Eventgestaltung beim smartPORT in Hamburg

„Ich gebe Ihnen einen guten Rat: Wenn Sie eine Veranstaltung in der Größe einer Welthafenkonferenz erfolgreich realisieren möchten, sollten Sie einen verlässlichen und kompetenten Partner an Ihrer Seite haben, der etwas von Veranstaltungsmanagement und Vermarktung versteht.“ Jene Worte richtete Sabine Stüben, Leiterin Marketing & Kommunikation der Hamburg Port Authority (HPA), an die Gäste der 29. IAPH World Ports Conference und erteilte der Hamburger Agentur für Kommunikation Kontrapunkt damit den offiziellen Ritterschlag.

Unter dem Motto „City of Hamburg – Calling at the smartPORT“ entwickelte Kontrapunkt im Auftrag der Hamburger Hafenverwaltung nicht nur ein dreitägiges Konferenzprogramm für die IAPH World Ports Conference im Congress Center Hamburg (CCH); das Team um Geschäftsführer Stefan Rössle sorgte auch mit einer spektakulären Eröffnungsshow und einem imposanten Bühnensetting für einen Konferenzauftakt, wie es ihn in der knapp 30-jährigen Geschichte der IAPH Welthafenkonferenz noch nicht gegeben hat. Per Videomapping verwandelte die Agentur vom Goldbekplatz die rund 20 Meter breite Konferenzbühne in ein riesiges Containerlager im Hafen von Tokio, dem Sitz der International Association of Ports and Harbors (IAPH), und schickte von dort eine der Boxen auf dem Seeweg nach Hamburg. Auf der virtuellen Überfahrt zum smartPORT Hamburg sorgten Trampolinkünstler, Trommler, Shantychor und Lichtinstallationen für die künstlerische Untermalung. „Mit der Opening Show haben wir das Publikum mit auf eine Reise über den Ozean genommen. Die Dramaturgie unserer Geschichte hat uns den Einstieg in die Konferenz geebnet. Licht, Bilder, Musik und Künstler haben den Saal in ein Farbenmeer getaucht und für Begeisterung und Gänsehaut gesorgt“, schwärmt Rössle.

Zwei Jahre Dauereinsatz

Insgesamt machten sich 945 Gäste aus aller Welt auf den Weg in die Hansestadt. Nie zuvor konnte die IAPH World Ports Conference eine solch hohe Teilnehmerzahl verzeichnen – was der umfangreichen Vermarktung durch Kontrapunkt zu verdanken ist. Die Agentur war sowohl für die Konzeption und Content-Pflege der Veranstaltungswebsite, den regelmäßigen Newsletter-Versand, die komplette Presse- und Öffentlichkeitsarbeit inklusive Mediaplanung sowie die aktive Ansprache relevanter Multiplikatoren zuständig, als auch für die Gestaltung und Produktion eines mobilen Messestands zur Bewerbung der Konferenz auf relevanten Veranstaltungen sowie entsprechenden Merchandising-Materials. Der Teilnehmerrekord der Welthafenkonferenz sorgte nicht nur beim Veranstalter für Freude: Rund 30 Sponsoren und Aussteller nutzten die einwöchige IAPH Hafenkonferenz als Plattform für die Unternehmenskommunikation und präsentierten sich im Messebereich der Konferenz.

Zwölf Personen wirkten durchgängig an der Vorbereitung der Welthafenkonferenz mit und organisierten das Konferenzprogramm und den Ausstellerbereich im CCH, das Abendprogramm in fünf verschiedenen Locations und das Begleitprogramm mit je zwei verschiedenen Ausflugstouren pro Tag, das die Teilnehmer zu verschiedenen Hamburger Sehenswürdigkeiten wie der Altonaer Fischauktionshalle, dem Michel, dem Maritimen Museum oder ins Miniaturwunderland in der Speicherstadt führte. Darüber hinaus kümmerte man sich auch um das Sponsoring sowie das Teilnehmermanagement für die IAPH World Ports Conference – ein allumfassendes Projekt.

Zwei weitere Mitarbeiter befassten sich mit der sogenannten „Bali Night“, dem Abendprogramm für den Mittwoch. Auftraggeber war hier nicht die HPA, sondern der Port of Indonesia, der sich mit der Veranstaltung als Gastgeber der kommenden Welthafenkonferenz in 2017 präsentieren wollte. Am Rande: In 2013 hatte Kontrapunkt zur Welthafenkonferenz in Los Angeles bereits die „Hamburg Night“ für die HPA organisiert. Alles in allem ein großer Kraftaufwand für die Teammitglieder, denn alle anderen Agenturprojekte liefen parallel zur Konferenz weiter. Das betont auch Stefan Rössle: „Außergewöhnlich war vor allem die lange Projektlaufzeit, in der wir sehr eng mit unserem Kunden zusammengearbeitet haben. Wir haben dadurch ein sehr gutes Vertrauensverhältnis aufgebaut, durch das wir in der Eventrealisation aber auch bei der Gestaltung der Konferenzinhalte viel Freiraum hatten. Eine bessere Form der Zusammenarbeit hätten wir uns als Agentur nicht wünschen können.“

Frontalbespielung aufgebrochen

Eine besondere Herausforderung bestand darin, ein unterhaltsames und fachlich anspruchsvolles Konferenzprogramm zu erstellen. Dazu wurden im ersten Schritt gemeinsam mit der HPA acht Themenblöcke erstellt. Im zweiten Schritt führte Kontrapunkt diverse Gespräche mit Vertretern der maritimen Branche, um relevante Vortragsthemen und interessante Sprecher – über 40 aus aller Welt – zu ermitteln. So wurde nach und nach ein roter Faden durch die drei Konferenztage gewoben. Immer im Fokus: Das Thema intelligente Hafenkonzepte.

Um die „Frontalbespielung“ aufzubrechen, entwickelte Kontrapunkt eine Veranstaltungs-App, u.a. mit den Funktionen „Ask the speaker“ und „Polling“: Neben der klassischen Fragerunde per Handzeichen und Mikro konnte das Publikum per App Fragen an die Referenten stellen, die der Moderator laut vorlas und die zudem auf der Leinwand gezeigt wurden. Auf diese Weise wurde ein interessanter Diskurs mit dem Publikum erzeugt. Während ihrer Vorträge stellten auch die Referenten wiederrum Fragen an das Publikum mit jeweils bis zu vier Antwortmöglichkeiten. Per App stimmte das Publikum ab; das Ergebnis wurde auf der Leinwand präsentiert und zum Aufhänger für Diskussionen genommen.

Ein weiterer, sehr beliebter Programmpunkt beim Publikum war das Graphic Recording: Ein Karikaturist hielt die Kernaussagen jedes Vortrags per Zeichnung fest. Dadurch ergab sich nach Abschluss jeder Session eine kurze inhaltliche Zusammenfassung. Schließlich führten kurze unterhaltsame Videoclips zur Geografie, Geschichte und den maritimen Großveranstaltungen des Hamburger Hafens in jede Session ein, und verhalfen so dem internationalen Fachpublikum zu einem besseren Verständnis der komplexeren Inhalte der anschließenden Vorträge.

Die IAPH Welthafenkonferenz findet alle zwei Jahre in einer anderen Hafenmetropole statt: Die kommenden Gastgeber aus Indonesien haben in 2017 gehörig etwas vor, wenn sie diese Konferenz toppen wollen.