Round Table Talk: Mit Re-Briefings ein Plus an Qualität für Events

Im Rahmen komplexer Projekte kommt der Briefing-Phase eine zentrale Bedeutung zu. In sehr kurzen Zeitfenstern entwickeln Agenturen nicht nur kreative Konzepte, sondern auch belastbare Umsetzungsanalysen und Kosten für einzigartige Veranstaltungen.

Um den Prozess zwischen Briefing und der Abgabe eines Angebots aus Agentursicht näher zu beleuchten, sowie Schwierigkeiten und mögliche Problemlösungen aufzuzeigen, hatte EVENT PARTNER fünf Experten aus drei verschiedenen Gewerken zum Round Table Talk geladen.

Als Experten für Markeninszenierung und Live-Kommunikation schickte die Krefelder Lieblingsagentur neben ihrem Geschäftsführer Andreas Bauer auch Florian Schwartz, Head of Project Management, in die Diskussion. Marcel Schettler, Geschäftsführer von Guest-One, vertrat die Wuppertaler Spezialisten für Teilnehmermanagement und Gästeorganisation. Aus Berlin angereist waren Thomas Fischer und Daniel Renkewitz, die geschäftsführenden Gesellschafter von crossworks projects, der Gesellschaft für technische Eventberatung, Planung und Durchführung.

Worin besteht die größte Herausforderung beim Briefing?

Andreas Bauer: Herausforderung würde ich das so nicht nennen. Im Wesentlichen geht es doch um drei Aufgaben, die Agenturen erfüllen müssen. Erstens gilt es, auf der kreativen Ebene ein individuelles Konzept zu entwickeln. Zweitens müssen wir das Ganze auf Machbarkeit überprüfen. – Was hilft das kreativste Konzept, wenn es sich nicht realisieren lässt? – Und drittens müssen die ersten beiden Punkte zu einem belastbaren Kostenrahmen führen. Über alledem schwebt ein enger Zeitrahmen, der heute immer mit von der Partie ist.

Marcel Schettler: Häufig wird aber eine sehr kurzfristige bis sofortige Bearbeitung erwartet. Das macht es uns nicht immer leicht – zumal die Kostenblätter, die wir übermittelt bekommen, den Prozess des Teilnehmermanagements gar nicht abbilden oder nur rudimentäre Kalkulationsraster haben. Missverständnisse bei der Vergleichbarkeit von Angeboten sind da quasi vorprogrammiert.

“Eine Woche mehr Zeit nach dem Briefing führt am Ende zu mehr Zeit in der eigentlichen Projektphase”.

Thomas Fischer

Wie ist es um die Qualität der Briefings bestellt?

Florian Schwartz: Pauschal lässt sich das nicht beantworten. Meiner Meinung nach kommt dem Briefing eine noch größere Bedeutung zu als vor ein paar Jahren. Es kommt gar nicht so sehr auf detaillierte und bis ins letzte Detail ausgearbeitete Ausschreibungsunterlagen an. Entscheidend für die Agenturen ist es, Gelegenheit zu erhalten, mit dem ausschreibenden Unternehmen intensiv zu kommunizieren.

Schettler: Der Kunde hat doch in der Regel das Interesse, einen möglichst validen Kostenrahmen und ein individuelles Konzept für sein Event zu erhalten. Auf unserer Homepage bieten wir eine Checkliste, und die Guest-One-Academy bringt Kunden das Thema Teilnehmermanagement näher. Das ändert aber nichts daran, dass wir auf der Basis der Ausschreibungsunterlagen die richtigen Fragen formulieren müssen, um zu einem qualifizierten Angebot zu kommen. Wenn Sie so wollen, ist das ein Re-Briefing.

Bauer: Gleichzeitig ist das eine erste Beratungsleistung, die von den Agenturen erbracht wird. Die Situation ist häufig so, dass wir unsere heuristischen Fähigkeiten unter Beweis stellen müssen. Sind wir mit wenigen Fakten ausgestattet, treffen wir auf der Basis jahrelanger Erfahrungen Annahmen, die in unsere Angebote einfließen. Die Möglichkeit des Re-Briefings, bei dem wir Antworten auf unsere Fragen erhalten, sorgt für ein deutliches Plus an Qualität.

Die Abgabe eines Angebots ist demnach eine kleinteilige Angelegenheit?

Schwartz: Auf der organisatorischen Ebene binden wir alle wichtigen Partner schon in dieser Phase ein. Will heißen: Wir entwickeln Konzepte, die so auch zu realisieren sind. Um das zu erreichen, müssen die Experten aus allen wichtigen Gewerken ihre Expertise früh einbringen. Das ist nicht immer leicht.

