Anspruchsvolle Aktionärstreffen: Was man bei der Planung von Hauptversammlungen beachten muss

Kreativität, effektvolle Inszenierungen, beeindruckte Gäste: Was bei den meisten Events eine tragende Rolle spielt, kommt bei der Organisation von Hauptvollversammlungen höchstens versteckt zum Tragen. Weniger anspruchsvoll sind die Aktionärstreffen trotzdem nicht.

(Bild: Kathrin Antrak / pixelio.de)

Hauptversammlungen sind im Vergleich zu anderen Events Veranstaltungen ohne besonderen Glamour-Faktor. Anders als bei sonstigen Zusammenkünften ist eine Hauptversammlung (HV) stark formalisiert und von einer Reihe gesetzlicher Bestimmungen limitiert, die die Abläufe vorgeben. In einer Aktiengesellschaft ist eine HV neben Vorstand und Aufsichtsrat eines der drei Organe. Bei diesem einmal im Jahr abzuhaltenden Aktionärstreffen kommen die Anteilseigner zur Information über die Unternehmenssituation und Beschlussfassung über unternehmensbezogene Vorgänge zusammen. Außerdem steht bei der HV die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat an. Dabei schreibt § 120 Aktiengesetz (AktG) vor, dies müsse innerhalb von acht Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres geschehen, daher werden die meisten Hauptversammlungen bis August abgehalten. Mindestens 30 Tage vor dem eigentlichen Termin muss der Vorstand die HV einberufen und alle Teilnahmeberechtigten einladen. Die Aktionäre ihrerseits müssen den Nachweis über ihr Stimmrecht erbringen, den sie bis sechs Tage vor dem angesetzten HV-Termin beim Vorstand schriftlich einzureichen haben.

Für beteiligte Unternehmen, wie z.B. Eventagenturen, technische Ausrüster und Hotels oder Kongresscenter gilt es dabei also, u.a. eine ganze Reihe gesetzlicher Vorschriften zu beachten. Wir haben drei Experten aus unterschiedlichen Branchenbereichen befragt, welche Aspekte bei der Vorbereitung und Durchführung einer HV zu beachten sind: Alexander Dickersbach, Direktor des Berliner Estrel Congress Centers; Stephan Hartmann, Geschäftsführer bei Neumann&Müller Veranstaltungstechnik (N&M) und Morten Carlsson, Marketingvorstand bei der Production Resource Group (PRG). Hauptversammlungen sind im Vergleich zu anderen Events Veranstaltungen ohne besonderen Glamour-Faktor. Anders als bei sonstigen Zusammenkünften ist eine Hauptversammlung (HV) stark formalisiert und von einer Reihe gesetzlicher Bestimmungen limitiert, die die Abläufe vorgeben. In einer Aktiengesellschaft ist eine HV neben Vorstand und Aufsichtsrat eines der drei Organe. Bei diesem einmal im Jahr abzuhaltenden Aktionärstreffen kommen die Anteilseigner zur Information über die Unternehmenssituation und Beschlussfassung über unternehmensbezogene Vorgänge zusammen. Außerdem steht bei der HV die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat an. Dabei schreibt § 120 Aktiengesetz (AktG) vor, dies müsse innerhalb von acht Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres geschehen, daher werden die meisten Hauptversammlungen bis August abgehalten. Mindestens 30 Tage vor dem eigentlichen Termin muss der Vorstand die HV einberufen und alle Teilnahmeberechtigten einladen. Die Aktionäre ihrerseits müssen den Nachweis über ihr Stimmrecht erbringen, den sie bis sechs Tage vor dem angesetzten HV-Termin beim Vorstand schriftlich einzureichen haben.

Juristische Vorgaben für eine Hauptversammlung

Eine wesentliche Besonderheit, die aus den gesetzlichen Vorschriften für Hauptversammlungen folgt, ist die Gewährleistung einer umfassenden Beschallung. Morten Carlsson von PRG weist auf den entscheidenden Punkt hin: „Aus technischer Sicht ist sicherzustellen, dass der Ton in allen Präsenzbereichen gut zu hören ist. Neuerdings betrifft das auch zunehmend eine Bildübertragung.“

