MICE-Umfrage: So reagiert der MICE-Markt auf Corona
von Anna Habenicht,
Wie muss sich die Branche auf die Veränderungen durch Corona einstellen? Wie können zukünftig überzeugende und konkurrenzfähige Live- und Hybrid-Events umgesetzt werden? Und welche Produkte, Services und Werkzeuge müssen Anbieter Planer:innen dafür an die Hand geben? Wir haben in der Branche nachgefragt.
mainzplus Studio im Frankfurter Hof (Bild: Artcut Media / Simon Kirchhof)
[Hinweis der Redaktion: Dieser Artikel stammt von März 2021]
Heike Mahmoud, Chief Operating Officer des CCH – Congress Center Hamburg
Heike Mahmoud (Bild: Hamburg Messe und Congress)
Congress Center, Messegelände und Supplier verkaufen in Zukunft nicht nur Flächen und Dienstleistungen, sondern stehen dem Kunden als Partner und Consultant zur Verfügung. Die neuen Eventformate müssen noch stärker auf die Ziele der Kunden ausgerichtet sein, das geht nur in einem sehr engen Austausch und gemeinsamer Entwicklung. Die Zukunft erfolgreicher Business-Events liegt in der Verbindung von Kundenbedürfnissen und Veranstaltungsangeboten, von persönlicher Begegnung und virtueller Vernetzung. Ein Vorteil von Hybrid-Events ist die viel größere digitale Reichweite – die Veranstaltung kann global ausgerollt werden und neue Inhalte, Speaker sowie Teilnehmer können in die Veranstaltung integriert werden.
Dabei verbinden Hybrid-Events die Teilnehmer aus „beiden Welten“: der digitalen und face-to-face. Nur wenn beide Formate wie ein Uhrwerk intelligent ineinandergreifen, kommt es zu Emotionen und es wird eine Bindung aufgebaut, die über das eigentliche Event zeitlich und räumlich hinausgeht. Dafür wird ein Technik-Konzept benötigt, das flexibel anwendbar ist. Dazu gehören multifunktionale TV-Studios mit Bühne, LED-Rückwand und Videoscreens, die neben Live-Streamings und Videokonferenzen auch die interaktive Zuschaltung von Speakern, die Durchführung von Echtzeit-Abstimmungen, Q&A-Sessions sowie Chats ermöglichen.
Raki Phillips, CEO Ras Al Khaimah Tourism Development Authority
Raki Phillips (Bild: Ras Al Khaimah Tourism Development Authority)
Als Destination sind wir bestrebt, unsere Infrastrukturen so zu bauen, dass sie der natürlichen Umgebung nicht schaden, sondern sich nahtlos in diese einbetten. In enger Zusammenarbeit mit EarthCheck, einem globalen Zertifizierungspezialisten für nachhaltigen Tourismus, arbeiten wir an der Entwicklung nachhaltiger Praktiken im gesamten Hotelportfolio, einschließlich verstärktem Recycling, geringerem Abfall und Energieverbrauch, umweltfreundlicher Beschaffung und Säuberungsaktionen an wichtigen touristischen Hotspots.
Verschiedene Regierungssektoren von Ras Al Khaimah, einschließlich der Ras Al Khaimah Tourism Development Authority, haben außerdem kürzlich eine langfristige Investitionsstrategie für die Entwicklung naturbasierter Tourismusattraktionen auf dem Jebel Jais angekündigt. Die Projekte, zu denen einzigartige Unterkunftskonzepte an den Klippen wie der Jais Coaster, ein Food & Beverage Village und das Sky High Meetings, der erste höchste Tagungsraum in den VAE, gehören, werden das Ökosystem der Berge nicht stören, sondern vielmehr das Wissen und das Verständnis für den Naturschutz fördern. Solche Bemühungen unterstreichen die Widerstandsfähigkeit und das Erholungsmomentum des Emirats im MICE-Bereich.
Ras Al Khaimah ist aufgrund der weitläufigen Natur ideal für Incentive-Gruppen und die Ausrichtung von Konferenzen geeignet. Die große Vielfalt an Veranstaltungsorten, Terrains und Möglichkeiten zur Erlebnissteigerung – kombiniert mit der weltbekannten Gastfreundschaft – machen das Emirat zu einer führenden MICE-Destination in der Region. Ras Al Khaimah möchte dabei den geschäftlich interessierten Besuchern auch seine authentische arabische Kultur und sein Erbe vorstellen und sie dazu ermutigen, historische Stätten zu erkunden, mit lokalen Gemeinschaften zu interagieren und die Bräuche, Traditionen und Köstlichkeiten zu erleben.
