Tipps für die richtige Projektmanagement-Software in der Eventbranche

So unterschiedlich wie die Anforderungen an eine gute Software für das Projektmanagement sind auch die Lösungsansätze bei Unternehmen der Eventbranche. Vier Unternehmen berichten von ihren Erfahrungen mit derartigen Software-Programmen bzw. der Umstellung auf neue Anbieter und erklären, worauf es aus ihrer Sicht bei der Entscheidungsfindung ankommt.

easyjob 6 XL Enterprise

Vorgestellt durch:

Bernhard Neumann, Business IT Unit bei satis&fy AG

Kosten:

Inkl. individueller Anpassungen, Beratungsleistungen und Support annähernd 1.000.000 Euro

Empfehlung durch:

Insgesamt haben wir ca. ein Jahr lang Marktrecherche betrieben, um eine neue Projektmanagement-Software zu finden, die unser bis 2014 eingesetztes Warenwirtschaftssystem „Reflex“ ablösen sollte.

Pluspunkte der Software:

Easyjob geht als ERP-System weit über eine Projektmanagement-Software hinaus und kann beinahe alle Unternehmensbereiche und Fachbereichsanforderungen in einem Programm abdecken. Dazu zählen u.a.

• Projektplanung/-kalkulation/-steuerung und -verwaltung in Vermietung, Zumietung und Verkauf
• Materialplanung und -verwaltung
• Personalplanung und -verwaltung
• estellwesen
• Fakturierung
• Lagerabwicklung über mobile Endgeräte
• Raumplanung
• CRM
• Controlling

Alle Funktionen greifen objektorientiert ineinander und ermöglichen die schnelle Abwicklung des Tagesgeschäfts. Hierbei unterstützen auch individualisierbare Ansichten, die für die Arbeitsplanung und zur Orientierung verwendet werden können. Die Software unterstützt eine Multi-Standort- und Multi-Mandanten-Verwaltung, sodass die lokale Struktur des Unternehmens abgebildet werden kann, um eine sinnvolle Warenwirtschaft zu betreiben. Daran angeknüpft ist die optionale Verwendung mehrerer Währungen und Sprachen. In einer eigenen plattformübergreifenden App können Grundfunktionalitäten jederzeit mobil abgerufen werden.

Diese Nachteile/Macken wurden bisher definiert:

Trotz der hohen Individualisierbarkeit des Programms passen die Eigenheiten der Veranstaltungsbranche, wie beispielsweise eine sehr kurzfristige Beauftragung, Änderungswünsche nach Beauftragung und besondere Kundenanforderungen, gelegentlich nicht zur Programmphilosophie des Herstellers, die in der Regel einen Normalweg ohne große Interventionen vorsieht. Bei komplexen Projekten kann die Verwaltung mit großem Aufwand und vielen „Klicks“ verbunden sein. Im Punkt Personalplanung fehlt ein wenig der intuitive Weg, komplexe Szenarien sind nur sehr schwer oder nicht wie ursprünglich gedacht abzubilden. Eine detaillierte Nachkalkulation eines Projektes läuft nicht ganz rund, da die Zuordnung von Kosten nicht immer eindeutig vorgenommen werden kann. Schwächen hat das Programm auch im Bereich Business Intelligence. Tiefergreifende Auswertungen sind leider nur unter bestimmten Anwendungsvoraussetzungen möglich, der integrierte Auswertungsdesigner ist nicht intuitiv nutzbar und leider fehlerhaft. Im Großen und Ganzen zeigt sich das Programm aber passend für die meisten unserer Anwendungsfälle. Wir pflegen eine sehr partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der protonic software GmbH und einigen uns in der Regel schnell und unkompliziert.

Bisher „Advanter“, zukünftig „epirent“

Vorgestellt durch:

Frank Lohse, Managing & Creative Director bei lunatx special effects

Kosten:

Anschaffungskosten: geschätzt 15.000 Euro zuzüglich interner Personalkosten; Erwartungshaltung an die neue Software: wesentlich geringere laufende Kosten

Es gab keine Empfehlung. Die Entscheidung fiel nach intensiver Eigenrecherche.

Noch nutzen wir mit lunatx SFX keine eigenständige Projektmanagement-Software. Ziel ist es aber, möglichst alle notwendigen Geschäftsprozesse in einem einheitlichen Software-Tool zu organisieren. Bislang führen wir unsere Projekte deshalb innerhalb unserer derzeitigen Warenwirtschafts-Software Advanter von der Guenther Business Solution GmbH. Voraussichtlich Anfang Juli 2019 werden wir allerdings auf epirent umstellen, und zwar dann, wenn der Hersteller den Funktionsumfang so ausgebaut hat, dass wir problemlos auch mit unserem Warenwirtschaftssystem darauf wechseln können. Der Umstieg ist zunächst im Rahmen einer Einarbeitung in einer Testumgebung geplant. Eine Zeit lang soll das alte System parallel laufen.