Alexander Dickersbach leitet mit dem Estrel Congress Center das größte und modernste Kongresszentrum Berlins: „Wichtig ist auszuweisen, welche Räumlichkeiten zur Präsenzzone gehören, wo diese Zone beginnt und endet, und dass Aktionäre, die die Versammlung verlassen wollen, sich an der Ein- und Auslasskontrolle abmelden, damit das Teilnehmerverzeichnis aktualisiert werden kann. Außerdem sind Security-Schleusen wichtig, um sicherzustellen, dass keinerlei verbotene oder unerwünschte Gegenstände in den Präsenzbereich eingebracht werden. Eine effiziente Trennung von anderen Gästen ist somit optimal gewährleistet. Vor allem in Hotels ist darauf zu achten, dass im Eingangsbereich zum Präsenzbereich keine Mischung mit weiteren Gästen am Veranstaltungsort stattfinden kann. Zudem sind getrennte Fluchtwege für Aktionäre sowie Vorstand und Delegierte erforderlich.“ Große Hauptversammlungen mit hunderten oder sogar mehreren tausend Teilnehmern ohne umfassende Präsenzbereiche sind nicht denkbar. Hierbei ist die Tonübertragung in die gesamte Präsenzzone oftmals ein zwingendes Erfordernis, um das Teilnahmerecht der Aktionäre nicht zu verletzen. Zum Präsenzbereich gehören alle Räumlichkeiten, die der Aktionär während der Veranstaltung aufsuchen können sollte, darunter fallen Foyers, Cateringbereiche, Garderoben, Sanitärräume oder gesonderte Räume für Produktpräsentationen. Nur durch die umfassende Tonübertragung ist gewährleistet, dass der Aktionär von seinen Rechten, die ihm während der HV zustehen – insbesondere dem Rede- und Fragerecht sowie dem Recht auf Stimmabgabe – ordnungsgemäß Gebrauch machen kann.

Stephan Hartmann, seit den ersten Tagen bei N&M, ergänzt aus der Perspektive des Veranstaltungstechnikers: „Ein unabhängiges Akustikbüro misst und dokumentiert die Sprachverständlichkeit im gesamten Präsenzbereich. Andernfalls würde eine Anfechtung der HV drohen. Allerdings wurde vor einiger Zeit in einem Urteil dazu entschieden, dass die AG bei einer HV nicht dafür verantwortlich gemacht werden kann, wenn ein Aktionär z.B. wegen der Geräusche eines Toilettenlüfters der Versammlung nicht folgen kann. Damit bezieht sich Hartmann auf einen BGH-Beschluss von 2013 (II ZR 329/12): „Eine Übertragung der Hauptversammlung in Nebenräume wird aktienrechtlich nicht verlangt.“ Der BGH hat die Frage, ob eine Aktiengesellschaft bei ihrer Hauptversammlung die Redebeiträge per Lautsprecher nicht nur im eigentlichen Versammlungsraum, sondern auch in allen weiteren Nebenräumen übertragen muss, verneint. Diese Entscheidung stieß eine langjährige anderslautende Rechtsauffassung um. Nach der war nur dann eine ordnungsgemäße Hauptversammlung gegeben, wenn die Aktionäre die Möglichkeit hatten, im Präsenzbereich auch außerhalb des eigentlichen Versammlungsraumes der HV zumindest akustisch folgen zu können. Das führte dann zur Komplettbeschallung nicht nur des Foyers, sondern auch des Cateringbereichs, der Garderoben und sogar Toiletten. Diese Praxis nutzte ein klagefreudiger Aktionär schließlich für eine skurrile Anfechtung mit der Begründung, der Handtrockner in der Toilette sei zu laut gewesen, um dort das HV-Geschehen akustisch wahrzunehmen. Die BGH-Richter erklärten dazu: „Wenn eine zugesagte Übertragung in solche Räume nicht stattfindet, kann der Aktionär dies beim Verlassen des Versammlungsraums unschwer erkennen. Er kann sich dann selbst entscheiden, ob er in den Versammlungsraum zurückkehren will.“

Das Hauptversammlungs-Drehbuch

Es liegt nahe, dass bei der starken Formalisierung von Hauptversammlungen der Gestaltungsspielraum vergleichsweise gering ist. Was den Ablauf derartiger Veranstaltungen angeht, folgen die Verantwortlichen stets einem vorgegebenen Schema. Die Frage stellt sich, ob es bei der Organisation und Durchführung von Hauptversammlungen ein „Standarddrehbuch“ gibt. Die Möglichkeiten, ein solches Schema aufzupeppen, scheinen zudem begrenzt. Stephan Hartmann weist auf das Aktienrecht, das den Ablauf einer Hauptversammlung vorgibt: „Sie muss innerhalb eines Kalendertages abgeschlossen werden. Das bedeutet, dass der Versammlungsleiter die Versammlung bis 23:59 Uhr am angesetzten Tag geschlossen haben muss, andernfalls ist sie ungültig und muss wiederholt werden. Es geht los mit der Begrüßung, mit der Bekanntgabe der Formalien und der Vorstandsrede, danach kommt die Aussprache, bei der sich alle Aktionäre zu Wort melden dürfen. Am Schluss erfolgt die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte und danach wird die Versammlung mit Bekanntgabe des nächsten Termins geschlossen. Somit gibt es nicht viel Spielraum für Innovationen, wobei natürlich die Anforderungen an Design und Bühne jedes Mal variieren können.“ Dieser Betrachtungsweise schließt sich Morten Carlsson an: „Natürlich nutzen wir einen Leitfaden für die Durchführung von Hauptversammlungen“, und weist auf die Firmengeschichte hin, in der die 2009 mit PRG verschmolzene Procon MultiMedia AG eine Rolle spielt: „Wir waren ja selbst zehn Jahre lang börsennotiert und haben auch unzählige Hauptversammlungen für kleine und große Aktiengesellschaften durchgeführt. Wir können also auf einen großen Erfahrungsschatz zugreifen. Daraus ist eine Art ‚Handbuch‘ entstanden.“

