Virtuelle Events: Was bringen sie? Wie gelingen sie?

Eine günstigere und umweltfreundliche Alternative zu herkömmlichen sind virtuelle Events. Insbesondere im Zuge der Coronakrise haben sie sich fest etabliert. Doch sollte die Organisation von digitalen Veranstaltungen nicht unterschätzt werden, denn sie bietet andere Herausforderungen und Fallstricke als klassische Events.

[Hinweis der Redaktion: der Artikel stammt vom Februar 2020]

Angesichts der Diskussionen um Klimakrise, Müllvermeidung und Flugscham erscheinen Veranstaltungen mit weiten Anreisewegen nicht immer zeitgemäß und angemessen. Auch die Kosten dafür, Teilnehmende aus aller Welt an einem Ort zusammenzubringen, belasten das Veranstaltungsbudget. Ein Unternehmen, das sich erfolgreich an ein virtuelles Event gewagt hat (und das noch vor der Corona Pandemie), ist das Technologieunternehmen Continental. Dort wurde die bislang etwa alle zwei Jahre physisch stattfindende Global Communications Convention (kurz: Global COMM Convention) 2019 erstmals vollständig online durchgeführt. Ziel der Virtualisierung war vor allem, die Veranstaltung für mehr Teilnehmende zu öffnen. So richtete sich die Konferenz in der Vergangenheit ausschließlich an die Kommunikationsabteilungen von Continental. Dadurch konnten lediglich rund 150 Vertreter:innen aus aller Welt nach Deutschland eingeladen werden. Durch die virtuelle Durchführung der Veranstaltung konnten dieses Mal dagegen über zwei Tage hinweg rund 600 internationale Mitarbeiter:innen aus allen Bereichen teilnehmen.

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Virtuelle Messehalle und Auditorium mit Keynotes

Als Dienstleistungspartner beauftragte Continental meetyoo conferencing mit der Bereitstellung und Durchführung der Konferenz. Diese bieten eine virtuelle Plattform, die individuell auf die Kundenwünsche angepasst wird und verschiedenste digitale Veranstaltungselemente verknüpft. So bestand die Global COMM Convention von Continental zunächst aus einer virtuellen Lobby, in der die Zugänge zu den unterschiedlichen Modulen zu finden waren. Darunter war unter anderem eine Messehalle mit 13 verschiedenen Messeständen, die von den jeweiligen Ländermärkten eigenständig bespielt und verwaltet wurden. An den Ständen betreuten Vertreter:innen aus den einzelnen Regionen die Kommunikation live und boten interaktive Elemente wie Gruppenchats, Skype-Konferenzen und Vorstellungsvideos an.

Als weiteres Element beinhaltete die virtuelle Konferenz ein Auditorium mit insgesamt neun Live-Webcasts. Hier hielten Keynote-Speaker ihre Fachvorträge, beantworteten aber auch in Echtzeit die Fragen der Teilnehmenden über ein interaktives Fragetool. Eine Herausforderung war dabei laut Anika Maus, Corporate Event Manager bei Continental und mitverantwortlich für die Global COMM Convention, die Zeitverschiebung zwischen den verschiedenen Standorten in Einklang zu bringen. „Wir wollten die Teilnehmer aus Asien ebenso einbeziehen wie diejenigen aus den USA und Südamerika. Daher haben wir fast alle Keynotes zweimal live abgehalten. Seltene und wichtige Vorträge, bei denen dies nicht möglich war, wurden in die europäische Mittagszeit gelegt, sodass sie dennoch für alle erreichbar waren. Außerdem konnten die Teilnehmer ihre Fragen bereits im Vorfeld einsenden, sodass diese in der Live-Keynote auch berücksichtigt wurden.“

Um auch darüber hinaus die Inhalte jederzeit verfügbar zu halten, wurden die Webcasts zusätzlich aufgezeichnet. Auch war das Programm zwar grundsätzlich auf die europäischen Zeiten ausgerichtet, die Plattform war jedoch an beiden Tagen rund um die Uhr online, sodass die anderen Regionen auch außerhalb der Kernzeiten Inhalte ansehen und untereinander kommunizieren konnten. Und wer während der zwei Konferenztage gar keine Gelegenheit zum virtuellen Veranstaltungsbesuch hatte, konnte sich sämtliche Inhalte im Nachhinein noch zwei Monate lang im Archiv anschauen. Auf diese Weise gelang es, die Arbeitsergebnisse der Konferenz wesentlich nachhaltiger festzuhalten, als dies bei physischen Veranstaltungen meist der Fall ist.

