Dass Controlling nur zum Teil mit Kontrolle zu tun hat und keineswegs damit gleichzusetzen ist, dürfte sich inzwischen rumgesprochen haben. Doch was genau steckt dahinter, welchen Nutzen hat es für den Veranstaltungsbereich und warum ist gerade das Einkaufscontrolling hier eine Herausforderung?
(Bild: shutterstock / G-Stock Studio)
Zwar scheinen sich Wissenschaft und Praxis bislang nicht so recht auf eine einheitliche Definition des Controllings festlegen zu können. Der eingedeutschte Begriff ist angelehnt an das Verb „to control“, was sich meist mit „lenken“ oder „steuern“ übersetzen lässt. Mehr Einigkeit besteht jedoch über seine zentralen Funktionen: Planung, Kontrolle und Informationsgewinnung. Ziel ist es, Transparenz über die Unternehmensvorgänge zu schaffen, um Managemententscheidungen zu unterstützen und zu rationalisieren. So laufen insbesondere kleinere und inhabergeführte Unternehmen wegen der fehlenden Kontrolle durch Gremien und Organe Gefahr, Entscheidungen eher auf Basis subjektiver Einschätzungen und Erfahrungen zu treffen. Dem kann durch ein gut aufgestelltes Controlling entgegengewirkt werden, indem sinnvolle Kennzahlen dem Management Zusammenhänge und Entwicklungen aufzeigen, anhand derer die weitere Strategie festgelegt werden kann. Es handelt sich dabei also vorrangig um ein Steuerungsinstrument für die Unternehmensstrategie.
Übersicht
Kurzfristige Analyse
Langfristige Analyse
Planen und steuern
Nutzen des Controllings
Controlling im Veranstaltungsbereich
Projektbezogenes Controlling
Qualitative Aspekte
Einkaufscontrolling als Teilgebiet
Einkaufscontrolling in der Live-Kommunikation
Quantifizieren
Subjektive Beurteilung
Neue Plattform für Einkaufscontrolling im Eventbereich
Kurzfristiger Blick: Wie steht das Unternehmen wirtschaftlich da?
Dabei wird nach dem Planungshorizont und der Art der Daten unterschieden. Das operative Controlling ist kurz- bis mittelfristig ausgerichtet und bedient sich vorrangig quantifizierbarer Daten. Es hat vor allem den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens im Fokus. Instrumente des operativen Controllings bestehen daher häufig aus Rechenmodellen wie der Deckungsbeitragsrechnung, der Break-Even-Analyse und der Liquiditätsplanung.
>> zum Anfang
Langfristige Analyse: In welche Richtung entwickeln sich Markt und Unternehmen?
Das strategische Controlling dagegen nimmt die langfristige Unternehmensentwicklung in den Blick. Hierfür werden überwiegend qualitative Daten und Modelle herangezogen. So sollen beispielsweise der Markt, der Wettbewerb und die eigenen Produkte analysiert werden, wozu unter anderem SWOT-Analyse, Wettbewerbsanalyse, Produktportfolioanalyse, Benchmarking und strategische Planung dienen.
>> zum Anfang
Mit rationalen Informationen planen und steuern
Mit den operativen und den strategischen Auswertungen hat das Management einen guten Überblick darüber, wie das Unternehmen dasteht und wie es sich in seinem Umfeld wahrscheinlich künftig entwickeln wird. Darauf basierend können Entscheidungen über die Ausrichtung der Unternehmensaktivitäten, die Zusammensetzung der Produktpalette und der Finanzierungsinstrumente oder über mögliche Expansionen oder Einsparungen getroffen werden. Gleichzeitig soll das Controlling so aufgestellt sein, dass auch der Blick in die Vergangenheit nicht fehlt: Laufende Überprüfungen der Zielerreichung und Analysen von Abweichungen gehören zusätzlich zum Tagesgeschäft der Controller.