Das Emirat ist auch aus Sicherheits- und Hygienegründen bestens für Incentive-Reisen geeignet, da es sowohl vom Bureau Veritas als sicher zertifiziert ist als auch vom World Travel & Tourism Council den Safe Travels Stamp erhalten hat. Das Al Hamra International Exhibition & Convention Center war auch die erste MICE-Einrichtung in der Region, die von Bureau Veritas zertifiziert wurde.
Unsere Regensburger Antwort auf Corona lautet: Dezentrale hybride Events. Das sind Veranstaltungen, bei denen einmal aus der einen, dann aus der anderen Location live berichtet wird. Events können zudem digital übertragen und auf Wunsch aufgezeichnet und damit breiter gestreut werden. In die Zukunft gedacht, sind dezentrale hybride Events ein Beitrag zur Nachhaltigkeit, indem diese regions- und länderübergreifend durchführbar sind. Convention Bureaus können Veranstaltungsplaner unterstützen, indem sie kompetente Absprechpartner vor Ort sind, die lokalen Akteure koordinieren und wertvolle Tipps und Anregungen geben.
Niels Reuschel, Event-Konzeptioner und Dozent für Eventmanagement IST-Hochschule für Management/IST-Studieninstitut
Niels Reuschel (Bild: Niels Reuschel)
Wenn wir über „konkurrenzfähige“ Veranstaltungen sprechen, müssen wir in erster Linie über uns selbst nachdenken. Unsere Konkurrenz sind wir selbst, die MICE-Industrie. Die Live-Kommunikation wird auch in Post-Corona-Zeiten an Bedeutung gewinnen. Die spannende Frage: Live-Events für wen – und für wen nicht mehr? Wer sitzt in den Konferenzzentren – und wer bleibt fortan im Homeoffice? Die MICE-Industrie konkurriert ja nicht mit Netflix oder klassischen Werbeformen.
Nachhaltig zu planen bedeutet, den richtigen „Hybrid-Mix“ aus Live- und Streaming-Zielgruppen zu planen. Unattraktiv, aber unsere Zukunft: eine Zielgruppenreduktion (Menge und Profil) im Bereich der Live-Events. Die gute Nachricht: Verbunden mit einer Zielgruppenerweiterung und den Möglichkeiten der „digitalen Verlängerung“ unserer Events, können positive Effekte entstehen, die einen relevanten monetären Gegenwert darstellen. Und dann gibt es einen zusätzlichen Return on Investment. Vereinfacht formuliert: Wenn die Event- und Kommunikationsagenturen ihre Hausaufgaben richtig machen, stehen der gesamten MICE-Industrie auch in der Zukunft relevante Budgets zur Verfügung – angewendet auf weniger Gäste und Veranstalter mit höheren Ansprüchen.
Die Messe Karlsruhe setzt in Zukunft noch deutlicher auf die Ausrichtung am Kundennutzen. Wir haben die Zeit der Pandemie genutzt, um überzeugende digitale Formate und Angebotspakete zu kreieren und darüber hinaus auch Innovation neu zu denken. Live, hybrid oder gänzlich digital: das entscheidet in Zukunft der Kunde bei uns. Essenziell dafür sind eine kompetente maßgeschneiderte Beratung und der Austausch mit dem Kunden auf Augenhöhe. Ist der Bedarf des Eventplaners identifiziert und verstanden, gilt es, aus der Vielfalt digitaler Eventlösungen das passende Produkt auszuwählen und auf den individuellen Bedarf anzupassen. Wir investieren viel in den Skillshift unserer Mitarbeiter und die technische Ausstattung zur Abbildung der digitalen Transformation. Als Veranstalter und Gastgeber müssen wir die aktuellen technologischen Entwicklungen kennen und verstehen, um neue Produkte für unsere Kunden entwickeln zu können.
Viktoria Kessler, Gruppen & MICE, Aldiana GmbH
Viktoria Kessler (Bild: Aldiana)
Langfristig sind vor allem kleinere Veranstaltungen mit geringerer Teilnehmerzahl und Veranstaltungen mit exklusivem Charakter besonders interessant, da die Hygienemaßnahmen in dieser Form verantwortungsvoll umgesetzt werden können. Events unter freiem Himmel und maßgeschneiderte Rahmenprogramme in der Natur werden vor allem für Teambuildingmaßnahmen und Incentives zukünftig unabdingbar sein. Hierfür ist das Know-how der verantwortlichen Eventplaner und Projektbeauftragten besonders wichtig, denn durch interessante Geheimtipps wird ein großer Mehrwert für den Kunden geschaffen. Exklusivanmietungen eines kompletten Hotels oder in unserem Fall einer gesamten Clubanlage bieten dem Kunden die besten Möglichkeiten, seine Veranstaltung ohne besondere Einschränkungen durchzuführen.
