Irgendwas ging bei einem Event katastrophal schief. Im Rückblick kann man meist herzhaft darüber lachen und die Story ist als Anekdote für gesellige Abende gut. Darüber hinaus ist der Fehler lehrreich, für einen selbst und die Kolleg:innen. Daher haben wir Sie in unserer kleinen Branchen-Umfrage nicht nur nach Ihren größten und unterhaltsamsten Event-Fuckups gefragt, sondern auch, was die häufigsten Probleme sind, die zu einem Fuckup führen. Absoluter Spitzenreiter ist hier die schlechte Planung, 50 % der Befragten geben dies unter anderem als Problem an. Ebenfalls mit jeweils über 43 % wird die schlechte Kommunikation mit dem Subunternehmer und Auftraggeber als Grund für ein Event-Fuckup genannt. Mit jeweils 36,7 % folgen unkoordinierte Arbeitsteilung, schlechte Kommunikation innerhalb des Projektteams und zu hoher Improvisationsanteil als Probleme. Überraschend: für lediglich 6,7 % der Befragten gehören Meinungsverschiedenheiten zwischen den Parteien zu den Gründen für ein Fuckup beim Event. Befragte geben zudem an, dass Kunden oft nicht wissen würden, wie viel Aufwand und welche Kosten hinter einem Projekt stecken. Auch das Thema Personal, ungeeignet oder zu wenig, kann zu Problemen führen.
“Wir hatten bei einem digitalen Event 12 parallele Workshops geplant. Mit 1.200 Teilnehmenden hatte das Event eine große Resonanz und der Übergang vom Live-Stream in die Meetingräume war sicherlich einer der Knackpunkte, den wir oft durchdacht haben. Womit niemand gerechnet hat, dass unsere Lizenz nicht richtig freigeschaltet war und wir nur zwei Räume parallel starten konnten. Dies fiel uns aber erst 30 Minuten vor dem Übergang auf, als wir die Räume entsprechend öffnen und vorbereiten wollten. Bis der Fehler identifiziert war und klar war, dass das nicht so schnell lösbar sein wird, haben wir kostbare Minuten verloren. Dann brach natürlich das Chaos los und wir haben auf allen Kanälen (Mailings, Livestream etc.) die Teilnehmenden informiert. Währenddessen hat eine Kollegin in Teams schnell 12 neue Räume angelegt, alle Moderatoren umgeleitet und ein Teilnehmermailing gemacht, sowie die Links auf der Plattform ausgetauscht. Alles in allem hat das gut geklappt, aber wir sind um Jahre gealtert.”
“Wir verbauten Winden, um von Innen beleuchtete Würfel als Anzeige zu nutzen, welcher Besucherblock gerade Rederecht hat. Leider waren die angehängten Würfel zu schwer, sodass die Winden ihren Dienst versagten und die Würfel nicht mehr taten als schlicht aus der Decke zu fallen. Sie wurden dann für das Event gestrichen, nachdem zehn Techniker erfolgreich 24 Stunden Arbeitszeit in die Umsetzung investiert hatten.”
“Stadtteilfest mit Open-Air-Bühne: Nachdem wir nachts ein 12x8m Bühnendach samt Licht, PA und FOH aufgebaut hatten, teilte uns der Veranstalter morgens früh mit, dass die Bühne um 90° gedreht werden müsse. Leider hatte er die Planänderung nicht an uns weitergegeben.
Mittlerweile wurden knapp 40 mobile Toiletten sowie ein Waschcontainer geliefert und zwischen Bühne und FOH aufgebaut. Die Bühne wurde also teilweise zurückgebaut und mit Hilfe von zwei Staplern, Handhubwagen und ordentlich Manpower gedreht.”
“Lange Tage sind nichts Besonderes, wenn man aber wegen einer falschen Kommunikation nach 12 Stunden Festival noch abbauen muss, weil die Bühnenbauer an einem Sonntag abreisen wollen, ist das schon doof.”
“Am Tag der dritten Aufführung eines Musicals fragte ich den Lighting Operator beim Line Check, warum die Vektoren seiner Fixtures nicht mit der tatsächlichen Ausrichtung und Lichtfarbe übereinstimmten. Er hatte das offensichtlich wochenlang ignoriert, die Show funktionierte trotzdem.
Das führte dazu, dass der Operator sich verpflichtet fühlte, sämtliche Fixtures nur Stunden vor der Show um die korrekten Ansichten zu ergänzen.
