Herausforderungen in der internationalen Eventlogistik

Wie bekommt man eigentlich ein komplettes Orchester mitsamt Instrumenten in kürzester Zeit um die halbe Welt und zurück? Und was passiert, wenn die Präsentation eines neuen Sportwagens zur Abwechslung mal im 53. Stock eines Hochhauses stattfinden soll? Mit solchen und anderen Fragen setzt sich die internationale Eventlogistik auseinander. Spezialist Alexander von Gerichten, Geschäftsführer der Heed! Eventlogistik GmbH weiß, wie man den Balanceakt zwischen engem Zeitplan, besonderen Kundenwünschen und ausländischen Behörden schafft und dafür sorgt, dass am Ende die richtige Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.

Wer an Logistik denkt, hat meist erst einmal wenig glamouröse Assoziationen von Verpackungen, Containern und Güterzügen. Für Eventplaner ist die Logistik oft Grund für Kopfzerbrechen und Mehrarbeit. Wie kriege ich nun das viele wertvolle Material, das Kunde und Künstler sich wünschen, an die super trendige, abgelegene Location in den Bergen am anderen Ende der Welt? Und worauf muss ich achten, damit der Zoll uns nicht an der Grenze die Hälfte davon konfisziert? Gut, wenn man dann verlässliche Experten hat, die mit solchen Fragen tagtäglich zu tun haben.

Die Eventlogistik ist ein essenzielles, aber ebenso stark unterschätztes Gewerk bei der Veranstaltungsplanung. Nicht nur, dass gerade Corporate Events immer größer, extravaganter und aufwändiger werden, was zu einem Mehr an ungewöhnlichen und komplizierten Materialien führt, die sachgerecht transportiert werden müssen. Hinzu kommen die länderabhängig sehr unterschiedlichen Qualitätsstandards bei der Herstellung, so dass der erfahrene Veranstaltungstechniker doch lieber die bekannte Ware aus Deutschland einfliegen lässt, als ein eventuelles Risiko mit vor Ort hergestellten Materialien einzugehen.

Kommunikation und Vorausplanung sind essenziell

Die zunehmende Internationalisierung der Eventbranche bringt allerdings insbesondere für die Logistik eine Reihe spezieller Herausforderungen mit sich. Das können beispielsweise die Bedingungen vor Ort wie unwegsames Gelände oder schlechtes Wetter, aber auch strenge Anforderungen und lange Bearbeitungszeiten bei örtlichen Behörden sein. Die größten Fehlerquellen liegen laut Logistikprofi Alexander von Gerichten aber weit früher im Prozess: bei der Kommunikation und Planung. Meist sind Veranstaltungen mit einem sehr engen Zeitfenster geplant und ein Verzug gefährdet im Gegensatz zu anderen Branchen direkt das gesamte Produkt.

Dies spitzt sich bei internationalen Veranstaltungen mit ungewöhnlichen Locations oder verschiedenen Stationen noch zu. Wenn dann im Vorfeld nicht rechtzeitig alle Infos detailliert vorliegen, kann es zu Engpässen und Schwierigkeiten im Transport kommen. Gerade Zollinformationen müssen für die jeweiligen Behörden sehr genau vorliegen und frühzeitig übermittelt werden, damit es nicht zu Verzögerungen kommt. Deshalb arbeitet das Team von Heed! mit detaillierten und regelmäßig aktualisierten Checklisten, so dass beim Vorgespräch mit dem Kunden bereits die meisten Eventualitäten abgedeckt sind und „blinde Flecken“ vermieden werden.

Bürokratische Einschränkungen und unterschiedliche Arbeitsmoral

Die frühzeitige Planung und Buchung der Transporte ist auch wichtig, um überhaupt Plätze in den Frachtfliegern oder auf den Containerschiffen zu bekommen. Mit der zunehmenden Globalisierung verdichtet sich der Markt und die Transportwege werden voller, deshalb ist es essenziell, bereits früh im Vorfeld Kapazitäten zu buchen. Hinzu kommen besondere regionale Einschränkungen wie Nachtfahrverbote, Zufahrtsrestriktionen oder enge Durchfahrtshöhen, über die sich rechtzeitig informiert werden sollte.

Die Logistikspezialisten haben deshalb ein gutes Netzwerk mit Experten für einzelne Länder, die im Zweifel helfen können. Diese können den Kunden auch schon auf die menschlichen Faktoren am Veranstaltungsort einstellen: Nicht überall herrscht bekanntlich die von Deutschland gewohnte Einstellung zu Arbeitsmoral und Pünktlichkeit, was schnell zu Missverständnissen und Unstimmigkeiten führen kann. Druck hilft da wenig, Verständnis und Kommunikation umso mehr.

Besondere Transportbedingungen für besondere Materialien

Neben der Bürokratie und den örtlichen Gegebenheiten kann auch die spezifische Beschaffenheit der zu verfrachtenden Materialien eine Herausforderung darstellen: Teure Instrumente benötigen bestimmte Temperaturen, um keinen Schaden zu nehmen und bisher unveröffentlichte Modelle, z. B. bei Automobilen, sind nicht nur überaus wertvoll, sondern unterliegen meist auch strengster Geheimhaltung. Der hohe technische Fortschritt bringt zudem neue Sicherheitsrisiken und -restriktionen mit sich: Unzählige Geräte laufen heute mit irgendeiner Form von Akku oder Batterie, diese sind aber wegen der Explosionsgefahr v. a. in Flugzeugen meist verboten. Hier bietet sich relativ kostengünstig und sicher der Schiffstransport an, wofür man allerdings noch einige Wochen mehr einplanen muss.

Der Zeitfaktor ist generell ein Knackpunkt, den auch Alexander von Gerichten immer wieder betont: „Durch die schnelle und einfache Kommunikation ist die Welt für uns gefühlt kleiner geworden. Die tatsächlichen Entfernungen werden dadurch manchmal unterschätzt.“ Es macht eben doch noch einen Unterschied, ob ein wichtiges Ausstattungsteil in letzter Minute von Hamburg nach München oder von London nach Tokyo gebracht werden muss.

Und wenn doch mal was schief geht …?

Improvisation und kreative Problemlösungen Als Kunde und Agentur erleichtert man daher sich und dem Logistikdienstleister die Arbeit, wenn man von Anfang an klar und offen kommuniziert. Es hilft, sich frühzeitig ein möglichst konkretes Bild von Terminen, Location, Wegen, Frachten, Equipment und eventuellen Besonderheiten zu machen und diese gründlich mit dem Experten zu besprechen. Dieser kann dann auf Rechtslagen, Anforderungen und erforderliche Dokumente aufmerksam machen und bei der wesentlichen Vorausplanung helfen.

Trotz allem ist aber natürlich kein Transport wie der andere und es gibt immer unvorhergesehene Hindernisse. Durch die jahrelange Erfahrung können die Profis dann aber meist mit Kreativität und Fachwissen aushelfen und das Problem zufriedenstellend lösen. Wichtig ist nur, Ruhe zu bewahren und durch offene Kommunikation für gegenseitiges Verständnis zu sorgen.

Auf Seiten der Dienstleister werden dafür zudem Kontrollsysteme für jeden Transport genutzt und Listen geführt, in denen jede neue Fehlerquelle und Besonderheit dokumentiert und für künftige Projekte genutzt werden kann. So wird man dann auch damit fertig, wenn eine Veranstaltung bei –35 Grad in Kasachstan durchgeführt werden soll oder beim Lkw für die Durchfahrt zur Location mal eben die Luft aus den Reifen gelassen werden muss, um nicht am Tor hängen zu bleiben.