Nachhaltiger Messebau am Beispiel der IAA 2021

Eine Messe könnte sich nicht mehr in ihren Grundzügen gewandelt haben als die ehemalige Autoschau IAA. In ihrem Remake an neuem Standort München setzt die IAA Mobility 2021 inhaltlich wie aus Messebau-Sicht voll auf Nachhaltigkeit – mit einigen Mängeln.

Wenige Messe-Relaunches wurden mit derartiger Spannung erwartet wie die Neuauflage der Internationalen Automobil Ausstellung. Nicht nur der neue Standort München und das neue Messekonzept, auch der durch die Corona-Pandemie nochmals bestärkte Fokus auf Nachhaltigkeitsaspekte wie letztlich der große Umstrukturierungsprozess, in dem die Automobilindustrie steckt, weg von der Verbrennertechnologie hin zu Elektromobilität forderten von den Messe-Machern sowie Ausstellern ein Umdenken. So bemühte sich der veranstaltende Verband der Automobilindustrie e.V. (VDA), die ehemals reine Autoshow zu einer zukunftsgewandten internationalen Mobilitätsplattform zu wandeln, die Mikromobilität in ihren vielen Teilbereichen ausstellte, vom privaten Freizeitbedarf bis hin zu urbaner Mobilität und den Anforderungen der „Last Mile“ an Transport- und Logistikdienstleister; bezeichnend auch der neue Namenszusatz IAA Mobility. Eine nachhaltige, ressourcenschonende und gleichzeitig zuverlässige Mobilität waren eines der wichtigen Themen der diesjährigen Messe.

Ergänzend dazu sollte auch im Bereich Ausstellung und Standbau eine neue Benchmark gesetzt werden: So wurden beispielsweise bei der Konzeption und Realisierung der Markenauftritte eine lange Lebensdauer und ein hoher Wiederverwertbarkeitsgrad sowie recycelbare und mehrmals einsetzbare Materialien gefordert. Zudem mussten sich die Aussteller verpflichten, ihren Standauftritt im Open Space – den öffentlich zugänglichen Ausstellungsflächen inmitten der Münchner City – bilanziell CO2-neutral zu gestalten.

Selbstredend blieben die medienwirksamen Proteste der Umweltschützer dennoch nicht aus, sie richteten sich jedoch inhaltlich vorrangig nicht gegen die Ausstellung selbst, sondern gegen die Tatsache, dass die Automobilindustrie trotz Präsentation ihrer Nachhaltigkeitsbestrebungen auf der IAA Mobility weiterhin größtenteils auf die Produktion von Verbrennungsmotoren setzt.

Greenwashing oder ein erster Schritt in die richtige Richtung?

Das Klimaschutzgesetz verpflichtet alle dazu, die Treibhausgasemissionen bis zum Jahr 2030 um 55 % gegenüber 1990 zu mindern und damit die Emissionsreduktionsziele konkret festzulegen. Dies gilt auch für die Veranstaltungswirtschaft als wichtiger Teil der Gesellschaft und eine der Branchen, die bisher mit einem gefüllten CO2-Rucksack agierte.

Doch nicht nur durch das Klimaschutzgesetz verändern sich die Märkte und Geschäftsmodelle der Unternehmen. Vor allem Corona ist zu einem Katalysator für die Ausrichtung in eine nachhaltige Zukunft geworden. Dazu gehören auch die Bereiche der ressourcenintensiven Corporate Events, Sport,- Messe- und Kongressaktivitäten der Unternehmen. Diese sehen Nachhaltigkeit inzwischen als Querschnittsaufgabe an und haben die letzten Monate in der Pandemie dazu genutzt, um ihre unternehmerische Nachhaltigkeitsstrategie auch bei der Planung und Umsetzung von Events zu etablieren. Dadurch sehen sich Messebauer, Technikdienstleister, Eventagenturen, Locationbetreiber, Messegesellschaften, Cateringbetriebe u. a. zunehmend mit der Anforderung, ihr Portfolio nachhaltig auszurichten, konfrontiert. Nachhaltigkeit ist für die Eventbranche nicht mehr nur optional und die Richtung somit ebenfalls klar: Sie wird von der Kür zur Pflicht.

Dieser gesellschaftlichen wie wirtschaftlichen Marschrichtung versuchte auch der VDA mit seiner Vorgabe Rechnung zu tragen, die eine CO2-Neutralität der Präsentation im Open Space für die Aussteller verpflichtend machte – während für den Summit auf dem Messegelände München nur eine Empfehlung galt. Eine weitere Angriffsfläche für den Vorwurf des Greenwashings bot die Praxis, dass Aussteller für die Berechnung und Kompensation der Emissionen im Rahmen ihres IAA-Auftritts durch den VDA-Partner myclimate bereits mehrere Monate vor Messe-Start Kennzahlen anhand von 42 zu beantwortenden Fragen abgeben mussten. Ein Verfahren, das kritisch gesehen werden kann, sind 90 % der CO2-Emissionen durch Messebau, Mobilität, Catering, Übernachtungen, Energie- und Wasserverbrauch, Abfall etc. doch erst kurz vor, während und nach dem Rückbau ablesbar.