Begründung für den Wechsel:

• laufende Kosten/Subskription erschienen sehr hoch
• zu komplizierte und kostspielige Update-Prozesse bei Advanter
• individuelle Programmierungen bzw. Programmanpassungen wurden nicht im Update erhalten und mussten jedes Mal kostenpflichtig nachgepflegt werden
• mangelnde Funktionalität im Vermietmodul (verschollene Seriennummern etc.)
• Software ist für unseren Bedarf zu aufgeblasen, zu viele branchenfremde Funktionen
• Advanter-Anwendung ist nicht intuitiv gestaltet
• Advanter hat keine Mobil-App für Zugriffe von unterwegs
• Advanter bietet nicht die gewünschte Übersichtlichkeit bei der zeitlichen Abbildung parallellaufender Projekte
• Wunsch nach höherer Effizienz der Software und geringem Schulungsaufwand für die Mitarbeiter
• pirent ist grafisch ansprechender gestaltet und in seiner Ausrichtung branchenspezifischer aufgebaut
• Arbeitsabläufe und das UI von epirent erscheinen benutzerfreundlicher

Erwartete Umstellungsschwierigkeiten:

• Anlernen der Mitarbeiter/Umstellung der Arbeitsabläufe
• Datenimport, unterschiedliches Datenhandling (z.B. Adressen und Personen werden im Advanter in getrennten Datenbanken verwaltet)
• Kompromissfindung, da epirent im Funktionsumfang teilweise schlanker aufgebaut ist

JMT:ControlCenter + JMT:Deliver

Firmeninterne Eigenentwicklung, einsatzfähig an allen deutschsprachigen Standorten ab Juni 2019

Vorgestellt durch:

Katja Rosinski, Marketing Managerin bei JMT Mietmöbel Deutschland

Kosten:

Derzeit nicht absehbar

Es gab keine Empfehlung:

Eine interne Lösung wurde gewählt, weil es für die Ansprüche von JMT aktuell keine adäquaten Angebote gibt.

Begründung für den Wechsel:

JMT organisierte das Projektmanagement viele Jahre auf Grundlage von Google-Tabellen, was aber aufgrund des gestiegenen Aufwands sowie eines erweiterten Teilnehmerkreises zunehmend schwierig und unübersichtlich wurde. Nachdem die Schwesterunternehmen in Spanien und Frankreich auf die eigene Lösung umgestellt haben, erfolgt die Umstellung für Deutschland im Mai.

Diese Lösung besteht aus einer Web-basierten App – JMT:ControlCenter – und einer iOS/Android-fähigen App – JMT:Deliver. In JMT:ControlCenter werden Hallenpläne hinterlegt, Lieferteams gebildet, die im ERP-System angelegten Kundenaufträge an die Lieferteams verteilt und der Fortschritt der Auslieferung kontrolliert. Mit der JMT:Deliver-App bekommen Auslieferer eine Art digitaler Lieferschein, der sich in Echtzeit mit den letzten Informationen zum Auftrag sowie Anweisungen der Projektleiter/des Verkaufsteams aktualisiert. U.a. können die hinterlegten Hallenpläne hier abgerufen werden. Die App dient auch als Kommunikationstool, um gegebenenfalls bei der Auslieferung entstehende Probleme oder zusätzliche Wünsche der Kunden vor Ort an Projektleiter und das Verkaufsteam zu kommunizieren

Eine der Anforderungen an JMT:Deliver ist, dass der Name des Empfängers eingetragen werden kann und es eine Unterschriftsfunktion gibt, um vom Empfänger (=Endkunden) eine Unterschrift bei Auslieferung des Auftrags am Stand zu erhalten.

Für alle JMT-Mitarbeiter sowie Mitarbeiter von Subunternehmen gibt es „Hand-outs“, mit denen an den jeweiligen Standorten geschult und in das Handling eingewiesen wird. Geplant ist, dass die neue Software zunächst auf kleineren Messen und Veranstaltungen zum „Üben“ genutzt wird.

Bp Event

Vorgestellt durch:

Manuel Groß, Verkaufsleiter bei Der Party Löwe GmbH & Co.KG

Kosten:

Pro lokalem PC/Laptop ab 2.500 Euro, insgesamt sind bei Der Party Löwe ca. 15 zeitgleich im Einsatz

Unter anderem werden folgende Funktionen der aktuellen Software Bp Event 11 genutzt:

• Angebots-, Vertrags- und Rechnungsstellung
• Mahnwesen, Rechnungsverbuchung nach DATEV
• Pack- und Einkaufslisten, Function Sheets
• Deckungsbeitragserstellung, Kostenkalkulationen, Controlling-Tools
• Statistiklisten: Forecast, Verkaufsstatistiken etc.
• Raumbelegungen
• Buffetkarten, Raumpläne, Sitzpläne
• CRM-Tool
• Mobile Lösung für Handy und Tablet
• Terminplanung
• Personaleinsatzplanung
• Rezepturen für Buffets/Speisen
• Teilnehmerverwaltung für Veranstaltungen

Begründung für die Entscheidung pro Bp Event:

Wir arbeiten seit knapp 20 Jahren mit der Branchenlösung „Bp Event“. Aus der positiven Erfahrung heraus kann ich sagen, dass diese Software konkurrenzlos auf dem deutschsprachigen Markt für die täglichen Anforderungen eines Eventcatering-Betriebes ist. Aus meiner Sicht ist Bp Event eine äußerst flexible Veranstaltungssoftware mit einer anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche und einem hohen Bedienungskomfort. Mit drei Klicks kann ich etwa einen Forecast erstellen.

Schon in der Basisversion sind alle wichtigen Funktionen enthalten. Die leistungsstarken Schnittstellen-Werkzeuge ermöglichen, dass Fremd-Software und externe Informationsquellen ohne Programmierung flexibel eingebunden werden können. Einen Servicevertrag inklusive Hotline kann man zusätzlich abschließen – sehr zu empfehlen.

[8461]