>> zum Anfang
Der Nutzen des Controllings
Zweck eines Controllingsystems ist es also, neben der Rationalisierung von Unternehmensentscheidungen Ziele zu setzen und ihre Verfolgung zu überprüfen. Außerdem soll durch die laufende Überwachung der Unternehmensentwicklung gewährleistet werden, dass das Management frühzeitig auf Probleme, Veränderungen und Abweichungen reagieren kann. Damit ist das Controlling für große Unternehmen längst unverzichtbar, doch auch kleinere Betriebe können von der Einführung der Instrumente profitieren. Zwar mag dies anfangs sehr aufwändig und zeitraubend wirken, denn die Datenerhebung und ihre Auswertung erfordern viel Planung, Vorbereitung und Know-how. Wenn aber anhand der gewonnenen Informationen rationalere Entscheidungen getroffen und Einsparpotenziale genutzt werden können, rentiert sich der Aufwand schnell.
>> zum Anfang
Controlling im Veranstaltungsbereich
Im Gegensatz zu Handels- und Produktionsunternehmen zeichnet sich ein Controllingsystem für Dienstleister im Veranstaltungssegment jedoch durch einige Besonderheiten aus. Gemeinsam ist sicherlich allen Unternehmen unabhängig vom Sektor, dass grundlegende Finanzkennzahlen wie Umsatz, Gewinn, EBIT, Personalkosten, Cashflow oder Eigenkapitalquote relevant sind. Die wirtschaftliche Situation eines jeden Unternehmens muss bekannt sein und regelmäßig überwacht werden.
>> zum Anfang
Projektbezogenes Controlling
Wer jedoch nicht mit physischen Gütern, sondern mit Dienstleistungen sein Geld verdient, tut gut daran, einige dieser Kennzahlen auch projektorientiert anzulegen. Dadurch entsteht ein zusätzlicher kürzerer Horizont des operativen Controllings, der sich jeweils auf ein einzelnes Projekt konzentriert. Hierbei können neben der klassischen Analyse und Gegenüberstellung von Kosten und Gewinn oder der Errechnung des spezifischen Veranstaltungs-Break-even-Points auch Aspekte wie die Besucherzahl und -struktur oder die Zusammensetzung der Finanzierung berücksichtigt werden.
>> zum Anfang
Qualitative Aspekte vorrangig
Des Weiteren sind bei Dienstleistungen insbesondere die „weichen“, also qualitativen Faktoren stärker im Vordergrund. So kommen auf Seiten des Inputs beispielsweise Untersuchungen der internen Abläufe, der Zusammenarbeit mit Dienstleistern sowie der Mitarbeiterzufriedenheit im Rahmen der Veranstaltung in Betracht. Der Output wird häufig anhand der Kunden- bzw. Besucherzufriedenheit, der Zielgruppenaktivierung oder der Viralität gemessen. Untersucht werden können aber auch einzelne Zielwirkungen wie affektive und kognitive Wirkung sowie gestützte und ungestützte Erinnerungswerte.
>> zum Anfang
(Bild: shutterstock / BABAROGA)
Einkaufscontrolling als Teilgebiet
Die Besonderheit des Einkaufscontrollings liegt darin, dass es nicht die gesamte Wertschöpfungskette oder die Output-Produkte des Unternehmens in den Blick nimmt, sondern die Beschaffung. Auch diese will durch Planung, Steuerung und Kontrolle optimiert werden. So kommen hier häufig Daten aus Einkauf, Rechnungswesen und Materialwirtschaft zusammen, um die Effektivität und Effizienz der Beschaffung und der Verwendung der eingekauften Produkte zu überprüfen. Ziele können dabei neben der allgemeinen Kostensenkung sein, wirtschaftliche Mengen zu ermitteln, vertretbare Preise zu bestimmen, die Koordination der Lieferkette und Einhaltung von Lieferterminen zu überwachen oder qualitative Attribute der eingekauften Materialien zu vergleichen. Zudem können die Versorgungssicherheit und die Lieferantenstruktur unter die Lupe genommen werden. Klassische Kennzahlen des Einkaufscontrollings sind daher beispielsweise die Einkaufskosten im Verhältnis zum Volumen, das Volumen je Einkäufer, die Liefertermintreue oder die Reklamationsquote.