>> Siehe auch das EVENT PARTNER Interview mit der IAA.

„Eine CO2-Bilanz, die zur Optimierung kommender Veranstaltungen dienen soll, muss exakte Daten liefern, um die CO2-Hotspots zu erkennen und bis zum nächsten Event zu verbessern“, erklärt Jürgen May, Geschäftsführer von 2bdifferent, einem gefragten Beratungsunternehmen für Nachhaltigkeit in der Veranstaltungswirtschaft. „Da nutzt auch ein pauschaler Aufschlag – wie myclimate argumentiert – von 20 % auf die Mai-Daten nichts.“

Nachhaltiger Standbau über die Mindestvorgaben hinaus

2bdifferent durfte zur IAA Mobility 2021 für BMW und zwei weitere Aussteller aktiv werden, die über die vom VDA geforderten Mindestauflagen in Sachen Nachhaltigkeit aus eigenem Bestreben hinausgehen wollten, und eine gesonderte und detaillierte CO2-Bilanz mit der Erfassung aller Materialien, Mobilitäten und Verbräuche bis hin zu den Abfällen anfertigen. „Das Vorgehen haben wir vertraglich geregelt, ansonsten hätten wir nicht beraten“, bekräftigt Jürgen May den eigenen Einsatz für eine lebenswertere Umwelt. Bei einem Automobilisten überlegt man sogar, ob gegebenenfalls ab 2022 der Prozess für die Implementierung des internationalen Event-Sustainability-Management-System-Standards ISO 20121 begonnen werden kann.

Einen Markenauftritt nachhaltig zu gestalten, erreicht man nicht nur durch den Einsatz von möglichst umweltfreundlichen und nachhaltig produzierten Materialien. Es fordert eine umweltgerechte und soziokulturelle sowie wirtschaftlich verträgliche Gestaltung des gesamten Prozesses. Deshalb gilt es, im Rahmen einer Nachhaltigkeitsbetrachtung die Umweltbelastungen, soziale und finanzielle Auswirkungen entlang der gesamten eventspezifischen Wertschöpfungskette bereits bei der Planungs- und Designphase eines Messekonzeptes zu analysieren.

Jürgen May erklärt das Vorgehen von 2bdifferent hierzu: „Unser Ansatz basiert auf dem von uns für die Veranstaltungswirtschaft entwickelten Sustainability Monitoring + Assessment System (SMAS). Es macht Events und Ausstellerkonzepte nachhaltig planbar und verbindet sie mit den Nachhaltigkeitszielen im Kerngeschäft des Unternehmens. Herzstück ist der Basis-Check. Über diesen erhalten wir Einblick in alle Ebenen und über 40 Handlungsfelder mit über 500 konkreten Optimierungsmaßnahmen in der Planungs- und Umsetzungsphase. Neu hinzugekommen ist die Nachhaltigkeitsanalyse des virtuellen und hybriden Messebereichs, denn auch bei einem hybriden bzw. virtuellen Markenauftritt endet die Nachhaltigkeit nicht beim Erstellen des CO2-Fußabdrucks, sondern spiegelt sich u.a. auch im Rahmen der Lieferkette bei sozialen Gesichtspunkten der Nachhaltigkeit wider.“

Handlungsfelder für einen nachhaltigen Messeauftritt

Für die Markenauftritte der drei auf der IAA Mobility ausstellenden Kunden analysiere, bewertete und optimierte – dort, wo es Sinn machte – 2bdifferent folgende Handlungsfelder:

• Nachhaltigkeits- und Umweltkonzept des ausstellenden Unternehmens
• Mobilität während der Pre-, Main- und Post-Eventphase
• Nachhaltigkeitsperformance der Messe München
• Messestand-/Bühnenbau
• Grafikproduktion
• Veranstaltungs- und Medientechnik
• Catering (Haupt- u. Side-Events)
• Abfallmanagement (Auf- und Abbau)
• Energie- und Wasserverbrauch
• Inklusion/Barrierefreiheit/soziale Aspekte
• Hotelauswahl
• Mietmöbel
• Druckerzeugnisse
• Give-aways/Merchandising
• Transfer-/Shuttleservices
• Reinigungsdienstleistung
• Hygienemaßnahmen
• Personalservice (Standpersonal/Hostessen)
• Personalkleidung
• Car Handling/Car Pool (Reinigung, Aufbereitung)
• Blumen und Deko
• CO2-Relevanz
• Kommunikation (intern/extern)

