Richtig berechnen: Bezahlprozesse für kostenpflichtige Events im EU-Ausland

Bei der Durchführung kostenpflichtiger Veranstaltungen im europäischen Ausland unterstützt Guest-One Gastgeber bei der steuerlichen und finanziellen Projektabwicklung und in der Teilnehmerkommunikation.

Im Veranstaltungsbereich ist ein Trend hin zu mehr kostenpflichtiger Events wie Kongressen, Tagungen usw. zu beobachten, bei denen die Gäste eine Teilnahmegebühr entrichten. Dies sichert für immer mehr Veranstalter auch die Finanzierbarkeit von Veranstaltungen. Allerdings verfügen die veranstaltenden Unternehmen in der Regel überhaupt nicht über die dazu erforderliche Infrastruktur, so Oliver Maître, Geschäftsführer des Teilnehmer- und Management-Dienstleisters Guest-One (G1). Dabei stehen nicht einmal nur kleinere Firmen bei der Abwicklung solcher Veranstaltungen vor Herausforderungen. Auch Großunternehmen mit einer gut besetzten Buchhaltung und deren Abrechnungssysteme sind zumeist nicht darauf ausgelegt und verfügen auch nicht über die Erfahrungen, mit singulären Veranstaltungen mit Teilnehmern umzugehen, die möglicherweise nur für diesen Anlass anreisen.

Erwartungen an E-Commerce-Fähigkeiten

Gleichzeitig gibt es auch von Seiten der Veranstaltungsgäste einen sehr weitgehenden Anspruch, was die E-Commerce-Fähigkeiten des ein – ladenden Unternehmens betrifft. Vom Umgang mit großen Anbietern wie Amazon sind sie als Verbraucher einen perfekten Rundum-Service gewohnt, der unterschiedlichste Zahlungsmöglichkeiten von Bankeinzug über Kreditkarten bis PayPal beinhaltet.

Veranstaltungen im Ausland erschweren die Planung und Durchführung zusätzlich. Denn im europäischen Umsatzsteuerrecht gilt es die Besonderheit zu beachten, dass Teilnahmegebühren für Veranstaltungen im Zielland steuerbar sind. Das häufig von Teilnehmern angeführte Reverse-Charge-Verfahren findet in diesem Zusammenhang keine Anwendung. Lediglich inländische Teilnehmer können nach Angabe ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, verbunden mit einer automatischen Online-Verifikation, von der Zahlung der lokalen Umsatzsteuer befreit werden. Womit ausländische Besucher vor einer weiteren Komplikation stehen.

Hier bietet G1 dem Gastgeber einen umfangreichen Service an: Das Unternehmen beantragt im Zielland eine eigene Steuer-Identität, übernimmt für den Projektzeitraum die damit verbundenen Verpflichtungen. Dazu gehört die monatliche bzw. vierteljährliche Umsatzsteuererklärung; die angefallene Umsatzsteuer führt G1 an die lokalen Steuerbehörden ab. In der von G1 bereitgestellten Online-Anmeldung wird für den Teilnehmer automatisch eine Teilnahmerechnung erzeugt und mit der Bestätigungsmail versendet. Dabei fungiert G1 als Verkäufer des Veranstaltungstickets und Rechnungssteller und fakturiert die anfallenden Teilnahmegebühren zuzüglich der länderspezifischen Umsatzsteuer an die Teilnehmer.

Online-Formulare im Corporate Design des Kunden

Im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen stellt die Anmeldung, Teilnahmebestätigung und Bezahlung über ein Online-Formular einen wesentlichen Faktor der G1-Dienstleistung dar. Hier gilt es ebenfalls, auf eine Reihe von Anforderungen und Kundenwünschen reagieren zu können. Viele Veranstalter erwarten, dass der Web-Auftritt dieses Service-Angebotes auf ihr Corporate Design zugeschnitten wird. Überdies sollten die Webseiten auch so umgesetzt sein, dass Veranstaltungsteilnehmer von unterschiedlichen Endgeräten auf die Registrierungsseite des Anbieters zugreifen können, ob vom Desktop-Rechner, Tablet oder Smartphone. Mittlerweile werde dieser Webstandard von einer Reihe von Unternehmen angeboten, sei aber noch lange nicht die Regel, so Oliver Maître.

Zahlungsabwicklung

Für die Zahlung per Kreditkarte (Master, Visa, Amex, PayPal) integriert G1 den Zahlungsdienstleister Wirecard nahtlos in die Online-Anmeldung. G1 erstellt im Rahmen seiner bestehenden Kreditkarten-Akzeptanz-Verträge einen sogenannten Projekt-Account, über den monatliche Auszahlungen auf ein gesondertes G1-Projektkonto erfolgen. Dieses Konto kommt auch bei Zahlungen per Banküberweisung zum Einsatz und wird dem Auftraggeber jederzeit auf Wunsch offengelegt.

G1 verbucht die per Überweisung eingehenden Zahlungen tagesaktuell im Administrationsbereich des Systems, so dass der Gastgeber zu jedem Zeitpunkt die vollständige Übersicht über den Finanzstatus der Veranstaltung hat. Zu vorab festgelegten Zeitpunkten erstattet G1 an den Gastgeber Abschlagszahlungen auf die bereits eingenommenen Teilnahmegebühren. Alternativ kann die Erstattung auf Kundenwunsch auch nach Projektende erfolgen. Teilstornierungen, Stornierungen und Änderungswünsche wickelt das G1-Backoffice auf Wunsch direkt mit den Teilnehmern ab und erstellt am Ende des Projekts die Gesamtabrechnung.

Datenschutz

Nicht nur bei Design und Nutzerfreundlichkeit wachsen die Anforderungen kontinuierlich, der Datenschutz fordert ebenfalls ständig steigende Aufmerksamkeit. Schon jetzt gehören die Vorgaben in Deutschland europaweit zu den strengsten Normen. Doch 2018 sollen mit der kommenden europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) auf EU-Ebene noch schärfere Kriterien verpflichtend werden. Für Unternehmen bedeutet das u.a., dass allfällige Strafen an den Unternehmensumsatz gekoppelt werden und damit in manchen Fällen empfindlich hoch ausfallen können. Weitere juristische Fallstricke drohen durch die Pflicht, die AGB stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

Das alles kann G1 seinen Kunden bieten, die damit ad hoc auf eine sehr breite und differenzierte Infrastruktur zurückgreifen können, ohne sich mit einem kostentreibenden Apparat belasten zu müssen. G1 tritt als Generalunternehmer auf und bietet Kunden von der Anmeldung einer Steuer-Identität jeweils vor Ort im Ausland bis zum Ticketing ein komplexes Dienstleistungspaket. Damit zielen die Veranstaltungsmanagement-Experten auf eine möglichst lange Kundenbindung ab. Für Auftraggeber amortisieren sich so die entstehenden Kosten und alle Beteiligten können umso reibungsloser miteinander kooperieren.