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Durch virtuelle Events das Zugehörigkeitsgefühl stärken

Insgesamt zieht Anika Maus ein sehr positives Fazit aus der virtuellen Konferenz: „Uns haben zahlreiche positive Rückmeldungen erreicht und insbesondere die Webcasts konnten gute Zahlen verzeichnen.“ Teilnehmer-Feedback zur Veranstaltung erhielten die Organisatoren unter anderem durch digitale Fragebögen. Zusätzlich konnten im Nachgang noch zahlreiche Registrierungen und Zugriffe auf die Archivinhalte festgestellt werden. Mit der Zusammenarbeit mit meetyoo zeigt sich Frau Maus ebenfalls zufrieden und lobt sowohl die technisch reibungslose Durchführung als auch das individualisierte Design der Plattform.

Damit die Organisation und Durchführung eines virtuellen Events erfolgreich gelingen, gibt es einige Dinge zu beachten. Denn: Der Aufwand verringert sich laut Anika Maus im Vergleich zu einer klassischen Veranstaltung nicht – es verändern sich nur die Aufgaben. „Sprecher und Stände müssen ebenso koordiniert werden wie bei einer physischen Konferenz und während Gewerke wie Catering, Location und Anreise vielleicht wegfallen, kommen technische Details und zahlreiche Korrekturschleifen bei der Plattformkonstruktion und den Vorträgen hinzu.“ Dies solle das Eventmanagement nicht unterschätzen.

Was also ist zu beachten, wenn man eine virtuelle Veranstaltung plant? Auf der Hand liegt zunächst, dass die Technik sicher und stabil laufen muss. Ein Ausfall der Plattform ist der Worst Case für ein virtuelles Event, weshalb die technische Infrastruktur erprobt und mehrfach abgesichert sein sollte. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister, der bereits ausreichend Erfahrung mit der Einrichtung und Betreuung digitaler Veranstaltungsformen hat.

Im Hinblick auf die Organisation sollte wie bei allen Veranstaltungen ein fester Zeitplan erarbeitet und auch eingehalten werden. Dabei muss genügend Vorbereitungszeit für Probeläufe, Korrekturschleifen und Feinarbeiten an Programm und Plattform eingeplant werden. Noch wichtiger als bei klassischen Events ist beim digitalen Format die Abstimmung zwischen den Gewerken, die hier aus den technischen Departments und den verschiedenen Abteilungen beim Kunden bestehen. So rät Michael Schirmer, Senior Key Account Manager beim Anbieter meetyoo conferencing, zu regelmäßigen Synch-Calls zwischen den Beteiligten, um Zeitplan, Fortschritt und Vorstellungen abzugleichen.

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Abwechslung und guter Content

Auch zur inhaltlichen Planung hat Schirmer einige Tipps: Beispielsweise sollte sich der Kunde bereits im Vorfeld konkrete Vorstellungen zur Optik der Plattform machen. Dafür gilt es festzulegen, welche Elemente und Module im Einzelnen angeboten werden sollen. Um möglichst viele Teilnehmende anzulocken und diese auch über die Dauer des Events am Ball zu behalten, erfordern virtuelle Events ein besonders abwechslungsreiches und sinnvoll strukturiertes Programm. Kati Rittberger, Geschäftsführerin von Xing Events, hat mit ihrem Team bereits mehrfach erfolgreich die virtuelle Messe VExCon durchgeführt, früher abgebildet über EXPO-IP Plattform, in 2020 erstmals über meetyoo, und empfiehlt eine ausgewogene Mischung aus Live-Vorträgen und Austauschmöglichkeiten mit Ausstellern und Expert:innen. Sie betont zudem, wie wichtig die Qualität der Inhalte ist: „Nicht nur bei virtuellen Veranstaltungen, sondern vielmehr im Eventmanagement gilt: Man kann sich als Veranstalter nur durchsetzen, wenn man qualitativ hochwertigen Content, hochkarätige Speaker und deutlichen Mehrwert für die Teilnehmer bietet.“ Nicht im Gegensatz, sondern in Ergänzung dazu steht der Hinweis von Michael Schirmer: „Man muss nicht immer überall Perfektion bieten – manchmal wirken Homemade-Videos der Mitarbeiter sympathischer und menschlicher.“

Zur Frage, was bei der Planung virtueller Events zu vermeiden ist, rät Schirmer insbesondere davon ab, eine bestehende physische Veranstaltung eins zu eins in eine virtuelle umwandeln zu wollen: „Das geht in der Regel schief.“ Stattdessen sei es wichtig, das Medium an die Botschaft und an die Zielgruppe anzupassen. Kati Rittberger warnt zusätzlich davor, die Kommunikation der Veranstaltung im Vorfeld zu vernachlässigen: „Alle Planung und der beste Content führen nicht zum Erfolg, wenn die potenziellen Teilnehmer nicht davon erfahren. Also muss ich zunächst einmal die für mich effektivsten Kommunikationskanäle nutzen, um die richtige Zielgruppe auch über das Angebot zu informieren.“