Congress-Center-Chef Dickersbach dagegen legt mehr Gewicht auf die Möglichkeiten der Individualisierung, die durchaus gegeben seien: „Ein klassisches Drehbuch, das für alle Hauptversammlungen gilt, gibt es nicht; jede Veranstaltung ist individuell. Es gibt gewisse rechtliche Rahmenbedingungen, die bei der Vorbereitung und Durchführung zu beachten sind. Aber natürlich kann man durch die Auswahl der Location oder durch die Art der Präsentation die Hauptversammlungen durchaus originell gestalten.“

Die Technik

Noch bevor die Aktionäre anreisen, muss die Technik stehen, die für die Durchführung einer Hauptversammlung unabdingbar ist. Hier sind die beteiligten Gewerke etwas freier in der Auswahl der zu installierenden Infrastruktur. Trotzdem ist es wichtig, vorab zu klären, welche technischen Voraussetzungen für eine HV unabdingbar sind. Was sollte vor Ort fest installiert sein, was kann der Veranstaltungstechniker noch nachrüsten? Eine Pflichtausstattung für den Veranstaltungsort existiere nicht, so Morten Carlsson: „Die notwendige Infrastruktur kann in der Regel problemlos installiert werden. Eingebracht wird eine Menge: Das reicht von Absperrungen, über die Stromversorgung, Licht-, Ton-, Videotechnik, IT- und Voting-Systeme bis zum Mobiliar, Catering und Hostessen.“

Damit eröffnet sich vor Ort in technischer Hinsicht einiger Spielraum zur Gestaltung, womit es keine bestimmten Locations gibt, die per se als Tagungsort einer HV ausfallen. Die Veranstaltungstechnik kann damit den jeweiligen Gegebenheiten vor Ort gut angepasst werden. Dort müsse im Prinzip nichts fest installiert sein, stellt Stefan Hartmann fest: „Alles kann vom Dienstleister eingebracht werden. Es gibt allerdings ein paar Punkte, die gewährleistet sein müssen. Um die Tonübertragung der Versammlung im gesamten Präsenzbereich sicherzustellen, müssen Toiletten, Aufenthaltsräume und Umgänge (Foyer, Treppen) beschallt werden können und es ist von Vorteil, bereichsweise auf eine fest installierte Anlage zurückgreifen zu können. Ein Netzwerk zur Signalverteilung ist darüber hinaus wünschenswert, allerdings auch nicht zwingend notwendig. Redundanz ist für die Sicherstellung der Übertragung sinnvoll, aber nicht vorgeschrieben, solange die bereits erwähnten Punkte garantiert werden können. Es ist natürlich im Interesse des Veranstalters, dass die Tonübertragung in jedem Falle gewährleistet wird, um keine Unterbrechung der HV oder gar einen Abbruch zu riskieren. Zu guter Letzt sollten alle sicherheitsrelevanten Aspekte einer Veranstaltung wie Entfluchtungskonzept oder Notbeleuchtung gegeben sein, das gehört aber bei öffentlichen Veranstaltungshallen ohnehin zum Standard.“

Alexander Dickersbach macht auf einen weiteren Aspekt aufmerksam: „Wichtig ist es, v.a. einen ausreichend großen Bereich für das mehrköpfige Backoffice-Team einzuplanen; diese Zone sollte sich in unmittelbarer Nähe zum Aufsichtsrat und Vorstand befinden. Hier werden Aktionärsfragen bearbeitet, die dem Vorstand auf dem Podium gestellt werden. Dabei werden einem Team aus internen Spezialisten, Anwälten und Wirtschaftsprüfern die Fragen meist elektronisch oder per Boten weitergeleitet, entsprechend beantwortet und an den Vorstand/Aufsichtsrat zurückgeschickt. Dies gibt dem Vorstand/Aufsichtsrat eine inhaltliche sowie rechtliche Absicherung bei der Diskussionsdurchführung.“ Zumeist spielt bei der Planung und Ausstattung des Backoffice-Bereichs ein professionelles EDV-Frage-Antwort-Managementsystem eine Rolle. Die elektronische Verarbeitung weist etwa jeder gestellten Aktionärsfrage eine eigene Vorgangsnummer zu. Damit kann auch im Nachhinein jeder Fragesteller mitsamt seinem Anliegen identifiziert werden. Versehentlich nicht aufgenommene oder unbeantwortet gebliebene Fragen werden damit ausgeschlossen.

