Live-Feeling bei Online-Events

Das Coronavirus führt aktuell zu einem kulturellen und gesellschaftlichen Stillstand. Menschenmengen sollen gemieden werden. Wie kann man ein geplantes Live-Event trotzdem stattfinden lassen und bei der digitalen Ersatzveranstaltung ein Live-Gefühl bei den Teilnehmern erzeugen?

Muss eine Veranstaltung relativ kurzfristig, wie z.B. jetzt aufgrund der Corona-Pandemie, abgesagt werden, besteht die Möglichkeit, diese in ein Online-Event mit Live-Charakter zu verwandeln – und das sogar im Rahmen ähnlicher Kosten. Davon ist zumindest Roberto Emmanuele, Geschäftsführer und Creative Producer bei Move Productions, überzeugt.

Für ein Vertriebs-Kick-off-Event mit 230 Teilnehmern, welches eigentlich Ende April stattfinden sollte, plant Move Productions aktuell eine Online-Ersatzveranstaltung. Da die Teilnehmer den Termin ohnehin reserviert hätten, seien alle Personen zur geplanten Veranstaltungszeit verfügbar – der Kick-off finde nun einfach in einem anderen Rahmen, nämlich als Stream online statt. Und das sei, zeigt sich Emmanuele zuversichtlich, auch bei einer Ausgangssperre, in ähnlicher Form möglich.

Wichtig sei für den Veranstalter vor allem, das Ziel des Events, notwendige Botschaften und Inhalte noch rechtzeitig im Geschäftsjahr zu kommunizieren, weiterverfolgen zu können. Dass die Teilnehmer beim Online-Event trotzdem ein Live-Feeling haben, dafür will Move Productions mit verschiedenen Modulen und Event-Parts sorgen. Ebenso ist der Einsatz eines Live-Musikers, der mit einem kleinen live-Online-Konzert zugeschaltet wird, in Planung.

Die Umsetzung

Das vormals in einem Hotel geplante Event findet nun in den Studios von Move Productions in Frankfurt statt. Auf 400 m² Fläche stehen hier eine Bühne, Ton- und Videostudios, eine voll ausgestatte Küche sowie Büro- und Backstage-Bereiche zur Verfügung. Vor Ort werden vermutlich nicht mehr als zehn Menschen sein: die für den Ablauf und die Technik zuständigen Personen, Moderatoren sowie Redner. Die 230 Teilnehmer werden aus ihren Büros, aus Meetingräumen oder auch dem Homeoffice partizipieren.

Bestenfalls treffen sich die Mitarbeiter, sofern es die Anordnungen der Regierung zulassen, in passenden und überschaubaren Gruppen an den Unternehmensstandorten. Sie erhalten vorab eine Einladung, das Programm sowie eine Guideline zur Vorbereitung. Diese enthält auch Hinweise zur technischen Organisation, schließlich sollen die Mitarbeiter für einzelne Event-Parts auch live in den Stream geschaltet werden oder via Online-Umfragen ein Stimmungsbild abgeben. Die technischen Anforderungen seien jedoch, so Roberto Emmanuele, sehr gering. Für die Videoübertragung aus den Standorten reichen schon ein Laptop mit Kamera, eine ausreichende Beleuchtung und eine kleine Tonanlage.

Workshops, die bei der ursprünglichen Veranstaltung geplant waren, werden beim Online-Ersatzevent nicht umgesetzt. Der Fokus liegt stattdessen auf der Kommunikation der wichtigsten Ziele und einem Ausblick und Wegweiser für die nächste Zeit. Dadurch verkürzt sich der Kick-off von ursprünglichen sieben Stunden mit drei Pausen auch auf knapp drei Stunden mit einer Pause. Online, so Emmanuele, müsse ein Event ohnehin kompakter sein, damit es sich selbst tragen könne.

Am Tag des Kick-offs selbst treffen sich die Protagonisten des Events in der Location, die als Studiobühne und Sendezentrale dient. Neben Vorträgen und Talkrunden mit Vorständen und Geschäftsleitern des Unternehmens wird es auch immer wieder Live-Schaltungen oder Einspieler geben. Hierbei sollen eingespielte Sounds und Jingles sowie Stimmungsabfragen im Wechsel mit vorproduzierten Filmen mit Showcases ein Live-Gefühl bei den Teilnehmern erzeugen.

Live-Feeling durch Partizipation

Insbesondere durch partizipative Elemente, wie Stimmungsabfragen via Slido oder Schaltungen in die einzelnen Standorte, soll der Live-Charakter des Events verstärkt werden. Teilnehmer werden zudem immer wieder direkt vom Moderator angesprochen und z.B. dazu aufgefordert, Selfies zu schießen. Diese können dann während des Events mit Szenen aus dem Studio zu einem kleinen Stimmungstrailer zusammengeschnitten werden, der dann beispielsweise als Abbinder am Ende des Tages abgespielt wird. Im Vorfeld können die Teilnehmer zudem ein kleines „Versüßungspaketen“, mit z.B. Popcorn, Schokolade oder einer Limo, erhalten, welches alle gemeinsam genießen sollen. Was nämlich insbesondere das Live-Gefühl fördere, so Emmanuele, sei das Bewusstsein etwas zu tun, was in diesem Moment auch alle anderen erleben: „Das kann schon der Fakt sein, dass gerade alle 230 Teilnehmer an allen Standorten ihr Versüßungspaket öffnen.“ Ähnlich sei dies auch bei den Slido-Umfragen, deren Ergebnisse direkt in den Stream eingespielt würden.

So kann in Zeiten, in denen Live-Events nicht möglich sind, das Gefühl eines gemeinschaftlichen Erlebens via Stream kreiert werden. Vor allem jetzt sei es, so Emmanuele, wichtiger denn je, unsere Gemeinschaften mit guter Kommunikation aufrecht zu erhalten. Dabei müsse man ggf. auch umdenken und neue technische Lösungen und Herausforderungen nutzen.

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