New Work: Workplace-Experience-Anwendungen fördern Rückkehr ins Büro

Workplace-Experience-Software verbessert und rationalisiert den Arbeitsalltag von Büroangestellten und fördern eine positive Return-To-Off ice-Erfahrung (RTO). Ein Beispiel dafür ist Framery Connect und sein Zusammenspiel mit den Framery Smart Pods.

(Bild: Framery)

Workplace Experience-Anwendungen ermöglichen es Unternehmen, den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeitenden im Büro zu verbessern, indem sie die Raumbuchung, die Planung des Arbeitstages und die Terminplanung rationalisieren. Angesichts des hybriden Arbeitsmodells, das in vielen Unternehmen gang und gäbe ist, hilft eine WEX-Anwendung Büroangestellten dabei, die besten Tage für die persönliche Arbeit und die Arbeit aus der Ferne zu finden.

Darüber hinaus liefern WEX-Anwendungen wertvolle Daten für Unternehmen, um die Anwesenheit im Büro und die Belegung verschiedener Räume, etwa von Besprechungsräumen, zu verfolgen. Mit verwertbaren Erkenntnissen über die Büronutzung können Unternehmen sowohl die Räumlichkeiten als auch die Erfahrungen ihrer Mitarbeitenden optimieren.

WEX-Software rationalisiert also die Raumbuchung, die Planung des Arbeitstages und die Terminplanung und optimiert gleichzeitig die Büroabläufe. Sie unterstützt eine positive Haltung gegenüber der Rückkehr ins Büro, indem sie RTO zu einer positiven Erfahrung für die Mitarbeitenden macht, auch ohne strenge Vorgaben. Und sie ermöglicht durch die Erfassung von Belegungsdaten in Echtzeit Unternehmen die Überwachung der Raumnutzung, die Optimierung des Bürolayouts und das Treffen fundierterer Entscheidungen im Sinne eines hervorragenden Arbeitsplatzerlebnisses.

Was ist WEX-Software?

Workplace-Experience-Software (WEX) sind Tools, die Firmen bei der Rationalisierung von Büroabläufen unterstützen und es Beschäftigten ermöglichen, Besprechungsräume zu buchen, ihreArbeitstage zu planen und Räume für persönliche oder hybride Meetings zu finden. Sie verbessern die Erfahrungen von Angestellten und Arbeitgebern, indem sie Büros effizienter und datengesteuert machen.

Umstritten: Die Rückkehr ins Büro

Die Rückkehr ins Büro wurde nach der Pandemie zum Thema, als Unternehmen Beschäftige, die zuvor persönlich anwesend waren, nach Monaten oder mehr als einem Jahr der Fernarbeit zurückholen wollten. Das Konzept der RTO spaltete die Unternehmen in mehrere Lager: Einige setzten eine strikte Fünf-Tage-Woche-Regel durch, während andere ein hybrides Arbeitsmodell einführten, bei dem nur einige Tage im Büro verbracht werden. Andere Firmen wiederum ließen ihren Mitarbeitenden die Freiheit, selbst oder im Team zu entscheiden, wie sie die Arbeitswoche gestalten wollten. Dies hat dazu geführt, dass sich viele dafür entschieden haben, einen Großteil, wenn nicht sogar alle Tage, von zu Hause aus zu arbeiten. Laut Gallup-Daten aus dem Jahr 2024 arbeiten mehr als 50 Prozent der remote tätigen Angestellten in den Vereinigten Staaten in einem hybriden Arbeitsmodell.

2024 wurde die Frage der Rückkehr ins Büro erneut aufgeworfen, als Amazon ankündigte, dass alle seine Beschäftigten ab dem 2. Januar 2025 wieder fünf Tage pro Woche persönlich im Büro arbeiten müssen. Obwohl Amazons Konzept zu den strengsten RTO-Ansätzen in seiner Liga gehört, ist es bei weitem nicht das einzige Unternehmen mit einer ähnlichen Politik – unter ihnen Giganten wie Goldman Sachs.

Return To Office unterstützen

Die Reaktionen der Mitarbeitenden auf solch strenge RTO-Politiken waren sehr gemischt. Dennoch kann die Rückkehr ins Büro eine positive Erfahrung sein. Im besten Fall brauchen Firmen die Anwesenheit ihrer Beschäftigen am Arbeitsplatz nicht zu kontrollieren, wenn die Rückkehr ins Büro freiwillig und positiv ist. Durch die Optimierung der alltäglichen Erfahrung können Unternehmen einen Arbeitsplatz fördern, an den man jeden Tag gerne zurückkehrt. WEX-Software fördert mit einer Reihe von Funktionen eine positive Rückkehr-Erfahrung:

• Buchung von Besprechungsräumen: Durch die Möglichkeit, Räume, Kabinen und Pods zu buchen, entfällt das Rätselraten bei der Suche nach verfügbarem Platz für hybride und persönliche Meetings. Zusätzlich zu den buchbaren Räumen sollten Firmen sicherstellen, dass das Büro über genügend kleinere, immer verfügbare Smart Pods für unerwartete Telefonate und Videomeetings verfügt. Mit Framery Connect können Angestellte über die Framery- App ihren Arbeitsplatzkalender verwalten sowie Besprechungsräume und Raumanzeigen buchen.
• Kalender-Integration: Die Buchung von Besprechungsräumen und die Überprüfung ihrer Verfügbarkeit sollte jederzeit und überall einfach sein. Wenn alle buchbaren Besprechungsräume mit dem Arbeitsplatzkalender verbunden sind, können hybride Mitarbeitende ihre persönlichen Tage im Voraus planen. Mit Framery Connect sind die Daten immer auf dem neuesten Stand und zeigen die Verfügbarkeit in Echtzeit auf der Grundlage von Kalenderbuchungen an. Die Smart Pods von Framey können durch die Integration mit dem Arbeitsplatzkalender buchbar gemacht werden.
• Raum-Panel: Raumpanels helfen bei der Navigation durch das Büro, indem sie anzeigen, ob der gewünschte Besprechungsraum oder Pod frei oder belegt ist. Die Tafeln helfen den Mitarbeitenden auch dabei, Termine zu prüfen und Besprechungsräume sofort zu buchen. Die Überprüfung der Verfügbarkeit von Besprechungsräumen ist mit dem Framery Room Display (verfügbar Anfang 2025) ganz einfach – die Farbcodierung zeigt an, ob der Raum frei (grün) oder belegt (rot) ist.
• Mobile App: Schwierigkeiten bei der Raumbuchung und der Suche nach den richtigen Räumen für Meetings können die Büroarbeit unproduktiv machen. Tatsächlich verbringen 40 Prozent der Arbeitnehmenden mehr als 30 Minuten pro Tag mit der Suche nach einem freien Raum. Eine App für den mobilen Arbeitsplatz ist der schnellste Weg, um Besprechungsräume zu buchen und alle Termine im Blick zu behalten.

Datenbasierte Erkenntnisse

Nutzungsdaten in Echtzeit sind eine Voraussetzung für die optimale Nutzung begrenzter Büroflächen. Mit WEX-Software können Unternehmen wertvolle Informationen über die Belegung sammeln, zum Beispiel darüber, welche Bürobereiche voll ausgelastet sind und welche zusammenhängenden Bereiche zu wenig genutzt werden. Die Framery Smart Pods sind mit eingebauten Sensoren ausgestattet, um anonyme Belegungsdaten zu sammeln. Mit dem Framery Connect Sensor lässt sich die Belegungsmessung auf das gesamte Büro ausweiten.

Eine suboptimale Nutzung der begrenzten Bürofläche bedeutet, dass Unternehmen einen ihrer größten materiellen Vermögenswerte nicht optimal verwerten: das Büro. So sind beispielsweise größere Besprechungsräume in etwa 80 Prozent der Fälle mit weniger als drei Personen besetzt. Mit intuitiven Daten und visuellen Erkenntnissen können Unternehmen Design- Entscheidungen treffen, um ihren Büroraum optimal zu nutzen und ihren Mitarbeitenden ein großartiges Arbeitsplatzerlebnis zu bieten.

Arbeitsplatztrends 2025:

Home Office ist nicht das Ende Framery beschreibt im „Work Trends Report 2025“ fünf wichtige Entwicklungen für 2025:

1. Hybride Arbeit fokussiert Zusammenarbeit Büros werden sich in Zentren für Teamarbeit und Beziehungsaufbau verwandeln. Es werden Räume priorisiert, die persönliche und hybride Zusammenarbeit unterstützen, sowie gemeinsame Räume für Brainstorming, Workshops und informelle Interaktionen.
2. Priorität für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden Von ergonomischen Designs und schalldichten Räumen bis hin zu Initiativen für die psychische Gesundheit werden Unternehmen Umgebungen schaffen, die Konzentration, Kreativität und Zielstrebigkeit fördern.
3. Nachhaltigkeit ist nicht länger optional Büros der Zukunft integrieren nachhaltige Materialien, energieeffiziente Technologien und modulare Designs, weil das den Unternehmenswerte und den Anforderungen der Belegschaft entspricht.
4. Arbeitsplatztechnologie wird intelligenter 2025 erleben Büros einen Anstieg intuitiver, adaptiver Technologien, die Arbeitsabläufe rationalisieren, Stress reduzieren und hybride Zusammenarbeit unterstützen – durch intelligente Konferenzraumbuchungen, automatische Geräuschmaskierung oder KI-gestützte Produktivitätstools.
5. Konzentration auf zweckgebundene Bürolayouts Anstelle eines Einheitsansatzes liegt der Schwerpunkt auf einer aufgabenbasierten Funktionalität mit expliziten Bereichen für Konzentration, Zusammenarbeit oder Entspannung, zwischen denen Mitarbeitende problemlos wechseln können.

>> Den „Work Trends Report 2025“ gibt es hier zum Download.

Förderung von Privatsphäre und Produktivität

Viele Wissensarbeiter:innen sind verständlicherweise besorgt darüber, dass das Büro kein produktives und ablenkungsfreies Arbeiten ermöglicht, umso mehr in Großraumbüros, in denen die Angestellten in großen offenen Bereichen mit mehreren Arbeitsplätzen arbeiten.

Doch Unternehmen können eine produktive Arbeitsumgebung durch die Gestaltung von Büros fördern, einschließlich privater Besprechungsräume, wie schallisolierter Smart Pods und Besprechungskabinen. Framery Smart Pods, wie der Framery One für eine Person, können dank ihrer Schallisolierung die Produktivität und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz fördern. Unternehmen sollten deshalb für einen ausreichenden Zugang zu schallgedämmten Räumen für kleine Besprechungen und private Telefonate im Büro sorgen. Ein Leitfaden von Framey zur Pod-Platzierung hilft dabei, die richtige Anzahl von Smart Pods unterschiedlicher Größe auszuwählen und mit ihnen Zonen für verschiedene Arbeitsaktivitäten zu schaffen.