>> zum Anfang
Einkaufscontrolling in der Live-Kommunikation
Viele der genannten Faktoren entstammen aber dem Industriesektor und sind damit stark auf Sachgüter gemünzt. Der Einkauf in der Veranstaltungsbranche birgt daher einige Herausforderungen. Auf der einen Seite werden auch hier Materialien wie Technik, Bühnenbilder, Kostüme, Merchandising-Artikel und andere physische Gegenstände eingekauft. Dabei können ganz einfach die gleichen Kriterien wie in der Industrie oder im Handel angelegt werden. Auf der anderen Seite steht aber der Einkauf von Dienstleistungen wie Grafik, Show Acts, Service oder die grundlegende Konzeptions- und Organisationsleistung. Wie können derartige Leistungen im Sinne des Controllings überprüft und evaluiert werden?
>> zum Anfang
Quantifizieren, wo möglich
Zunächst einmal kann man versuchen, auch diese Bereiche zu quantifizieren. Hält die Grafik die abgesprochenen Termine ein und wie häufig und lang sind Korrekturschleifen? Wie lange dauern Auf- und Abbau bei Veranstaltungen? Sind die Stundenlöhne der Servicekräfte angemessen zur Leistung? Wichtig ist, dass es beim Controlling nicht ausschließlich darum geht, Kosten zu senken und Preise zu drücken. Vielmehr soll sichergestellt werden, dass den Ausgaben adäquate Leistungen gegenüberstehen und der Einkauf nicht möglichst billig, sondern eben sowohl effektiv als auch effizient ist.
>> zum Anfang
Subjektive Beurteilung, aber durch mehrere Köpfe
Schwieriger wird es bei der Beurteilung künstlerischer oder planerischer Leistungen. Hier kann es sich empfehlen, auf qualitative und auch subjektive Kriterien zurückzugreifen. Sinnvoll ist es dann aber, zur Beurteilung ein möglichst heterogenes Team einzubinden. Denkbare Aspekte können dann beispielsweise der Ruf des Dienstleisters, der persönliche Eindruck bei der Präsentation oder die bisherige Zusammenarbeit sein. Auch Briefingtreue, Transparenz und die Kommunikation mit dem Dienstleister können herangezogen werden. Um diese qualitativen Faktoren zu messen, bietet sich eine einfache Skala mit Punktesystem an, sodass die Teammitglieder ihre subjektiven Eindrücke in Tendenzen oder Schulnoten erfassen können. Ist das Beurteilungsgremium einigermaßen vielfältig aufgestellt, kann auch auf diese Weise ein relativ rationalisierter Gesamteindruck zustande kommen, an dem sich das Management bei künftigen Entscheidungen orientieren kann.
>> zum Anfang
Wer sein Einkaufscontrolling nicht mühsam selbst aufbauen, sondern schnell und einfach einen Überblick bekommen möchte, kann auf das neue Tool von Vok Dams und Scalue zurückgreifen: In der Kooperation wurde hier eine Plattform geschaffen, auf der automatisch Möglichkeiten zur Kosten- und Prozessoptimierung aufgezeigt werden können. Dafür wurde die strategische Einkaufscontrolling-Plattform von Scalue durch das Fachwissen von Vok Dams für die Live-Kommunikation angepasst. So können Zusammenhänge visualisiert und die Beiträge einzelner Lieferanten verdeutlicht werden, um letztlich die Einkaufsprozesse in der Branche zielgerichtet zu optimieren. Insbesondere für einen schnellen Einstieg ins Einkaufscontrolling und als Unterstützung und Professionalisierung bereits vorhandener Aktivitäten ist die Plattform nützlich und kann den Organisationsaufwand zur Durchführung des Controllings minimieren.
>> zum Anfang
