Offline-Events zu Corona-Zeiten – sorgfältig planen, sicher durchführen

Endlich geht‘s wieder los! Statt digital können wir uns wieder live auf Events treffen. Wer allerdings glaubt, dass jetzt alles so läuft wie vor der Pandemie, muss kräftig umdenken. Corona hat deutliche Spuren hinterlassen – gute, aber auch herausfordernde. Im Folgenden greifen wir drei Aspekte heraus.

(Bild: XING Events)

Von A wie Abstand bis Z wie Zugangskontrolle

Nicht nur die Bedingungen für Events haben sich verändert, auch die Bedürfnisse der Teilnehmenden sind andere als 2019. Große Priorität hat eine transparente Kommunikation in Sachen (Hygiene-)Konzept. Viele Menschen sind noch verunsichert. Veranstalter:innen können dem Entgegenwirken, indem sie im Vorfeld die Maßnahmen vor Ort, wie Abstände, Maskenpflicht etc., klar kommunizieren. Hierbei hilft ein ausgefeiltes Teilnehmermanagement wie der XING EventManager ungemein – idealerweise in Kombination mit einem professionellen Einlassmanagement, das nicht nur schnellen, kontaktlosen Check-in, sondern auch eine Kontaktnachverfolgung bei Bedarf gewährleistet. XING Events hat dazu die EasyEntry App im Angebot. Selbstverständlich muss auch die Location für notwendige Maßnahmen sorgen – das nächste relevante Thema.

(Bild: Jens Sundheim)

Die neue Art von Eventlocations

Neue Raumkonzepte, Aufrüstung digitaler Angebote, nachhaltiges Catering – all das haben die Eventlocations während der Pandemie um- und aufgesetzt. Mehr Raum für weniger Gäste versteht sich fast von selbst. Auch das Thema Nachhaltigkeit, z. B. beim Catering mit saisonalen und regionalen Produkten sowie ressourcensparenden Verpackungen, steht mehr im Fokus. Moderne Locations sind heute außerdem technisch in der Lage, kurzfristig von einem reinen Präsenzevent auf ein hybrides oder Online-Event umzuschwenken. Damit sind wir beim Plan B.

(Bild: FastLane GmbH für GALLERY)

Seien Sie gerüstet

Falls Ihr Event doch nicht vor Ort stattfinden kann, sollten Sie eine digitale Alternative geplant haben, wenn das Eventformat es zulässt. Diese kann außerdem dazu dienen, Ihr Onsite-Events aufzuzeichnen und Inhalte weiter zu verwerten. Zudem sollte Ihre Registrierungssoftware in der Lage sein, den Wechsel von einem Onsite- zu einem Online-Event so abzubilden, dass Ihre Teilnehmenden jederzeit gut informiert sind.

(Bild: XING Events)

Fazit

Sorgfältig planen ist bei Onsite-Events so wichtig wie nie zuvor. Unterstützen können Sie dabei passende Tools für Registrierung, Teilnehmermanagement und Einlass sowie die Checkliste von XING Events für „Events in Corona-Zeiten“, mit der Sie diese und weitere wichtige Punkte Schritt für Schritt abhaken können.