Die Gewerke

Schon bei der Vorbereitung einer HV sind verschiedene Gewerke beteiligt, deren Ablaufpläne zu Vorbereitung, Installation und Abbau koordiniert werden müssen. Veranstaltungstechniker wissen aus Erfahrung, dass mit einer möglichst frühzeitigen Einbindung in die Planungen die Erfolgswahrscheinlichkeit steigt. Wie für fast alle anderen Veranstaltungen auch gilt für Hauptversammlungen, dass sozusagen eine Punktlandung abgeliefert werden muss. Gleichzeitig spielt aber die Wiederholbarkeit standardisierter Elemente eine Rolle. Stephan Hartmann setzt hier auf Effizienz: „Wie bei allen Veranstaltungen ist es ratsam, dass alle Gewerke bereits in der Konzeptfindungsphase oder spätestens in der Aufplanungsphase in die gesamte Planung involviert sind. Frühzeitige Absprachen vereinfachen die Zusammenarbeit ungemein, so können die Anforderungen des Kunden bestmöglich, unter Berücksichtigung der räumlichen Gegebenheiten, umgesetzt werden. Besonders wünschenswert sind nach unserem Dafürhalten längerfristige Beauftragungen. So kann eine vertraute Zusammenarbeit entstehen, man kennt sich und die Abläufe.“

Für Alexander Dickersbach hat die beizeiten eingeleitete Vorbereitung einen weiteren Vorteil. Schon in dieser Phase „ist es unerlässlich, dass zwischen Veranstalter und Eventlocation eine offene Kommunikation vorliegt, damit während der HV alle Schritte reibungslos ablaufen und präzise geplant sind. So empfehlen wir stets, bereits im Vorfeld ausreichend große Flächen zu buchen und teure Second-Best-Lösungen durch späte Buchungen zu vermeiden. Speziell steht für viele auch das Thema Sicherheit & Gesundheit der Aktionäre und weiteren Teilnehmer im Vordergrund. Hier ist eine intensive Vorarbeit und Abstimmung mit den Sicherheitsbeauftragten der Unternehmen unabdingbar, so dass Sanitäter und gegebenenfalls Notärzte vor Ort gut gebrieft eine optimale Arbeit leisten können.“

So stand’s nicht im Drehbuch

Auch wenn das Ablaufkonzept einer HV reichlich starr ist, entstehen immer wieder Momente und Gelegenheiten, bei denen die Beteiligten ihre Fähigkeit zur Improvisation zeigen können. Gerade bei Veranstaltungen mit zum Teil mehreren tausend Gästen gibt es regelmäßig den einen oder anderen unvermeidlichen Störenfried, der den reibungslosen Ablauf in Gefahr bringt. Genauso kann aber auch aufgrund der Unternehmenslage oder durch das Auftreten eines oder mehrerer Großaktionäre die Stimmung im Saal schnell kippen. Morten Carlsson hat das bereits erlebt: „Sicherlich ist eine HV ungewöhnlich, bei der es um einen Squeeze-out geht. Das kommt ja nicht so häufig vor.“ Tatsächlich kann der Mehrheitsaktionär mit wenigem für so viel Furore sorgen wie mit dem Ausschluss von Minderheitsaktionären aus einer Aktiengesellschaft. Grundsätzlich gilt: „Bei einer HV muss man mit allem rechnen. Es gibt immer wieder Besucher, die versuchen, Lücken im System zu finden. In solchen Momenten ist ein erfahrenes Team sehr hilfreich.“

Auf derartige Abenteuer kann Stefan Hartmann gut verzichten, da sie für alle Beteiligten für Ärger und Unannehmlichkeiten sorgen können, sogar mit weitreichenden Konsequenzen: „Bei Hauptversammlungen ist zu beachten: Jede Art der Abweichung vom Protokoll zieht die Versammlung in die Länge und der Kunde läuft Gefahr, die Veranstaltung wiederholen zu müssen, falls die Hauptversammlung nicht vor Ende des Kalendertages geschlossen werden kann.“ Allerdings sei eine Hauptversammlung schon ihrem Wesen nach „eine äußert geregelte und konservative Veranstaltung. Mittlerweile können wir bei N&M auf jahrzehntelange Erfahrung in der Organisation von Hauptversammlungen zurückschauen und blieben von ungewöhnlichen Erfahrungen im Zusammenspiel mit Hauptversammlungen glücklicherweise verschont. Außer einem Herrn, der immer als Weihnachtsmann verkleidet auftrat, oder ein anderer Herr, der drohte, sich zu entblößen.“