Mehr Erfolg auf Messen durch digitale Lead-Erfassung

Auch im Zeitalter der digitalen Kommunikation bewahren Instrumente, die auf persönlichem Dialog basieren, ihre führende Position in der B2B-Kommunikation. Hierbei zählen Messen mit einem Anteil von rund 47% am gesamten Marketingkommunikationsetat mit Abstand zum wichtigsten Kommunikationsinstrument für Aussteller. Eine Budgetverschiebung ist nicht erkennbar; 85% der ausstellenden Firmen wollen in den nächsten Jahren gleich viel oder mehr Geld in Messebeteiligungen investieren*. Um ihre Messebeteiligungen möglichst effizient zu gestalten, nutzen Aussteller vermehrt digitale Angebote, die sie bei der Steigerung ihres Messeerfolgs unterstützen. Ein wichtiges Instrument hierbei ist Lead-Tracking. Worauf Aussteller bei der digitalen Besuchererfassung am Messestand achten sollten, weiß Lea Nikolay von Scan2Lead.

Mit der digitalen Erfassung ihrer Besucher am Messestand können Aussteller ihren Messeerfolg nachweislich steigern. Denn Unternehmen verfolgen mit ihrer Messebeteiligung zwei primäre Ziele: Sie möchten sich gegenüber potenziellen Neu- und Bestandskunden, dem Wettbewerb und der allgemeinen Öffentlichkeit positionieren sowie Kundenkontakte sammeln und generieren. Somit stellen die Messebesucher den entscheidenden Erfolgsfaktor für Aussteller dar. Um den Erfolg einer Messe nachzuweisen, müssen Aussteller den Erfolg der Präsentation ihres Unternehmens messen sowie ihre Kundenkontakte qualifiziert sammeln und erfolgsbringend weiterverwenden können. Hierfür ist die systematische Erfassung der Kontakte am Messestand essenziell.

Vorteile digitaler Lead-Erfassung

Mit digitaler Lead-Erfassung können Aussteller die für den Erfolg ihrer Messebeteiligung entscheidenden Kundenkontakte schnell und einfach erfassen. Meist wird hierfür eine spezielle App verwendet, mit der die Visitenkarte oder das Ticket des Besuchers gescannt wird. Die Besucherdaten werden direkt auf dem Smartphone oder Tablet angezeigt und können gleich um zusätzliche Informationen erweitert werden. Darüber hinaus kann die Vollständigkeit der Daten mit Hilfe eines vordefinierten Leadbogens sichergestellt werden. Die effiziente und schnelle Kontakterfassung ermöglicht den Austellern mehr sowie besser qualifizierte Leads pro Veranstaltung.

Alle digital erfassten Besucherdaten werden sofort online in einem Ausstellerportal gespeichert und können dort jederzeit eingesehen, bearbeitet und exportiert werden. Häufig besteht auch die Möglichkeit einer direkten Integration mit dem ausstellereigenem CRM- oder Marketing-Automation-System. Die sofortige und digitale Verfügbarkeit der qualifizierten Daten ermöglicht Ausstellern die direkte Weiterbearbeitung sowie eine schnelles, automatisiertes und qualifiziertes Follow-up. Das zeitaufwändige Abtippen von Visitenkarten und Notizen im Anschluss an eine Messe ist somit Vergangenheit. Der Kontakt kann noch während der Messe kontaktiert, den zuständigen Vertriebsmitarbeitern bzw. Organisationen (z.B. Niederlassungen) zugeteilt und mit den entsprechenden Unterlagen und einem individuellen Angebot versorgt werden. Somit geht kein Kontakt mehr verloren oder bleibt im Zuge der aufwändigen Messenachbereitung liegen. Durch das zeitnahe und qualifizierte Follow-up steigt die Zufriedenheit des (potenziellen) Kunden. Da sich die Wahrscheinlichkeit eines Auftrags erhöht, je schneller der Versand eines personalisierten Angebots nach dem Erstkontakt erfolgt, wirken sich die direkten Follow-up-Aktivitäten auch positiv auf den Return on Investment einer Veranstaltung aus.

