich Ausschlag für das Pro oder Kontra geben; d.h., ob zwischen Kunde und Dienstleister die „Chemie“ stimmt, ob sie einen „Draht zueinander“ haben oder eben nicht. Weitere Entscheidungsfaktoren sind häufig das Image oder die Empfehlung eines Kollegen und nicht zuletzt der Preis. Berücksichtigt man auch diesen subjektiven Qualitätsfaktor, dann steht der Kunde bei der Auswahl des optimalen Dienstleisters praktisch wieder am Ausgangpunkt – nur eben auf höherem Niveau!
Fortbildung in Eigenarbeit
Zum Schluss wage ich die These, dass heutzutage niemand mehr in der Lage ist, für MICE als Ganzes das komplexe Netzwerk von wissenschaftlichen Erkenntnissen, Erfahrungswerten, Rechtsvorgaben auch nur halbwegs zu überblicken. Somit benötigen Kongress- / Eventagenturen, Veranstalter, Locationbetreiber wie alle anderen Stakeholder auch vielfältige fach- und sachkundige Hilfe und Unterstützung, z.B. durch Steuerberater, Rechtsanwalt, Sicherheitsexperten. Ständige Fortbildung ist Pflicht. Im realen (Arbeits-) Leben kann man aber nicht ständig mit Hand- und Gesetzbüchern „unter dem Arm“ rumlaufen. Man kann auch nicht bei jeder Sachfrage gleich den Rat von teuren Experten einkaufen. Aber eines muss man als PCO / Eventmanager in jedem Fall lernen: Man muss sich mit dem Fachwissen zugleich die Sensibilität und das „Bauchgefühl“ erarbeiten, damit die Alarmglocken läuten, um rechtzeitig fachkundigen Rat bei Experten einzuholen, bevor das Kind in den Brunnen gefallen ist.
Eine Möglichkeit dazu ist die unstrukturierte Fortbildung in Eigenregie; z.B. anlasslos in den Büchern blättern und sich ein beliebiges Stichwort bzw. eine Seite herauspicken. Kennen Sie die „DL-Info-V“? Die „Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung“ (siehe Waetke S. 809/810). Obwohl am 17. Mai 2010 in Kraft getreten, werden nur wenige davon Kenntnis haben. Wenn Wissenslücken folgenlos bleiben, dann hat man Glück gehabt. Aber nicht immer trägt das Motto: „Wissen ist Macht. Nichts wissen macht nichts!“ I.d.S. wünsche ich viele interessante Neu-Entdeckungen.
Mit zusammen € 330,- ist der gebündelte Lesespaß nicht ganz billig. Aber die 5 Kg geballte Fachkompetenz haben ihren (Mehr-) Wert und sind den Preis wert. Soweit es die Handbücher bisher noch nicht sind, haben alle drei das Zeug zum Standardwerk. Sie sollten in keiner MICE-Bibliothek fehlen.
Über den Autor
Dr. Frank Mücke. Geschäftsführender Gesellschafter der comed GmbH
Offenlegung von Interessenskonflikten:
Mit der Publikation verbinden sich keine wirtschaftlichen Eigeninteressen. Die Bücher habe ich über den Buchhandel bezogen. Die Rezension erfolgt ausschließlich aus sachlichem Interesse und eigenem Antrieb. Es erfolgte keine Beauftragung, weder direkt noch indirekt, vom Verlag bzw. Autoren oder sonstigen Dritten.
