Projektbezogene Interaktion und Kommunikation optimieren

Laut Duden ist Interaktion ein in Soziologie und Psychologie geläufiger Terminus, mit dem „aufeinander bezogenes Handeln zweier oder mehrerer Personen“ gemeint ist. Insofern ist auch das Lesen dieses Artikels (und natürlich aller anderen) eine Interaktion, obwohl der moderne medienaffine Mensch darunter oft ausschließlich etwas tolles, APP-iges, multimedialfunktionales versteht. Im Folgenden begeben wir uns auf analoge Weise zurück zu den Wurzeln der Interaktion, der von Mensch zu Mensch.

In unserer Eventwelt schaffen Menschen mit Menschen ein Ereignis für Menschen. Ein „miteinander sprechen“ ist daher unerlässlich, sei es am Telefon, persönlich oder, heutzutage immer häufiger, per Textnachricht/Email/Messenger. Selbst ich, der ich 1962 geboren wurde, greife immer weniger zum Telefon und sende Nachrichten. Warum? Weil heutzutage durch die virtuelle Aufbau-Organisation niemand mehr sicher sein kann, ob der gewünschte Gesprächspartner nicht grade auf Job A in einem Gespräch mit Personen für Job B interagiert und deswegen gar keine Zeit hat. Also wird eine Nachricht gesendet, eventuell mit einer Anfrage für einen Telefontermin. Bis zur Antwort gehen dann mehrere andere Nachrichten zu Job C, D und E ein, die meistens vom Inhalt kürzer sind als die Signatur des Absenders. Erstaunlicherweise ist das Ergebnis einige Wochen später nicht besser und schicker als vor vielen Jahren, bevor die ganzen tollen Kommunikations-Tools auf den Markt kamen.

Früher!

Zur Erinnerung oder zum besseren Verständnis über „Früher“ ein kurzer Ausflug in die Event-Steinzeit. Als ich im Jahre 1980 in dieser Großdisco in Hannover meinen Einstieg in die Branche nahm, gab es als Kommunikationsmittel ein Telefon, das Telex und den guten, alten Brief. Wollte also ein Tour-Veranstalter einen Künstler verkaufen, rief er meinen Chef an, um Termine zu klären. Dann kam der Vertrag mit der Bühnenanweisung per Post. Mein Chef sah den Vertrag durch, danach die Bühnenanweisung, in der die detaillierten Forderungen nach Technik, Strom, Bühne und Schnapssorten für den Künstler gelistet waren. Nach einem längeren Telefonat, in dem die Bedingungen, Abweichungen und Kompensationen geklärt wurden, wurde alles unterschrieben und einige Wochen später kam dann morgens die Crew des Künstlers mit der Technik und abends der Künstler inklusive Entourage.

Sollte etwas nicht funktioniert haben oder zusätzliches benötigt werden, gab es ja noch die wichtigste Anforderung an die Ausstattung des Produktionsbüros: ein Branchen-Telefonbuch! Darin konnten dann interaktiv durch Blätterbewegungen Geschäfte gefunden werden, in denen z.B. Verlängerungskabel eingekauft wurden. Letzter Ausweg: sich gegenüberstellen und anschreien. Hat immer mal wieder geholfen, getreu dem Motto: „If you can’t stand the heat, don’t go in the kitchen“, bzw. „My Way or the Highway!“. Hat auch immer wieder für lang andauernde Freundschaften gesorgt, denn offener können sich Menschen nicht gegenüberstehen/interagieren, als in einem „klärenden Gespräch“. Nun wird sicher der ein oder andere aufschreien (wenigstens innerlich) und einwenden, dass sich sowas überhaupt nicht gehören würde, unprofessionell oder unmenschlich wäre. Doch auch das ist Interaktion im Falle des zu hohen und nicht mehr erträglichen Drucks, der oft genug auf vielen von uns lastet.

Hoher Druck

Ist es besser geworden mit dem Druck? Sollte es doch eigentlich in Zeiten von Beratern, Psycho-Ratgebern, Trainings und Coachings (wann war Ihr letztes?). Nach meinem nicht-empirischen Empfinden kann ich sagen: Nein! Die früher so offene Kommunikation ist offenbar einer verdeckten gewichen. Viele Kollegen in der technischen Planung und Durchführung mokieren sich über anhaltend schlechte, irrelevante und viel zu kurzfristige Informationen, über zu viele Mails mit zu wenig Inhalt und nicht kompetente und teilweise schlecht ausgebildete Ansprechpartner bei Kunden und Agenturen. Bei Vorbesichtigungen werden wichtige Details übersehen und die Technik nicht mit einbezogen. Das muss dann wieder durch „Mal eben schnell eine Message mit (setze den Namen des bevorzugten Message-Tools ein) senden“ kompensiert werden oder durch den konzentrierten Schweiß aller Technik-Gewerke vor Ort, ohne dass der Kunde von dem ernsthaften Bemühen eine Ahnung bekommt.