Detailliertes Reporting

Des Weiteren bieten viele Lead-Tracking-Anbieter Ausstellern umfangreiche grafische Auswertungen und Reports zu ihren erfassten Besucherdaten hinsichtlich ausgewählter Kriterien, wie beispielsweise Scans pro Tag, Interessengebiet oder Mitarbeiter, den Verlauf der Scan-Aktivitäten über eine Veranstaltung hinweg oder Länderstatistiken. Oftmals sind bei Verwendung eines einheitlichen Lead-Tracking-Systems auch Vergleiche mit der jeweiligen Vorveranstaltung oder anderen Events möglich oder es können Berichte angefertigt werden, wie hoch beispielsweise die Qualität oder das geschätzte Umsatzvolumen der generierten Kundenkontakte liegen. Somit können Messen ebenso messbar gemacht werden wie andere Marketinginstrumente.

Diese Auswertungsmöglichkeiten bieten Ausstellern zudem eine Grundlage für datenbasierte Entscheidungen und eine sofortige und einfache Berichtsfähigkeit gegenüber dem Management. Beispielsweise kann die Frage, ob sich der Messeaufwand gelohnt habe, je nach Zielgröße leicht beantwortet und belegt werden. Die Möglichkeit, umfangreiche Vergleiche der Ergebnisse über einzelne Veranstaltungen hinweg zu vollziehen, unterstützt Aussteller darin, ihr Veranstaltungsportfolio zu steuern und zu verargumentieren.

Bei der Wahl eines geeigneten Lead-Tracking-Systems können Aussteller zwischen einer Vielzahl an Anbietern wählen. Diese bieten größtenteils messeunabhängige, universell einsetzbare Systeme an, so dass das Lead-Management auf Messen meist mit wenig Aufwand für alle Standmitarbeiter standardisiert werden kann. Des Weiteren bieten auch viele Messeveranstalter Lead-Tracking-Lösungen an. Der Vorteil für die Aussteller liegt hierbei darin, dass sie durch Scannen der Barcodes auf den Besuchertickets Zugriff auf die Registrierungsdaten der Besucher und somit meist mehr Informationen erhalten, als auf einer Visitenkarte angegeben sind.

Lead-Tracking-Anbieter im Vergleich

Ob messeunabhängige Lead-Tracking-App oder eine messespezifische Lösung – mit Hilfe digitaler Lead-Erfassung wird die Effizienz jeder Messebeteiligung gesteigert und der Messeerfolg nachweislich messbar gemacht und erhöht. Bei der Auswahl eines passenden Lead-Tracking-Anbieters sind neben den oben genannten Funktionen insbesondere ein etabliertes System, eine garantierte datenschutzkonforme Lead-Erfassung sowie eine mögliche Integration der Lösung mit dem Registriersystem großer Messeveranstalter wichtige Kriterien.

*Quelle: AUMA MesseTrend 2018

Über die Autorin:

(Bild: adventics GmbH)

Lea Nikolay ist seit 2017 bei adventics zuständig für Marketing. Sie war zuvor acht Jahre bei einem der größten privaten Messeveranstalter am Messeplatz Deutschland im Projektmanagement tätig. Ihre Schwerpunkte lagen hier u.a. in der konzeptionellen Ausrichtung der Messen, Ausstellerakquisition und -service sowie im Aussteller- und Besuchermarketing.

Scan2Lead

Scan2Lead bietet Ausstellern mit der Kombination aus App zum Erfassen der Kontakte und webbasiertem Portal zur Verwaltung der Lizenzen, Veranstaltungen und Besucherdaten eine Lösung, mit der sie auf Messen ihre Besucher einheitlich digital erfassen können. Durch das Erstellen von Reports eignet sich Scan2Lead zudem als Management-Tool für die Erfolgsmessung und -steigerung des Messeauftritts. Scan2Lead wird bereits seit über 12 Jahren auf den größten Messen weltweit (z.B. bauma, drupa, ISPO) eingesetzt und ist ein Produkt der adventics GmbH, einer europäischen Unternehmensberatung, die seit vielen Jahren ausschließlich für die internationale Messebranche arbeitet.

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