Daniel Renkewitz: Für uns als technisches Planungsbüro ist die frühe Einbindung in die Briefing-Phase enorm wichtig. Einerseits gilt es, die technischen Anforderungen zu erfüllen, damit z. B. Bühnenentwürfe und kreative Ideen auch wie geplant umgesetzt werden können. Zum anderen gilt es auch, neueste technische Lösungen und Elemente mit einfließen zu lassen und diese auf Machbarkeit – abhängig von äußeren Einflüssen (Örtlichkeit, Räumlichkeiten, gesetzliche Vorschriften etc.) – zu überprüfen.

Schettler: Die frühe Einbindung kommt auch uns sehr entgegen. Ein funktionierendes Teilnehmermanagement ist ein elementarer Baustein für den Erfolg der gesamten Veranstaltung. Für uns ist das Prozess-Know-how entscheidend. Die Qualität der Daten, Umfänge oder Fragen zum Datenschutz sind ebenso wichtig wie ein kreatives Konzept und eine richtungsweisende Architektur.

Bauer: Kleinteilig und langwierig ist der Prozess, die Daten und Informationen einzuholen. Wer hier größtmögliche Verlässlichkeit sucht, der muss Zeit investieren. Man muss das Ende der Veranstaltung kennen, um in einer ganz frühen Projektphase zu einem qualifizierten Zahlenwerk zu gelangen.

Zeit ist Geld. Angebote abzugeben, ist demnach teuer …

Renkewitz: Crossworks projects gibt jährlich hohe Summen für erste technische Ausarbeitung in der Pitchphase aus. Um dem Kunden schon frühzeitig Planungssicherheit zu geben, ist bereits hier eine recht genaue technische Ausarbeitung mit Planunterlagen und Materialanforderungen notwendig. Anhand dieser Unterlagen erstellen wir dann erste Kostenschätzungen, die die Budgetplanung frühzeitig untermauern.

Bauer: Die Briefing-Phase ist kompliziert. Die wesentlichen Weichenstellungen für das Projekt werden hier vorgenommen. Gleichzeitig stehen wir unter einem immensen Zeitdruck. Wenn ich unsere Kosten überschlagen müsste, dann kämen wir sicherlich auf Summen jenseits der 10.000-Euro-Marke.

Wie könnte man die Situation verbessern?

Schwartz: Ich plädiere für eine Entschleunigung der Briefing-Phase. Die Möglichkeit eines umfassenden Re-Briefings gäbe uns Gelegenheit, mit den richtigen Fragen zu noch besseren Ergebnissen zu kommen.

Thomas Fischer: Eine Woche mehr Zeit nach dem Briefing führt am Ende zu mehr Zeit in der eigentlichen Projektphase. Viele Folgeprozesse ließen sich dann sogar beschleunigen. Unter dem Strich wären wir noch sicherer im Budget.

Schettler: Sehr hilfreich wäre es, wenn Etat Rahmen vorgegeben würden. Das würde Arbeit und Zeit sparen. Unter dem Strich würde die Qualität der Angebote steigen. Dass Etat Rahmen so selten definiert sind, liegt sicher daran, dass die Meinung kursiert, die Agenturen kalkulieren sich dann ans Limit. So ist das aber nicht. Ein Etat-Rahmen verdeutlicht uns vielmehr was geht – und was sich im vorgegebenen Rahmen gar nicht darstellen lässt.

Bauer: Zwei Dinge. Erstens: Die Möglichkeit zum Re-Briefing ist ein ganz zentraler Punkt. Eine Aufwertung würde über das gesamte Projekt Zeit einsparen. Die Planung könnte noch detaillierter werden und am Ende würde sich die Qualität sogar erhöhen. Eine echte WinWin-Situation für alle Beteiligten. Der zweite Punkt betrifft die Kosten: Ich würde mir ein Anerkennungshonorar wünschen – zumindest, um die anfallenden Fremdkosten zu decken. Außerdem hätte dies den Effekt, die Glaubwürdigkeit von Projekten zu erhöhen.

“Ich würde mir ein Anerkennungshonorar wünschen – zumindest, um die anfallenden Fremdkosten zu decken.”

Andreas Bauer

Interessanter Aspekt. Wie hoch sollte das Honorar ausfallen?

Bauer: Das ist natürlich eine schwierige Frage. Ich persönlich halte 1 % des Projektbudgets für realistisch und angemessen. Beim Gewinner von Pitches könnte man diese Summe wieder verrechnen. Die unterlegenen Agenturen hätten damit aber wenigstens eine Kostendeckung erreicht.

Fischer: Gute Idee. Das könnte vielleicht dazu führen, wieder gezielter auszuschreiben. Vier oder fünf Agenturen statt zehn oder fünfzehn. Ein offener und fairer Wettbewerb sollte immer gegeben sein, jedoch mit der Möglichkeit, effektive Re-Briefings zu gewährleisten.