Zum Start der Show herrschte dann Finsternis, da der komplette Ablauf der programmierten Show nicht mehr funktionierte und manuell gesteuert werden musste. Die Spots auf eine einzelne Darstellerin erzeugten wir am Beginn zur Not mittels unserer LED-Lenser Taschenlampen. Sämtliche Cues wurden anschließend live „irgendwie“ per Hand reingewurschtelt, aller-dings ohne die einst vorprogrammierten Bewegungen der „Moving“ Heads.
„Perfect is the enemy of good!“”
“Eine Stunde nach Aufbaustart stellte sich heraus, dass die Grundlage des Hallenplans fehlerhaft war und die Messehalle in jede Richtung gut 10% kleiner war als nötig. In einer Nacht- und Nebelaktion musste ein neuer Plan gezeichnet, Standflächen verschoben, unzählige Hängepunkte geändert und tausende Quadratmeter Teppich neu verlegt werden.”
“Ein Event zu Zeiten, als die Rückmeldungen noch per Fax kamen: Ich habe 1.100 Einladungen verschickt – und gefühlte 20-mal kontrolliert, dass auch die richtige Durchwahl als Faxnummer angegeben ist. Die Durchwahl war richtig – aber die Vorwahl falsch. Unsere Rückmeldungen gingen aufs Telefon von einem – furchtbar netten – älteren Herrn, zum Glück nicht an eine Arztpraxis. Der nette Herr hat dann für drei Wochen sein Telefon auf unser Fax umleiten lassen und wollte nur gerne selbst auch kommen. Natürlich hat er ein VIP-Ticket für sich und seine Familie und eine Menge Geschenke bekommen.”
“Handmikrofon der Hauptperson bestückt mit „frischen Batterien“ direkt von Tante-Emma-Laden um die Ecke von der Provinzspielstätte fiel nach 40 Minuten Show aus. Peinlicher Batteriewechselauftritt meinerseits auf der Bühne wurde nötig.”
“Konfetti!!! Der Kunde hat in einem Workshop mehrere Konfetti Kanonen abgefeuert und die Location war darüber weniger amüsiert. Schlussendlich haben wir jeden einzelnen Schnipsel aus jeder Ritze geholt.”
“Man schrieb das Jahr 1999: 5-Sterne Hotel in Südspanien – Sturm und Platzregen – 180 Gäste, Gala-Dinner mit fünf Gängen, Showprogramm und Party. Was dann passierte, weiß bis heute niemand: Fakt war, dass kein Gang aus der Küche essbar war: Champagner Schaum war zäh wie Kleber, Sorbet gekocht, Reis hart, Steak entweder roh oder zäh wie eine Schuhsohle. Der Saalchef brach entweder zusammen oder kreischte und wir als Agentur haben irgendwie versucht, der Lage Herr zu werden.
Der Kunde als auch die Gäste, welche wir schon Jahre kannten, ertrugen es mit Fassung, Witz und Kampfgeist. Es wurde nach dem 2. Gang eine Wettrunde gegründet, die auf den Zustand der Speisen wettete. Es war ein Albtraum – wir konnten nur in der Küche aussortieren, uns entschuldigen und alle auf einen Mitternachtsimbiss mit Brot, Käse und Schinken einladen. Am nächsten Tag Mittagsbuffet – alles wieder vom Feinsten! Weder der Direktor noch die Küche hatten eine Erklärung.
Das Lob der Gäste kam trotzdem und man hat es als Metapher dafür genommen, dass niemand vor Pannen gefeit ist – selbst wir nicht, wenn auch unverschuldet.”
vipp Emotionsmarketing, Susanne Bautz
“Wir haben die Adresse der Abendveranstaltung groß in der Event-App beworben – blöd nur, dass es die falsche Adresse war. So gab es für die Teilnehmenden einen ungeplanten Spaziergang durch die Stadt.”
“Im Jahr 1994 haben wir in Eindhoven in den Niederlanden ein deutsches Weinfest geplant. Weder der betreuenden niederländischen Agentur noch der Stadtverwaltung Eindhoven und schon gar nicht uns fiel auf, dass am ausgesuchten Wochenende, das Kriegsjubiläum “50 Jahre Befreiung von den Deutschen” gefeiert wurde. Die ganze Stadt war entsprechend dekoriert und das Fest war sehr schlecht besucht. Trotz Gebeten tat sich kein Loch auf, indem man verschwinden konnte.”
“Ein Event im Kinosaal mit 800 Teilnehmern: Vor dem Raum für das Finale vorbereitet: 6 Musiker, 800 Trommeln in 16 Roll-wagen a 120kg und 20 Helfer zum Verteilen. Wir sind Standby, durch die Eingänge den Raum zu betreten und 30 Minuten Abschlussenergie zu erzeugen.
