Eine gut aufgestellte Organisation ist das A und O eines jeden erfolgreichen Events – und doch birgt das Projektmanagement vieler Veranstaltungen noch viele Stellen für Verbesserungspotenzial. Falco Zanini formuliert Optimierungsideen und stellt Tools und Tipps für ein besseres Projektmanagement vor.
(Bild: Shutterstock/bunny pixar)
Vielen Berater:innen und Planer:innen für Arbeits- und Publikumssicherheit gemein ist der Eindruck, dass oft früh mit ersten Gesprächen über Projekte begonnen wird, man intern die Ressourcen plant und verteilt, und dann doch, je näher das oder die Projekte rücken, die Zeit knapp und die Anforderungen immer höher werden. Der bzw. die eine oder andere berichtet häufig von Zeiten absoluter Überforderung durch den erst langsam und dann immer schneller wachsenden Berg an zu bearbeitenden Vorgängen, Anfragen, Dokumenten und Meetings. Online oder offline. Auch Berater:innen und Planer:innen haben einen Kalender und eine Zeitplanung – und eben nur 24 Stunden am Tag zur Verfügung. Wenn dann bei mehreren Projekten lange nichts oder zu wenig geschieht, wird die zur Verfügung stehende Zeit immer weniger, während die ursprünglich früher eingeplante Projektzeit sich verschiebt und dann auftürmt.
Übersicht
Fehlende Aufbau- & Ablauforganisation, Schulungen…
Die Lösung: Projektmanagement, Meilensteine, Kommunikationsplanung
Halbherzige Digitalisierung
Vorbild: Baubranche
Fehlende Aufbau- & Ablauforganisation, Schulungen…
„Woran liegt das?“, fragte sich so manche:r. Bei genauerer Betrachtung fallen Gemeinsamkeiten in Projektverläufen und Rahmenbedingungen auf. Oft gibt es kein Organigramm der Aufbau- oder gar der Ablauforganisation. Kommunikationspläne, also wer mit wem warum und womit kommuniziert, fehlen ebenso häufig. Werden Excel-Sheets (Welche Version war doch gleich aktuell …?) per Mail versendet? Oder gibt es ein alles totschlagendes Superduper-Kollaborationstool für alle, in dem aber niemand richtig geschult wurde? Es ist für viele Kolleg:innen auffallend, dass klassisches Projektmanagement mit datierten Meilensteinen oft abwesend ist und manche Kunden alle Bitten nach Informationen zu lange ignorieren. Bis es knirscht.
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Die Lösung: Projektmanagement, Meilensteine, Kommunikationsplanung
Angesichts einer ständig wachsenden Zahl von oft immer komplexeren Projekten ist es an der Zeit, sich zunächst auf ganz altmodische Tools zu besinnen: Pro-jekt-ma-nagement! Dabei ist es wichtig, auch beim Anfang anzufangen. Also tatsächlich das Projekt planen und beschreiben, in Arbeitspakete aufteilen und dafür benötigte Zeit bestimmen, einen Projektstrukturplan erstellen, Rollen und Verantwortlichkeiten verteilen. Zur Planung gehört auch, zu erreichende Zwischenziele/Meilensteine als Termine festzulegen und die Erfüllung z.B. mittels einer Meilenstein-Trendanalyse zu überwachen.
(Bild: Falco Zanini)
Damit die virtuellen, neudeutsch „remote“-arbeitenden Projektbeteiligten möglichst verlustfrei und zielgerichtet kommunizieren können, ist es unerlässlich, eine klare Kommunikationsplanung durchzuführen. So sollten die Verantwortlichkeiten genau festgelegt werden. Dazu eignen sich im ersten Schritt RACI-Matrix oder VMI-Matrix (siehe Bilder). Als Nächstes sind die Kommunikationskanäle und -wegeverbindlich zu fixieren (Brieftaube, E-Mail, Collab-Tool, Cloud-Speicher usw.) und wann/wie oft kommuniziert wird. Eine zusätzliche grafische Aufarbeitung in einem erweiterten Organigramm hilft auch hier.