Christian Müller, Vorsitzender AG Technik im EVVC – Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V.
Christian Müller (Bild: Internationales Congress Center München)
Zur Realisierung neuer Veranstaltungsformate ist das Vorhalten entsprechender Internet- und Netzwerkplattformen unabdingbar. Das Merkmal „Erreichbarkeit einer Location“ beinhaltet inzwischen nicht mehr nur die Erreichbarkeit per Flugzeug, Bahn oder Auto, sondern auch die hervorragende Netzanbindung, die nun zum Standard gehört. In dieser Zeit sollten Produkte durch Studiolösungen erweitert und z. B. bei der Standardausrüstung einer Tagung auch die entsprechende Kameratechnik inkludiert werden. Neben den tatsächlichen Räumen vor Ort müssen Kongresszentren nun auch virtuelle Räume mit unterschiedlichen Settings anbieten, die an den Veranstaltungstyp angepasst werden können. Um dies zu realisieren, werden Anbieter digitaler Tools und Plattformen als neue Spezialisten bei der Veranstaltungsplanung mit am Tisch sitzen.
Insbesondere für die Nachbereitung von Veranstaltungen wird das Thema Customer Profiling eine immer höhere Bedeutung erhalten. Was in anderen Bereichen bereits selbstverständlich ist, wird auch die Veranstaltungswelt erreichen, damit z. B. nachvollzogen werden kann, welche Inhalte und Tools gut bzw. weniger gut genutzt wurden, um so auch die richtigen Schlüsse für Folgeveranstaltungen zu ziehen. Durch digitale Datenerfassung wird es zudem möglich, zielgruppenspezifisch Whitepaper und Zusatzinformationen zur Verfügung zu stellen.
Jutta Heinrich, Leiterin Frankfurt Convention Bureau
Jutta Heinrich (Bild: Jens Braune del Angel)
Um Veranstaltungen nachhaltig überzeugend und konkurrenzfähig zu gestalten, werden vor allem Schlagworte wie Festivalisation und FOMO (Fear Of Missing Out) in den Fokus rücken. Sobald die Live-Teilnahme einen Mehrwert gegenüber einer rein digitalen Teilnahme bietet, wird die Angst, etwas verpassen zu können, den Wunsch verstärken, vor Ort dabei zu sein. Auch Themen wie Sicherheit, Hygiene und Vertrauen werden uns in den kommenden Jahren weiterhin begleiten und Voraussetzung für jede zukünftige Liveoder Hybrid-Veranstaltung sein.
Die individuelle und persönliche Beratung wird immer wichtiger. Das Wissen darüber, welche Locations es in einer Stadt gibt, ist nicht mehr ausreichend. Convention Bureaus müssen sich damit auseinandersetzen, welche neuen und veränderten Anforderungen Planer an Veranstaltungsorte haben und dahingehend ihre Expertise ausbauen. Idealerweise dienen sie Veranstaltern als Anlaufpunkt, bei dem gleich mehrere komplementäre Bedürfnisse befriedigt werden.
Kadri Karu, General Manager Estonian Convention Bureau
Kadri Karu (Bild: Estonian Convention Bureau)
Nach einer langen Phase von Online-Events freuen wir uns alle auf die Zeit, in der wieder persönliche Live-Veranstaltungen stattfinden können. Virtuelle Meetings sind ein nützlicher Rettungsring, um Meetings während der Pandemie fortführen zu können, aber sie werden zweifellos keine Live-Events ersetzen. Wir brauchen immer noch die Verbindung von Mensch zu Mensch, ohne Technik dazwischen.
Zukünftige Veranstaltungen werden höchstwahrscheinlich eine Kombination aus Online- und Live-Elementen beinhalten, und hybride Formate sind hier, um zu bleiben. Entscheidend ist der Nutzen, der für Teilnehmende, Organisatoren, Sponsoren etc. geschaffen wird. Wettbewerbsfähige und erfolgreiche Veranstaltungen garantieren einen Mehrwert für alle Beteiligten und schaffen ein Vermächtnis, das über das Event selbst hinausgeht. Nachhaltige Praktiken in der Veranstaltungsorganisation müssen weiter entwickelt werden. Events, die die Vernetzung innerhalb und zwischen dem Live- und Online-Publikum am besten ermöglichen, werden am erfolgreichsten sein.
Sowohl Convention & Visitors Bureaus (CVBs) als auch Destination Management Companies (DMCs) sind eine wertvolle Quelle für aktuelle Informationen über das Reiseziel. Sie sind die Augen und Ohren in der Destination, die Organisatoren mit den neuesten Informationen helfen können, einschließlich der neuen Dienstleistungen und Produkte, Covid-Präventionsmaßnahmen in der Region, Nachhaltigkeitsinitiativen usw.. Die Versorgung von Eventplanern mit klaren Informationen über die Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle nicht nur innerhalb des Kongresszentrums, des Hotels oder des Incentive-Programms, sondern über die Sicherheit der gesamten Reiseroute in der Destination ist essentiell.