Nach der Planung kommt die Umsetzung. Hier kann die mangelnde Anwesenheit der Teilnehmenden an einem gemeinsamen Ort zum Stolperstein werden. Denn egal, ob das virtuelle Event vom heimischen Schreibtisch oder vom Büro aus besucht wird – Ablenkungen lauern überall. Als Veranstalter kann es schwierig sein, die digitalen Besucher:innen bei der Stange zu halten. Hilfreich ist es da, die Erwartungshaltung der Zielgruppe zu kennen und Feedbackmöglichkeiten anzubieten. Zwischen spannenden Themen, abwechslungsreichen Elementen und optisch interessant gestalteten Messeständen können auch kurze Breakout-Sessions zwischen den Keynotes eingerichtet werden, um das Gehörte zu diskutieren und zu verarbeiten.

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Den Mehrwert im Auge behalten

Natürlich gibt es auch im Bereich virtueller Events ständig neue Trends, die die Veranstaltung noch kreativer und unterhaltsamer machen sollen. Zu den Ideen gehören beispielsweise gefilmte Yoga-Sessions, virtuelle Roulette-Spiele oder eine digitale Messe-Rallye mit Bonuspunkten für angeklickte Dokumente und Features. Aus Erfahrung warnt Michael Schirmer jedoch davor, Gamification zu weit zu treiben und unüberlegt einzusetzen. Zu spielerische Inhalte seien in Deutschland weniger beliebt und könnten die Veranstaltung ungewollt ins Lächerliche ziehen. Stattdessen solle man auf ein Wir-Gefühl durch persönliche Beiträge wie Videobotschaften setzen und die Spiel-Elemente sparsam dort einsetzen, wo es sinnvoll sei.

Aber wie schafft man es, dass die Besucher mehrere Jahre hintereinander an dem virtuellen Event teilnehmen und nicht das Gefühl haben, nach zwei oder drei Durchgängen schon alles zu kennen? Auch hier ist Abwechslung im Programm der Schlüssel. Kati Rittberger rät am Beispiel VExCon zu Trendthemen aus der Branche und passenden Expert:innen. So treffe Xing Events den Nerv der Zeit und konnte auch im mittlerweile dritten Jahr steigende Besucherzahlen bei der virtuellen Messe verzeichnen.

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Absenden

Um den Effekt der Veranstaltung nachhaltig zu konservieren, kann man vor allem auf eine übersichtliche Archivierung zurückgreifen, sodass die Inhalte im Nachgang noch eine Zeit lang verfügbar sind. Die Plattform dafür kann theoretisch dauerhaft bestehen bleiben, jedoch weist Michael Schirmer darauf hin, dass die Aufmerksamkeit ohnehin mit der Zeit absinkt. Das Live-Event muss daher als Anziehungspunkt der zentrale Faktor bleiben. Dieses könne aber nach einer gewissen Zeit wiederholt oder nochmals aufgerufen werden, um ein neues Live-Element zu schaffen und wieder Interesse für die Themen und Inhalte zu generieren. Für die Entscheidung, wie lang die Plattform betrieben werden soll und ob eine Wiederholung sinnvoll wäre, kann man die Auswertung von Veranstaltung und Archiv konsultieren. Der Vorteil virtueller Events ist hier ganz klar, dass nicht nur Feedback seitens der Teilnehmer:innen eingeholt werden kann, sondern Click-Zahlen und Besuchsdauer in Echtzeit Auskunft über die Aktivitäten der Besucher:innen geben und im Nachhinein bei der Evaluation helfen. Zudem können die digitale Resonanz und der Dialog über die Veranstaltungsthemen auf zahlreichen Plattformen einbezogen und ausgewertet werden, um den Erfolg des virtuellen Events zu beurteilen.

Zu den Trends und Aussichten im Bereich virtueller Events geben beide Expert:innen an, dass Augmented und Virtual Reality schon im Gespräch seien, es allerdings noch etwas Zeit brauche, bis die Technologie vollständig bei Veranstaltern und Besucher:innen angekommen sei. Was aber bereits jetzt genutzt werde, um den Nachteil der mangelnden persönlichen Kommunikation bei digitalen Veranstaltungen etwas auszugleichen, sei die Vermischung virtueller und realer Elemente, beispielsweise durch Lieferando-Gutscheine für ein gemeinsames Mittagessen. „Das virtuelle Bier ist aber leider noch nicht möglich“, resümiert Schirmer schmunzelnd.