Kommunikation vor Ort

Mit dem Aufbau vor Ort treffen die Projektbeteiligten und deren Dienstleister und Mitarbeiter das erste Mal live aufeinander. Einige mögen sich bereits von früheren Projekten und gemeinsamen Leidensgeschichten kennen, doch bei diesem Projekt ist alles neu und noch unwägbar. Daher ist eine klare Kommunikationsstruktur mit klarer Führung unter Einsatz guter Organisationsmittel zum Interagieren absolut erforderlich. Der gute Arbeitstag sollte daher mit einer „Morgenandacht“, einer Ein-/Unterweisung, bzw. einem „Toolbox-Talk“ beginnen. Der Vorgesetzte jeder Abteilung, bzw. jedes Gewerks sollte sich vorstellen, seine Abteilungsleiter, wenn vorhanden und den Mitarbeitern einen Überblick über die Gegebenheiten, das Projekt und/oder das gewünschte Tagesziel geben können. Nicht unwichtig sind dabei Details wie Pausen- und Essenszeiten und Notfallprozeduren. Für die tägliche Kommunikation sollten ausreichend Funkgeräte mit Zubehör wie z.B. Gürtelclip und abgesetztes Bedienteil und vor allem Kanalliste zur Verfügung stehen. Ebenso ist eine tägliche Besprechung der Gewerkeverantwortlichen hilfreich, bei der in nicht mehr als einer Stunde die Baufortschritte, Probleme und Lösungsansätze besprochen werden. Hierbei ist eine ordentliche Protokollierung unerlässlich.

So altmodisch es auch erscheinen mag, angesichts von Tablets aller Preisklassen, sind ausreichend groß genug ausgedruckte Pläne und Teilpläne in angemessener Zahl äußerst hilfreich. Damit können auch Hilfskräfte und Teil-Gewerkeleiter versorgt werden, die dann nicht erst auf einen Platz am großen und einzigen Plan im Produktionsbüro warten müssen. Sichtbar aufgehängte Hinweise zu Sicherheitsbestimmungen und Verhaltensregeln, sowie zur Orientierung sollten ebenfalls Stand der Technik sein, denn damit können alle, die müssen, zur richtigen Zeit mit der Produktion, der Technik und dem Arbeitsfortschritt interagieren und durch dieses Empowerment ihren guten Beitrag leisten.

Ein guter Abschluss

Nach Abschluss des Events, wenn alles abgebaut ist und sich alle wieder im heimischen Lager oder Büro befinden, sollte für einen guten Abschluss wiederum eine Nachbesprechung stattfinden, in der offen über mögliche Hindernisse, Fehler und Probleme gesprochen wird. Auch dieses idealerweise „live“. Sollte dies nicht möglich sein, weil alle schon wieder an den Projekten C bis Y arbeiten, sollte auf jeden Fall aktiv eine schriftliche Rückmeldung von den Projektbeteiligten eingeholt werden, die Gutes, Schlechtes und Ideen zur Verbesserung in der Zukunft enthält.

Denn nichts ist unnötiger, wenn nach einem möglicherweise auch noch interaktiv-multimedial glatt geschliffenen Event die Grundlagen menschlicher Interaktion nicht bedacht werden, die in einem offenen und ehrlichen Kritikgespräch besteht. Dabei sollte eine positive Fehlerkultur das Maß aller Dinge sein. Ganz nach dem Motto, dass Menschen Fehler machen und diese auch machen dürfen. Doch bitte nur einmal denselben.

Kleine digitale Helferlein

Nach dem Schluss nun doch noch ein paar Nullen und Einsen in einem kleinen Überblick aktueller Softwareprodukte, die bei ganz alltäglichen Dingen unterstützen können:

Kevox Go

Eine App zur Erfassung von Begehungen und Mängeln bietet Kevox. Mittels Smartphone oder Tablet können Mängel in Begehungen (oder bei Events) einfach erfasst und an weitere Beteiligte weitergeleitet werden. Darüber hinaus wird auch eine große Lösung angeboten

www.kevox.de

Ergänzende Gefährdungsbeurteilung

Die BGETEM bietet eine kostenlose APP mit der vor Ort eine Last-Minute-Risk-Analysis erstellt und an das Büro, bzw. einen Verantwortlichen versendet werden kann.

www.bgetem.de

Bausteine

Für alle mit der technischen Seite befassten Verantwortlichen und natürlich die für die Arbeitssicherheit Verantwortlichen stellt die BG BAU ihre berühmten Bausteine zur Arbeitssicherheit als APP zur Verfügung.

www.bgbau.de

Praxis-Check zum Stand der Arbeitssicherheit

Die Verwaltungsberufsgenossenschaft hilft kleineren Unternehmen mit der APP Pxaxis-Check ihren Stand beim Arbeitsschutz herauszufinden.

www.vbg.de