Frank Meckel beschäftigt sich als Fachplaner für Besuchersicherheit neben den gesetzlichen Vorgaben vorrangig mit organisatorischen Maßnahmen, um Veranstaltungen nach der Corona-Pandemie wieder durchführbar zu machen. Hier seine Top 10 Maßnahmen, auf die es ankommen wird!
(Bild: Privat)
Wichtig ist, dass man sich jetzt schon damit beschäftigt, welche Auflagen kommen können und was man darüber hinaus an Maßnahmen ergreifen muss, um zum einen die Kunden zu überzeugen, wieder Veranstaltungen in Auftrag zu geben, und zum anderen die Besucher dazu zu veranlassen, diese Events dann auch zu besuchen.
1. Teilnehmermanagement und Organisationsstruktur
Nutzen Sie ein digitales Teilnehmermanagementsystem, das entsprechende Auswertungsmöglichkeiten bietet, um die Nachverfolgung von Infektionsketten zu gewährleisten und um Besuchern und Behörden eine größtmögliche Transparenz zu bieten. Unter Umständen kann dies auch zur Auflage gemacht werden. Bei kleinen Veranstaltungen mit sehr kleinem Budget kann aber auch eine entsprechend aufbereitete Excel-Tabelle ausreichen. Der administrative Aufwand ist dann aber deutlich größer.
Schaffen Sie eine besondere Organisationsstruktur innerhalb Ihres Eventteams hinsichtlich COVID-19. Erstellen Sie Listen mit allen erforderlichen Ansprechpartnern und Verantwortlichen, sowohl intern als auch extern.
2. Personendichte und Crowd Management
Die Personendichte muss reduziert werden – als Auflage der Behörden, aber auch aufgrund des Bedürfnisses der Teilnehmer, entsprechende Abstände einzuhalten. Wartesituationen sind zu vermeiden. Einlass- oder Registrierungssituationen müssen überdacht, mehrere Counters eingerichtet werden; auch hinsichtlich der Cateringstationen. Ein größerer Abstand bei der Bestuhlung, größere Flächen für Konzerte mit feingliedrigerer Unterteilung durch Wellenbrecher und einer geringeren Personenzahl innerhalb der Zonen, etc. müssen erreicht werden.
3. Hygienemaßnahmen
Das Aufstellen von Handdesinfektionsspendern kann zur Auflage gemacht werden, vermittelt den Teilnehmern darüber hinaus ein Gefühl der Fürsorge und Umsicht. Die Reinigungsintervalle von Toiletten und Türgriffen sollten erhöht sowie das Lüften der Räume öfter durchgeführt werden. Hier ist eine enge Abstimmung mit dem Betreiber und dessen Facility Management erforderlich, um etwa die Klimaanlage auf höheren Durchsatz einzustellen.
4. Besucherinformation
Alle genannten Maßnahmen müssen kommuniziert werden. Je transparenter Sie vorgehen, desto eher besuchen Leute Ihre Veranstaltung bzw. desto eher bekommen Sie eine Genehmigung. Die Besonderheiten im Programmablauf, beim Einlass, das Vermeiden von Warteschlangen, das richtige Niesen, das häufige Händewaschen, das Abstandhalten etc. müssen dauernd vor und während der Veranstaltung kommuniziert werden.
5. Programmgestaltung
Alle Teile einer Veranstaltung müssen im Hinblick auf eine mögliche Infektionsgefahr hin untersucht werden, auch die Programmgestaltung und der Ablauf. Können Interaktionen auf engem Raum durch andere Programmpunkte ersetzt oder kann darauf verzichtet werden, ohne den Charakter der Veranstaltung zu verlieren?
Interaktionen auf engem Raum sollten bestenfalls vermieden werden. (Bild: Pexels)
6. Landesrecht
Setzen Sie sich im Vorfeld intensiv mit den aktuell gültigen Erlässen der Bundesländer auseinander. Wo finden Sie weiterführende Informationen, was ist möglich, welche Grenzwerte gelten für zulässige Personenzahlen etc.? Einen Überblick finden Sie auch unter www.3konzept.com.
7. Behördenzusammenarbeit
Arbeiten Sie so früh wie möglich mit den Behörden zusammen. Denkbar sind Auflagen, was etwa die Personenzahl angeht oder die Teilnahme von Personen aus Risikogebieten. Viele Probleme kann man im Vorfeld mit einer offenen Kommunikation aus dem Weg räumen. Dies ist auch ein wichtiges Zeichen an Kunden und Teilnehmer, um die Transparenz und Ernsthaftigkeit der eigenen Maßnahmen sowie die Sicherheit der Besucher und Kunden zu demonstrieren.
8. Gefährdungsanalyse und Maßnahmenkatalog
Eine allgemeine Gefährdungsbeurteilung sollte zu jeder Veranstaltung durchgeführt werden, diese ist jetzt zu erweitern. Erarbeiten Sie einen Maßnahmenkatalog im Hinblick auf Infektionsgefahren. Eine Checkliste hierzu können Sie unter www.3konzept.com kostenlos downloaden.
9. Dokumentation und Krisenkommunikation
Eine Dokumentation aller Gefährdungen und entschärfender Maßnahmen ist im Hinblick auf die Nachverfolgbarkeit von Infektionsketten von Bedeutung, aber auch hinsichtlich der Transparenz gegenüber Kunden, Teilnehmern und Behörden. Stellen Sie sich trotzdem darauf ein, dass sich die Situation lokal oder global kurzfristig verändern kann. Erarbeiten Sie eine Krisenkommunikations- sowie eine Social-Media-Strategie, vorgefertigte Pressemitteilungen, im Vorfeld definierte Ansprechpartner bei der lokalen und überregionalen Presse, entsprechende Verteiler für einzelne Meldungen. Arbeiten Sie Szenarien aus und legen Sie fest, wann wer in welchem Umfang informiert wird.
10. Keine Angst vor der Maßnahme
Oftmals scheut man sich, eine Maßnahme zu ergreifen, wenn sich etwa in Wartebereichen auf engem Raum Grüppchen bilden oder Sitzabstände nicht eingehalten werden, etc. Um glaubwürdig zu bleiben, ist aber gerade hier Ihre Durchsetzungsfähigkeit wichtig. Denn ohne dies ist alle Planung nutzlos.
Fazit
Wichtig ist, dass Sie alle Maßnahmen bereits jetzt berücksichtigen, da sie zu Aufwands-, Kosten- oder Kapazitätssteigerungen führen können. Dies ist natürlich den Kunden zu kommunizieren und muss hinsichtlich des Budgets sowie der Zeitplanung berücksichtigt werden. Wir unterstützen Sie gerne bei der Planung und Umsetzung.