Doch die Moderatorin vergisst den Programmpunkt! Statt den interaktiven Trommelevent anzukündigen, bedankt sie sich herzlich für den schönen Tag und wünscht einen guten Appetit!
Nun, wenn 800 Menschen vom Hunger angeteasert aus einem Kinosaal strömen, dann geht da absolut niemand mehr in entgegengesetzter Richtung rein. Und am Buffet noch mal abholen und umkehren war natürlich auch keine Option. Und so war der Großevent unwiderruflich Geschichte.
Einzige Möglichkeit: aushalten und warten, bis der Abmarsch abebbt. Am Ende waren noch 50 bis 60 Menschen im Raum, die einfach noch nicht aufstehen wollten. Denen erklärten wir kurz die Situation. Sie schlossen in die Sitze der ersten Reihen auf und wir führten einen kleineren und durch die Situation zutiefst berührenden Event durch.
Essen war danach übrigens auch immer noch genug da. Aber den Schock der Erkenntnis der ersten Sekunde, als sich die Türen öffneten und wir erkannten was passiert, den werde ich nie vergessen…
Drum Cafe Deutschland, Matthias Jackel
“Karnevalssitzung mit brandneuem Lichtpult, klein, kompakt, aber ausreichend. Die Software war allerdings noch pflegebedürftig. Somit ist das Pult halbstündlich abgestürzt und hat die komplette Beleuchtung auf Weiß gesetzt.
Nach der Show kam der Veranstalter zu mir und meinte: Das Licht war perfekt, diese regelmäßigen weiß Flashes fand ich sehr kreativ.”
“Folgende Schritte führten in einem Stadtsaal zur Katastrophe:
1. Hausmeister gebeten, die Brandmeldeanlage im Saal abzuschalten, da nun der Hazer in Betrieb genommen werden sollte.
2. Hazer eingeschaltet.
3. Proben begonnen.
4. Nach ca. 20 Minuten Eintreffen der Feuerwehr und Evakuierung des Saals.
Was war passiert?
Die Brandmeldeanlage im Saal war abgeschaltet, nicht jedoch im übrigen Gebäude. Die Lüftungsanlage hat die Luft mit Haze nach außen abgesaugt. Aufgrund einer ungünstigen Windrichtung wurde die Luft mit dem Haze an anderer Stelle wieder ins Gebäude gesaugt, wo es dann bei einem noch aktiven Rauchmelder zum Alarm führte.”
“Kurz vor Beginn eines Open-Air-Festivals tauchte eine Künstlergruppe auf, der zwar mündlich ein Jahr zuvor zugesagt wurde, mit der aber seitdem kein weiterer Kontakt mehr stattgefunden hatte.”
“Mitarbeiter-Event anlässlich der Fusion zweier Sparkassen: Auf der Bühne: ein Comedy-Redner, dessen Pointen in den ersten 15 Minuten auf sich warten ließen. In den Rängen: 1.500 Mitarbeitende, die drei Tage vor dem Event eine ganztägige Vortragsveranstaltung zur Erläuterung der Fusion erleben durften. Leider hat der Kunde vergessen, dieses Detail im Vorfeld mit uns zu teilen. Ergebnis: etwa 1/3 der Gäste verließen nachhaltig erbost den Saal; nur ein Abbruch des Redners, eine spontane aufklärende Ansprache des Vorstandsvorsitzenden und der vorgezogene Auftritt des (prominenten) musikalischen Main Act konnte die Gemüter beruhigen.
Die Gäste gingen davon aus, dass im Rahmen der Feier erneut eine Rechtfertigung für die geplante Konsolidierung vieler Positionen vorgetragen werden sollte. Der komödiantische Aspekt ließ auf sich warten.”
“Der Auftraggeber bei der Eröffnung eines Luxus-Klamotten-Stores in Düsseldorf fand, dass es seiner Marke nicht entspricht, zur Storeeröffnung entweder einen schicken Toilettenwagen in den Hinterhof zu stellen oder mit dem Restaurant nebenan eine Absprache zu treffen für die Bedürfnisse der 500 geladenen Gäste. Die zwei Toiletten im Store würden reichen (Träger dieser Klamotten müssen wohl einfach nicht). War natürlich Unfug. Schon nach 30 Minuten war die erste Toilette verstopft, kaum war der Notdienst weg, die andere. Notdienst wieder weg – beide Toiletten dicht. Hab den Notdienst später dann dafür bezahlt den Abend lang zu bleiben. Der saß dann in seiner roten, nicht sehr sauberen Montur zwischen den Kanapees im Backstagebereich und musste im 10-Minuten Takt an die Arbeit.”