Nachhaltiges Standdesign als Ausgangspunkt

Der erste Schritt hin zu einem nachhaltigen Messe-Auftritt wird schon in der Konzeptionsphase gemacht. Eine Gesamtanmutung mit nachhaltiger Semantik zahle dabei aus aktueller Design-Sicht in gewisser Weise bereits auf das Ziel „nachhaltiges Standkonzept“ ein, bestätigt Tobias Kollmann, Creative Director bei Milla & Partner, die für den diesjährigen IAA-Auftritt von Bosch verantwortlich zeichneten: „Aber die Besucher haben einen sehr sensiblen Riecher dafür, was authentisch ist und stimmig wirkt.“ Ausgehend von einer zentralen Botschaft, im Falle von Bosch „Sustainable, Safe, Exciting“, wurde ein großes Bild entwickelt, dass diese Aspekte überzeugend transportiert, erklärt Kollmann: „Materialien, wie z.B. die Holzlamellen oder die Pflanzen, machen Natürlichkeit spürbar, müssen diesen Anspruch in ihrer Ökobilanz aber auch einlösen. Diese Aspekte wurden über alle Stufen des Materialeinsatzes betrachtet. Es sind manchmal auch subtile Gestaltungsaspekte. Beispielsweise wurde die Kombination von Holzlamellen und weißen Fassadenelementen so gewählt, dass das Holz die weißen Flächen und die Marke Bosch trägt, nicht umgekehrt. Oder das ‚grüne Herz‘ des Messestandes: Dieses wurde nicht zuvorderst zur Schau gestellt, die Technologie auf der offenen Fläche führte vielmehr hin zu diesem grünen Zentrum.“ Die Nachhaltigkeitsdimensionen seien immer nach dem Prinzip entwickelt worden, dass die Bauweise bzw. der Umgang mit den Materialien genuin auf die Botschaft einzahlen. Aspekte der Ressourcenschonung und der Kreislaufwirtschaft (Einsatz von bestehendem Material oder Elementen, geplanter Wiedereinsatz oder Wiederverwendung) seien betrachtet und umgesetzt worden. Bosch hat nach eigenen Angaben seine Messeauftritte klimaneutral gestellt.

Der Supplier & Service Provider Check

Einen der größten Impacts auf die Verwirklichung der eigenen Nachhaltigkeitsziele leistet im Weiteren die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen. Zur Sicherung der Nachhaltigkeitsaspekte bei der Auftragsvergabe ermittelte 2bdiffernt für die drei Auftraggeber mittels einer Grundlagenbefragung den Status quo der Nachhaltigkeit bei den Eventdienstleistern und Lieferanten. Der Supplier & Service Provider Check umfasste hierbei die Abfrage der nachhaltigen Anforderungen an den jeweiligen Eventdienstleister und Lieferanten, unabhängig von Gewerken, Produktionen, Produkten und Dienstleistungen. Die beteiligten Liefer- und Produktionsunternehmen wurden dadurch verpflichtet, transparent über ihre Unternehmen bzgl. der ökologischen und sozialen Standards zu berichten. Alle Aktivitäten mussten zudem mit Nachweisen, wie beispielsweise Zertifikaten, Leitbild, Code of Coduct etc. dokumentiert werden.

In einem Feedback-Bericht wurden sowohl Stärken als auch die Defizite der Liefer- und Produktionsunternehmen in einer Green/Yellow/Red-Area aufgezeigt – letztendlich mit der Konsequenz, dass bei einer schlechten Nachhaltigkeitsperformance keine Auftragsvergabe erfolgte. „Ein nachhaltiges Speisenangebot allein macht das Catering nicht nachhaltig, wenn etwa der Cateringbetrieb seine Leihköche nicht entsprechend vergütet oder seine Lieferkette nicht transparent genug ist“, erläutert May die Hintergründe. Ziel war es hierbei, die frühzeitige Integration der Nachhaltigkeitsaspekte bereits in der Ausschreibungsphase sicherzustellen.

Über 70 Supplier aus der Eventbranche wurden so einem Nachhaltigkeitscheck unterzogen. Ein langer Prozess, denn die Planung hierzu begann bereits 14 Monaten vor der IAA Mobility. Um denjenigen Dienstleistern, die im Nachhaltigkeitsranking schlecht abschnitten, eine Chance zu geben, sich für künftige Ausschreibungen zu verbessern und zu qualifizieren, wurden diesen Mängel-Checklisten mit auf den Weg gegeben. Die Idee stammte von den Auftraggebern selbst. Auf diese Weise konnten rund 30 bis 40 Dienstleister für Nachhaltigkeitsgedanken sensibilisiert werden.