Convention Bureaus können Verbands- und Firmenveranstaltungen unterstützen, um sinnvolle Vernetzungen und Beziehungen mit der gastgebenden Destination herzustellen. Mit ihrem Wissen und ihren Kontakten in der Destination können CVBs Verbindungen zu Eventplanern und lokalen Gemeinschaften herstellen, um den Wert und die Wirkung der Veranstaltungen zu steigern.
In einer Zeit, in der das Reisen immer noch eingeschränkt ist, sind Online-Planungstools wie Lösungen für virtuelle Site Inspections, Produktvideos und Case Studies zu hybriden Lösungen nur einige der zu erwähnenden Tools, die Eventplanern helfen, sich auf zukünftige Veranstaltungen vorzubereiten.
Die eigene Zielgruppe zu kennen und die Kommunikation und Dienstleistungen entsprechend anzupassen, ist immer eine gute Idee für bedeutungsvolle Geschäftsbeziehungen. Flexibilität und Kooperationsbereitschaft führen zu gezielteren Angeboten, die auch zu einer besseren Kundenzufriedenheit beitragen. Personalisierte Erlebnisse sind ein wesentlicher Bestandteil zukünftiger Veranstaltungen und man sollte bei der Bereitstellung dieser kreativ sein.
Matthias Schultze, Managing Director, GCB German Convention Bureau e.V.
Matthias Schultze (Bild: Michael Pasternack / German Convention Bureau)
Die klassischen Erfolgsfaktoren für Teilnehmer:innen, die wir in der Forschung unseres Innovationsverbundes Future Meeting Space definiert haben, sind bei allem Wandel auch weiterhin relevant: allen voran Wissensvermittlung, Disruption und Netzwerken. Im Hinblick auf das Format einer Veranstaltung – live, virtuell oder hybrid – wird es jedoch entscheidend sein, zunächst das Ziel zu definieren und erst daraus das passende Format abzuleiten. Der Wert der persönlichen Begegnung wird in der Post-Corona-Ära neu definiert. Je weiter die Digitalisierung voranschreitet, desto wichtiger wird gleichzeitig die Authentizität des realen Ortes; gerade bei Veranstaltungen. Convention Bureaus sind künftig gefragt, Inspirationen für einzigartige Erlebniswelten mit regionalem Bezug zu geben. Darüber hinaus können sie Verbindungen zu ortsansässigen Akteuren aus Wirtschaft und Wissenschaft herstellen, die durch Branchenkompetenzen und Praxisbezug einen echten Mehrwert für authentische Veranstaltungen bieten.
Data Analytics und Data Profiling spielen in der passgenauen Zielgruppenansprache eine immer größere Rolle – insbesondere in der Plattformökonomie. Durch die systematische Nutzung von Daten können bspw. Präferenzen von Veranstaltungsplaner:innen erfasst und Angebote entsprechend konzipiert werden. Gleichwohl entfaltet die an dieser Stelle eingesetzte Technologie erst im Zusammenspiel mit dem menschlichen Faktor ihre volle Wirkung – wenn Convention Bureaus und Dienstleister ihre Aufgabe als Impulsgeber und Berater voll ausspielen können.
August Moderer, Geschäftsführer mainzplus Citymarketing GmbH
August Moderer (Bild: mainzplus CITYMARKETING GmbH)
Bereits seit April letzten Jahres geht mainzplus Citymarketing neue Wege und passt sich den Anforderungen des Veranstaltungs- und Tagungsmarktes fortwährend an. Gleich zu Beginn der Pandemie entwickelten wir neue Formate, sowohl für hybride als auch digitale Veranstaltungen. Erfolgreich haben wir bereits ab dem Frühsommer hybride und digitale Tagungen und Kongresse sowie digitale Kulturevents in unseren Veranstaltungshäusern umgesetzt. Bei der Durchführung hybrider Eventformate bewährte sich das abgestimmte Bestuhlungs- sowie Hygienekonzept in Kombination mit einer geregelten Besucherlenkung beim Ein- und Auslass. Vor allem in der Digitalisierung sehen wir ein hohes Potenzial – auch über die Pandemie-Zeit hinaus. Mit der Weiterentwicklung unserer Marke mainzplus Digital bieten wir Kunden eine Full-Service-Leistung für digitale Tagungen und Kongresse aber auch Konzerte oder Live-Shows. Dazu gehören professionelle Produktionsstudios in unseren Locations, technische Services sowie eine neue Streaming-Plattform.
