Um Projekte erfolgreich ans Laufen zu bringen, ist die stetige Kommunikation mit dem Team von größter Wichtigkeit. Ein klassisches Instrument, um gewünschte Informationen zu übermitteln, ist das Meeting. Damit die Meetings jedoch nicht in ergebnislosen und zeitraubenden Sitzungen enden, ist eine gute Moderation nötig. Wichtige Aspekte, die dazu gehören, wollen wir hier aufzeigen.
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Jeder kennt sie: Die sinnlosen Zusammenkünfte, in denen alle gemeinsam am Tisch sitzen und sich fragen, wer warum und zu welchem Zweck eigentlich diese zeitintensive Versammlung einberufen hat. Damit das Meeting nicht in verhaltenem Keks-Genuss endet, ist eine gute Moderation besonders wichtig. Diese Aufgabe fällt in der Regel dem Projektleiter zu, der das Meeting vorgeschlagen hat, um sein Team auf den aktuellen Stand der Dinge zu bringen oder neue Ideen zu besprechen.
Bevor es jedoch an die eigentliche Moderation von Meetings geht, sollte der Projektleiter einige Vorbereitungen treffen:
Das Meeting rechtzeitig ankündigen, damit alle erforderlichen Personen daran teilnehmen und sich entsprechend vorbereiten können. Der zweite Teil ist besonders bei Meetings zur Ideenfindung wichtig, damit das Treffen nicht direkt zu Anfang mit überrumpeltem und fieberhaftem Schweigen beginnt. Was die erforderlichen Personen angeht: Oft wird lieber eine Person zu viel, als zu wenig eingeladen. Das stärkt das Gemeinschaftsgefühl und räumt spätere Kommunikationsprobleme bereits im Vorfeld aus dem Weg.
Das Fokusthema des Meetings klar definieren und zu besprechende Punkte festhalten: Eine klare Struktur unterstützt das spätere Ergebnis und grenzt den zeitlichen Rahmen in der Regel ein.
Das Team freundlich auf Pünktlichkeit und stumm zu schaltende Smartphones hinweisen. Ein Meeting ohne unerwünschte Unterbrechungen hilft nicht nur dem Moderator selbst, sondern unterstützt zugleich die Konzentration des Teams.
Moderation ist nicht nur bloßes Sprechen
Dass Moderation mehr beinhaltet als nur bloßes Sprechen, dürfte allgemein bekannt sein. Denn Kommunikation findet nicht nur verbal, sondern auch non-verbal statt. Die Körperhaltung ist ein wichtiger Faktor, der vielen oft nicht bewusst ist. Doch unsere Körperhaltung, unsere Mimik, unsere Gestik sowie die Distanz zu unseren Gesprächspartnern geben viele Informationen über unsere Gedanken, Gefühle und unser Verhältnis zum Gegenüber preis. Auf der verbalen Ebene spielen als Pendant dazu nicht nur die tatsächlich gesprochenen Worte eine wichtige Rolle, sondern auch die Melodie, der Tonfall, die Lautstärke und die Pausen, die wir unseren Worten beifügen.
(Bild: Pixabay.com)
Wer also als Projektleiter seine Brötchen verdient, sollte in der Lage sein, seine verbale und non-verbale Kommunikation zu kontrollieren und die einzelnen Mitglieder seines Teams professionell und respektvoll zu behandeln, unabhängig von persönlichen Beziehungen. Fühlt sich jeder Einzelne gewertschätzt, kann der Moderator zudem die beste Leistung von seinem Team erwarten. Denn das ist ein weiterer Knackpunkt: Der Moderator kann so gut sein wie er will, er ist in einem hohen Maße vom Input der Gruppe abhängig.
Gemeinsames Verständnis für die Ziele fördern
Ist eine optimale Grundlage für die Kommunikation jedoch gegeben, beginnen die eigentlichen Aufgaben des Moderators im Meeting: Er bearbeitet gemeinsam mit dem Team ein bestimmtes Thema, gibt Anregungen und Impulse und motiviert die Gruppe, um das Ziel des Meetings zu erreichen. Dabei ist es besonders wichtig, dass der Moderator dieses Ziel nie aus den Augen verliert und zu ausschweifende Beiträge im Zaum hält und notfalls (auf freundliche Art) unterbricht. Zudem sollte der Projektleiter Methoden kennen, um Blockaden aufzulösen und ausreichend Verständnis besitzen, um zu erkennen, wann ein Thema besser vertagt wird.
Mit der Gewährleistung eines offenen Austausches, der Stärkung des Gemeinschaftsgefühls und der Herstellung eines gemeinsamen Verständnisses für Aufgaben und Ziele hat der Projektleiter in der Regel mehr als genug zu tun. Das Führen des Protokolls sollte er deshalb besser einem anderen Teammitglied überlassen. Allerdings kann der Projektleiter dem Protokollanten einen großen Gefallen tun, in dem er Kernaussagen protokollreif formuliert.
Zum Schluss des Meetings steht die Zusammenfassung der gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse, ein Dank an das Team und – sofern es angebracht ist – konstruktive Kritik an einigen inhaltlichen Aspekten (bitte niemals an Personen) und ein Ausblick, inwiefern diese Ergebnisse verwendet werden. Dieser Ausblick sollte sich natürlich bewahrheiten! Folgt auf ein Meeting keine entsprechende Weiterentwicklung, könnten sich die Meetingteilnehmer andernfalls fragen, welchem Zweck das Meeting überhaupt dient und die allgemeine Motivation nachlassen.