Auszug aus dem Fragenkatalog zur Nachhaltigkeitsprüfung der Zulieferer

Nachhaltige Ausschreibungsstruktur

Zur Steuerung der Umweltwirkungen über die gesamte Supply Chain sind – neben sozialen Kriterien – die Qualität und der Preis wesentliche Faktoren bei der Auftragsvergabe. 2bdifferent entwickelte hierzu Ausschreibungskapitel für die im Leistungskatalog genannten Gewerke. In Abstimmung mit den ausstellenden Auftraggebern erfolgte sodann die Festlegung von realisierbaren nachhaltigen Muss- und Mindestkriterien als Vorgaben der ökologischen, sozialen und ökonomischen Verantwortung für das Projekt IAA 2021.

Auszug der Ausschreibungsvorgaben fürs Messe- und Side-Event-Catering eines Ausstellers:

• Crewcatering: 100% vegetarisch (regional/saisonal)
• Lounge: 50% vegetarisch/50% vegan (regional/saisonal)
• Get-together/Side-Event: 50% vegetarisch/50% vegan (regional/saisonal)
• Kaffeespezialitäten und Tee: Fairtrade
• Softgetränke-Auswahl: ausschließlich regionale (lokale Produzenten)
• Weinauswahl: regional und wenn möglich vegan
• Vermeidung von Verpackungsabfällen. Insbesondere keine Einzelportionsverpackungen (kleine Portionseinheiten für Milch, Zucker, Kekse etc.).
• Keine Plastikstrohhalme/Rührstäbchen aus Plastik
• Einsatz von PET-Flaschen vermeiden
• Einsatz abbaubarer, umweltfreundlicher Reinigungs- und Geschirrspülmittel

Erarbeitung von Nachhaltigkeits-Guidelines & Benchmark-System

Um die tatsächlichen Hotspots im Verbrauch zu erkennen, haben 2bdifferent mit ihren Auftraggebern vereinbart, im Nachgang eine detaillierte CO2-Bilanz zu erstellen, die über die vom VDA geforderten Angaben an die Aussteller hinaus ging. Alle Erkenntnisse wurden zudem in ein virtuelles mehrsprachiges Handbuch gleich einem Wiki übertragen sowie eventspezifische Nachhaltigkeits-Guidelines erarbeitet, und dienen für künftige Events als Arbeitsgrundlage. So können die Event- und Messeteams der Auftraggeber für künftige Veranstaltungen einfach geschult werden.
Darüber hinaus entsteht für die Unternehmen ein klares, transparent kommunizierbares Bild bezüglich der ökonomischen, ökologischen und sozialen Performance zukünftiger Eventmaßnahmen. Über ein Benchmarksystem können Events sodann verglichen und bezüglich ihrer jährlich verbesserten Klimafreundlichkeit und Nachhaltigkeitsperformance auf einer Skala eingestuft werden. Jürgen May ist sich sicher: „Nur wer weiß, wo er steht, wird das Ziel eines nachhaltigen Eventmanagements ohne kostenintensive Umwege erreichen.“

Grundrauschen der Nachhaltigkeit

Die Aufbruchsstimmung war spürbar, die Nachhaltigkeitsanstrengungen eines Großteils der Aussteller erkennbar: Ein Grundrauschen der Nachhaltigkeit durchdrang die diesjährige IAA Mobility. Die Ausstellungsflächen im Open Space konnten die Nähe zum Publikum gut herstellen, auf dem Summit dominierte noch klassischer Messebau, geprägt jedoch durch Modulbauweise. Alle Aussteller des Open Space bemühten sich sichtlich, auf dem Summit ebenfalls nachhaltig zu agieren. Allein Corona habe den Nachhaltigkeitsbestrebungen in manchen Punkten einen Strich durch die Rechnung gemacht, wenn manche geplante Materialien nicht lieferbar waren und auf Ersatzprodukte ausgewichen werden musste, führt Jürgen May aus.

Verbesserungspotenzial auf Seiten der Veranstalter findet sich noch darin, den Verbrauch für Strom und Wasser nicht mehr pauschal abzurechnen – eine tatsächliche Abrechnung des Verbrauchs sei nicht möglich, so die Aussage. Dabei gäbe es heutzutage genügend Mittel und Wege, Einzelaufschlüsselungen je Aussteller anzufertigen. Und auch bei der Abfallentsorgung hapert es bislang, wenn die Rechnung über eine Entsorgungspauschale pro Quadratmeter gestellt wird: Die Abfälle werden hallenweise in Presscontainern entsorgt und würden anschließend seitens des Entsorgungsunternehmens sortenrein wieder getrennt werden. Dies scheint doch ein zumindest mühseliges Verfahren zu sein …

Bis zur nächsten IAA Mobility vom 5. bis 10. September 2023 wird sich auf dem Mobilitätsmarkt Deutschland sicher noch Bedeutendes tun. Es bleibt spannend, wie die guten Ansätze seitens Veranstalter, Messe wie Ausstellern fortgeführt werden.