(Bild: Falco Zanini)
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Halbherzige Digitalisierung
So gerne heutzutage immer von Digitalisierung geschwärmt wird, in vielen Projekten bedeutet das dann oft nur, dass Meetings mit Teams oder Zoom abgehalten werden oder zum Versand großer Dateien (Pläne!) ein Cloud-Speicher genutzt wird. Beim Dateiversand offenbart sich dann beispielsweise, dass es keine Vorgabe zur Benennung von Dateinamen gibt (yyyy-mm-dd_Name oder dd_ mm_yy_Name?). Oder es werden Dateien geshared und bearbeitet, doch jemand vergisst, wie das mit der Überprüfen-Funktion läuft. Die Krönung ist dann, wenn eine Agentur ein Kollaborations-Tool, wie z.B. Asana oder Monday, zur Nutzung vorgibt, das dort intern gut eingeführt ist, jedoch externen Beteiligten, wie z.B. dem/der Planer:in oder anderen Dienstleistern, keine Einarbeitung/Schulung (neudeutsch: onboarding) gewährt. Gekoppelt mit nicht sauber geplanter Projektstruktur ist das Chaos vorprogrammiert.
Als jemand, der vor vielen Jahren in der kaufmännischen Berufsschule mit 30 während der späten Ausbildung zum Groß- und Außenhandelskaufmann die gängigen Programme (in MS-DOS) tatsächlich aktiv beigebracht bekommen hat, sehe ich jedes Jahr häufiger, dass dieses Schulen, Lehren von Basics offenbar immer weniger geschieht. Alle setzen voraus, dass Office 365 beherrscht wird, doch wer lernt es noch wirklich? Das macht sich dann auch bei der geteilten Bearbeitung bemerkbar und ist sicher ein Grund, warum schicke Tools boomen, die dann auch nicht richtig benutzt werden.
Weiterführende Links
Braucht es denn schicke Tools? Auch schon eine Office- 365-Excel-Tabelle lässt sich freigeben und gemeinsam bearbeiten. Und Outlook soll sogar programmierbar sein. Was es braucht, ist mit Sicherheit eine echte Zusammenarbeit in Dokumenten, die wirklich offen sind und gemeinsam bearbeitet werden können. So durfte ich in einem Projekt arbeiten, welches u.a. den gesamten, sehr umfangreichen Logistikplan in einer Google-Docs-Tabelle offen zur Verfügung stellte. Es war jederzeit ersichtlich, was neu war und wer es bearbeitet hatte. Doch wie angeblich Konfuzius schon sagte: „Wenn du es eilig hast, geh langsam.“ Das führt wieder auf den Anfang zurück, bei dem es um sorgfältige Planung geht und in diesem Fall dann auch darum, alle Personen, die auf eine gewisse Weise arbeiten sollen, mitzunehmen. Die aufgewendete Zeit für Implementation und Schulung von Werkzeugen wird sich mehrfach auszahlen.
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Vorbild: Baubranche
Die Königsklasse der Zusammenarbeit boomt aktuell in der Baubranche, die unserer Branche nicht unähnlich ist: Building Information Management – BIM. Hierbei arbeiten alle planenden und ausführenden Unternehmen während des gesamten Planungs-, Bau- und auch Betriebsprozesses an einem einzigen, in einer Cloud-Plattform befindlichen Plan des Bauwerks bzw. zeichnen diesen gemeinsam. Dies erfordert selbstverständlich eine umso genauere Planung und auch Steuerung, erleichtert jedoch die Zusammenarbeit. Ein Modell für die Eventbranche?
„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ ~ Seneca. Ein Tipp: Zur Förderung der Digitalisierung stehen Förderprogramme des Bundes und auch des Landes NRW zur Verfügung. Diese sollten bald abgerufen werden, da sie first-come-first-served gewährt werden.
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